Електронна таблиця - документ Excel - таблиця з пойменованими колонками і пронумерованими рядками.
У кожну клітинку електронної таблиці можна ввести числову або текстову інформацію, дату і час, гіперпосилання, а також формулу розрахунку або отримання даних.
Кожна колонка таблиці має ім'я, задане буквами латинського алфавіту ( A, B, C, ...,AA, ..., AB, ..., XFD), Кожен рядок - свій номер ( 1…1048576 ). Текстова, числова інформація вводиться в певні елементи таблиці. При цьому вираз «ввести в клітинку А1 інформацію »означає перейти курсором на осередок А1 (стовпець А рядок 1) і набрати необхідну інформацію з клавіатури.
Робочий простір електронної таблиці -область вікна Excel, призначена для введення інформації - вікно документа.
книгаExcel - файл Excel 2007.
Лист Excel -робоча область - область введення і редагування інформації, що представляє собою таблицю, що складається з 1048576 рядків і 16384 стовпців.
осередок таблиці - область електронної таблиці, призначена для введення інформації, що має своє унікальне ім'я, що складається з імені стовпця і порядкового номера рядка. Наприклад, D1.
Діапазон осередків -область, що характеризує сукупність осередків. Формат: верхня ліва комірка діапазону: нижня права комірка діапазону.
Формула - вміст комірки, що починається зі знака «\u003d» (так само), що представляє собою інструкцію з формування інформації в цьому осередку.
Абсолютне посилання - адреса комірки, що використовується у формулі, який, при переміщенні, копіюванні не змінюється. Абсолютне посилання відрізняється від відносної присутністю знака долара перед ім'ям стовпця і (або) ім'ям рядка, що означає фіксований характер елементів адреси осередки (номера рядка, імені стовпця).
форматування осередку електронної таблиці проводиться через активацію кнопок форматування, вибір типу і розміру шрифту, вибір обрамлення або через меню Форм ат Я чейкен, Де можна повністю поставити формат представлення даних в осередку і її вигляд.
Серед базових технологій Excel можна виділити:
Введення і редагування даних.
Введення формул.
Виділення осередків.
Копіювання і переміщення комірок аркуша.
Видалення осередків і даних в осередках.
Заповнення осередків.
Форматування осередків.
Копіювання форматування осередків.
Приховування або відображення рядків і стовпців.
Робота з блоками інформації (масивами, іменованими діапазонами).
Контроль введення даних в осередку.
Пошук і заміна інформації.
Сортування списків і таблиць.
Автофільтрація списків і таблиць. Отримання підсумків в відфільтрованому списку.
Вікно ms Excel 2007
При першому запуску Excel на екран виводиться вікно, що містить елементи правління, відповідні стандартному налаштуванні. Це вікно умовно можна розділити на кілька областей
Рис.Робоче вікно MS Excel 2007.
Області вікна Microsoft Excel 2007 при стандартному налаштуванні перераховані нижче.
вкладкафайл. У версії Файл 2007 у кожної програми є така вкладка, що замінила собою кнопку Файл версії 2007. Набір команд, доступ до яких відкривається при натисканні на цю кнопку, дозволяє вам виконувати звичні дії. У більш ранніх версіях офісних програм ці команди знаходилися в меню Файл. Це, зокрема, команди створення, збереження і відкриття документів.
Панель швидкого доступу. При створенні документів того чи іншого типу ми часто використовуємо одні й ті ж команди. Щоб кожен раз не «блукати» в пошуку потрібної команди з усього інтерфейсу програми, «найпопулярніші» команди винесені на панель швидкого доступу у вигляді маленьких кнопок з картинками. Ці кнопки звуться інструментів, і клацання мишею на будь-який з них призводить до виконання відповідної команди Excel. Панель швидкого доступу може настроюватися. За замовчуванням на ній всього три кнопки, але шляхом настройки на неї можна вивести будь-яку кількість команд Excel.
Поле завдання імені об'єкта. Це зручний засіб для призначення імен різних об'єктів таблиці (малюнків, діаграм, окремих осередків і груп осередків). Надалі можна здійснювати доступ до іменованих об'єктів за їхніми іменами.
рядок формул. До цього рядка ви будете вводити формули для обчислення різних значень. Ця ж рядок дозволяє редагувати текст уже введеної формули або переглядати його в тому випадку, якщо в самій таблиці замість формул відображаються їх обчислені значення.
Кнопки управління основним вікном програми. Ці кнопки дозволяють розгорнути, згорнути в кнопку або закрити головне вікно Excel.
Кнопки управління дочірніми вікнами програми. Ці кнопки дозволяють розгортати, згортати і закривати окремі книги Excel всередині основного вікна, яке при цьому залишається відкритим.
Заголовки стовпців таблиці. Для доступу до окремих осередків всередині електронної таблиці використовуються імена осередків, що представляють собою комбінацію імені стовпця і номера рядка, на перетині яких знаходиться осередок. Відповідно, імена стовпців відображаються в їх заголовках. За замовчуванням стандартна таблиця Excel 2007 містить 16 384 стовпці, позначених поєднаннями букв латинського алфавіту, починаючи з A і закінчуючи XFD.
Номери рядків таблиці. За замовчуванням стандартна таблиця Excel містить 1 048 576 рядків (понад мільйон!), Пронумерованих поспіль. Методика доступу до осередків в таблиці Excel нагадує гру «морський бій» і не повинна викликати у вас труднощів.
Навігатор по листам книги. Книга Excel за замовчуванням містить 3 таблиці, звані листами. Але в принципі кількість аркушів в книзі не обмежена нічим, крім обсягу доступної фізичної пам'яті комп'ютера (оскільки книга завантажується в пам'ять цілком). Таким чином, листів в книзі може виявитися набагато більше, ніж може поміститися в області відображення їх ярличків. У цьому випадку «прокрутку» ярликів всередині відведеної для них зони можна здійснювати за допомогою навігатора.
ярлички листів. За замовчуванням в книзі Excel листи мають імена Лист 1, Лист 2 і Лист 3. Однак користувач може давати додаються листам інші довільні імена, а також змінювати існуючі стандартні імена аркушів.
Рядок стану. У цьому рядку ідентифікується стан тих чи інших параметрів Excel, а також деяких властивостей редагованого документа. Різні області рядка стану не тільки є індикаторами, але одночасно виступають в якості інструментів. Це означає, що клацання на деяких значках рядки стану дозволяє змінити відповідний параметр.
Стрічка інструментів. В Excel 2007 ви не знайдете команд меню, до яких, можливо, вже звикли в інших програмах Windows. Всі команди, які можна виконати в Excel, об'єднані в групи по функціям та відображаються тепер тільки у вигляді красивих значків (інструментів). На перший погляд ця краса може здатися незручною, оскільки відсутній текст. Але не переживайте: при наведенні покажчика миші на будь-який з інструментів ви побачите розгорнуту та детальну підказку, яка, безумовно, дає куди більше інформації про інструмент (або команді), ніж одне-два слова в назві команди меню.
Електронні таблиці (або табличні процесори) - це прикладні програми, призначені для проведення табличних розрахунків.
В електронних таблицях вся оброблювана інформація розташовується в осередках прямокутної таблиці. Відмінність електронної таблиці від простої полягає в тому, що в ній є «поля» (стовпці таблиці), значення яких обчислюються через значення інших «полів», де розташовуються вихідні дані. Відбувається це автоматично при зміні вихідних даних. Поля таблиці, в яких розташовуються вихідні дані, прийнято називати незалежними полями. Поля, де записуються результати обчислень, називають залежними або обчислюються полями. Кожна осередок електронної таблиці має свою адресу, який утворюється від імені стовпця і номера рядка, де вона розташована. Рядки мають числову нумерацію, а стовпці позначаються літерами латинського алфавіту.
Електронні таблиці мають великі розміри. Наприклад, найбільш часто застосовується в IBM-сумісних комп'ютерах електронна таблиця Excel має 256 стовпців і 16 384 рядків. Ясно, що таблиця такого розміру не може вся поміститися на екрані. Тому екран - це тільки вікно, через яке можна побачити тільки частину таблиці. Але це вікно переміщається, і з його допомогою можна заглянути в будь-яке місце таблиці.
Розглянемо, як могла б виглядати таблиця для підрахунку витрат школярів, присутніх поїхати на екскурсію в інше місто.
Всього на екскурсію їдуть 6 школярів, в музей збирається піти 4 з них, а в цирк - 5. Квитки на поїзд коштують 60 р., Але можна поїхати і на автобусі, заплативши по 48 р. Тоді з'являється можливість або збільшити витрати на обід, або купити квитки в цирк дорожче, але на кращі місця. Існує і маса інших варіантів розподілу бюджету, відведеного на екскурсію, і всі вони легко можуть бути прораховані за допомогою електронної таблиці.
Електронна таблиця має кілька режимів роботи: формування таблиці (введення даних в осередку), редагування (зміна значень даних), обчислення за формулами, збереження інформації в пам'яті, побудова графіків і діаграм, статистична обробка даних, впорядкування за ознакою.
Формули, за якими обчислюються значення залежних полів, включають в себе числа, адреси осередків таблиці, знаки операцій. Наприклад, формула, по якій обчислюється значення залежного поля в третьому рядку, має вигляд: ВЗ * СЗ - число в осередку ВЗ помножити на число в комірці СЗ, результат помістити в клітинку D3.
При роботі з електронними таблицями користувач може використовувати і так звані вбудовані формули (в Excel їх є близько 400), т. Е. Заздалегідь підготовлені для певних розрахунків і внесені в пам'ять комп'ютера.
Більшість електронних таблиць дозволяють здійснювати впорядкування (сортування) таблиці по будь-якою ознакою, наприклад за спаданням. При цьому в нашій таблиці на першому місці (у другому рядку) залишиться витрата на покупку квитків (максимальне значення - 360 р.), Потім (в третьому рядку) виявиться витрата на відвідування цирку (100 р.), Потім витрати на обід (60 р.) і нарешті в останньому рядку - витрати на відвідування музею (мінімальне значення - 8р.).
В електронних таблицях передбачений також графічний режим роботи, який дає можливість графічного представлення (у вигляді графіків, діаграм) числової інформації, що міститься в таблиці.
Електронні таблиці прості у використанні, швидко освоюються непрофесійними користувачами комп'ютера і у багато разів спрощують і прискорюють роботу бухгалтерів, економістів, вчених, конструкторів і людей цілого ряду інших професій, чия діяльність пов'язана з розрахунками.
Комірка - неподільний елемент таблиці, в якому міститися дані.
Структура осередку в електронній таблиці Excel має кілька рівнів:
1. Верхній рівень - це зображення вмісту осередку, яке виводиться на екран. У ньому ми бачимо відформатовані значення, такі як текст, числа або результати обчислення формул.
2. Другий рівень містить приховане форматування. У ньому міститься службова інформація про вміст комірки, яка ніяк не відображається, але використовується в Excel при роботі.
3. Третій рівень містить формулу. Залежно від того які опції встановлені, можна бачити або значення, обчислене формулою, або саму формулу.
4. На четвертому рівні міститься ім'я комірки.
5. П'ятий рівень містить в собі коментар.
Адреса комірки - визначається назвою стовпця і номером рядка, які утворюють перетин (наприклад А1).
блок комірок- група послідовних осередків. Блок осередків може складатися з одного осередку, рядка, стовпця, послідовності частин рядків і стовпців (наприклад, В2: С5).
Робочий лист- містить окрему електронну таблицю.
робоча книга- сукупність робочих аркушів.
2. Типи даних
Символьні (текстові) данімають описовий характер. Можуть включати в себе букви, цифри, розділові знаки і т.д. Для явного вказівки символьних даних попереду ставиться апостроф " (Наприклад, запис "132 - електронна таблиця вважатиме текстом).
Якщо текст, що вводиться довше, ніж розмір колонки, то він буде показаний в наступних колонках, якщо вони порожні.В іншому випадку, текст буде обрізаний кордоном наступної колонки.
числові данімістять тільки чисельні значення. Якщо вводиться число більше розміру клітини, то воно не відображаєтьсяв сусідній порожній осередку, а автоматично відбувається його перетворення в експонентну форму (1,6Е + 5) або відбувається забивання клітини знаками - # .
Як десяткового роздільника використовується кома (12,1999).
Формула містить запис, яка може включати арифметичні, логічні та інші дії, вироблені з даними інших осередків (\u003d А1 + В1). Запис формули завжди починається зі знака одно \u003d.
функція - невелика підпрограма, що здійснює розрахунок даних за кількома формулами (наприклад, функція СРЗНАЧ (В2: D5) розраховує спочатку суму даних осередків В2: D5, а потім ділить отриману суму на загальну кількість осередків). Запис функції завжди починається з символу @ .
дати - числові дані, що відображають дні, місяці, роки (наприклад, 12.1999 - грудень 1999 року).
3. Формат ячеек
Для форматування осередків необхідно виконати команду формат - осередки. Результатом ваших дій З'явиться діалогове вікно:
Рис. 1. Діалогове вікно формат ячеек.
Закладка число дозволяє зробити вибір наступних форматів:
Загальний - використовується для відображення текстових і числових значень довільного типу.
числовий - відображає числа в нормальному вигляді із заданою точністю (тобто задається число цифр після коми).
грошовий - відображає числа в грошовій формі, тобто із зазначенням грошової одиниці (125,56 грн.).
Фінансовий - використовується для вирівнювання грошових величин по разделителю цілої і дробової частини.
Дата - відображає числові значення в форматі дат. Тобто якщо ви введете число 366, то в форматі дати це буде 30.12.1900. Дата може відображатися
· В числовій формі (12.04.99),
· Із зазначенням місяця та року (апр 99),
· Із зазначенням дня, місяця, року і часу (12.04.99 14:40).
час - відображає числові значення в форматі часу. При вказівці часу може використовуватися абрівіатура PM, Яка означає, що час вказано після обіду (5:00 РМ - 17.00 год.).
процентний - відображає числа у вигляді відсотка. При введенні відсотків треба враховувати, що відсотки визначаються, як частина від одиниці. Тобто для того щоб ввести 85% треба вводити число 0,85.
дробний - відображає не цілі числа у вигляді дробів. Тобто якщо ввести число 0,25, то воно відобразиться у вигляді 1/4.
експонентний - відображає числа в експоненційної формі. Тобто всі числа відображаються в форматі:
де М - число з цілою частиною у вигляді однієї цифри;
Е - покажчик десяткової експоненти,
Р - порядок експоненти.
Наприклад, число 245 буде відображено як 2,45E + 02
текстовий - відображає числа в текстовому форматі. Над такими числами дії виробляти не можна.
додатковий - призначений для роботи з адресами, номерами телефонів та ін.
4. Формули і функції
4.1 Використання формул
Розрізняють арифметичні і логічні формули. В арифметичних формулах використовуються наступні оператори:
+ - складання;
- - віднімання;
* - множення;
/ - розподіл;
^ - зведення в ступінь
У логічних формулах використовуються оператори порівняння:
= - одно;
<> - не дорівнює;
< - менше;
> - більше;
<= - менше або дорівнює;
>= - більше або дорівнює.
4.2 Використання функцій
В електронній таблиці представлені такі види функцій:
· математичні - виконують складні математичні операції (розрахунок алгоритмів, тригонометричних функцій і т.д.);
· статистичні - виконують операції по обчисленню параметрів випадкових величин або їх розподілів;
· текстові - виконують операції над текстовими рядками, наприклад, обчислюють довжину рядка, виробляють операції заміни тексту;
· логічні - використовуються для побудови логічних виразів;
· фінансові - використовуються в складних фінансових розрахунках, наприклад, для визначення розміру щомісячних виплат для погашення кредиту;
· дата і час- використовуються для операцій з датами і часом, наприклад, знаходять число днів між двома датами;
· робота з базою даних - застосовуються, якщо таблиця використовується як база даних;
· перевірка властивостей і значень- використовуються для перевірки даних, внесених в осередку.
4.3 Відносна і абсолютна адресація
відносна адресація встановлюється для осередків в формулах і функціях за замовчуванням і являє собою звичайну адресу осередки, наприклад, В2. Якщо у формулі або функції використані відносні адреси осередків, то при копіюванні такої формули в інші осередки, відбудеться автоматичне зміна адрес осередків:
Дана адресація зручна, якщо необхідно виконати однотипну операцію для кількох поспіль розташованих осередків. Однак відносна адресація буває незручною, якщо значення розташовані тільки в конкретних осередках. Тоді при копіювання не потрібно, щоб відбувалося автоматичне зміна адрес осередків. Для цього в формулах використовується абсолютна адресація осередків.
абсолютний адресаосередки - це незмінний, в процесі копіювання або перенесення формули, адреса осередку. Для вказівки абсолютного адреси вводиться символ $ . Розрізняють два типу абсолютної адресації: повна і часткова:
· Повна абсолютна адресація вказується, якщо при копіюванні або переміщенні, адреса клітини повністю не повинен змінюватися. Для цього символ $ ставиться перед ім'ям стовпця і номером рядка $ A $ 1 + $ B $ 1.
· Часткова абсолютна адресація вказується, якщо при копіюванні і переміщенні не змінюється тільки номер рядка або ім'я стовпця A $ 1 + B $ 1
Примітка. якщо проводиться копіювання формули і адреси осередків вказані щодо, то відбудеться автоматичне зміна адрес. якщо проводиться перенос формули і адреси осередків вказані щодо, то автоматичну зміну адрес не відбувається. Однак якщо переноситься не тільки формула, але і дані для розрахунку, то відбувається автоматичне зміна адрес.
5. Загальні принципи роботи
5.1 Введення і редагування даних
для введення даних необхідно встановити курсор на необхідну осередок і з клавіатури ввести дані. Введення даних закінчується натисканням клавіші .
для редагування вмісту комірки необхідно встановити курсор на необхідну осередок і натиснути клавішу або два рази клацнути мишкою. Редагування даних також закінчується натисканням клавіші .
5.2 Побудова діаграм
В електронній таблиці Excel можна побудувати наступні основні типи діаграм:
· Кругова діаграма- використовується для графічної інтерпретації однією змінної. Значення цієї змінної представляються в діаграмі секторами кола. Може розташовуватися на площині і в просторі.
· Графік- зображує кожну змінну у вигляді ламаної лінії або площини (в просторі).
· Гістограма - зображує кожну змінну у вигляді стовпчика. Може розташовуватися на площині і в просторі.
· Лінійчата - аналогічна гістограмі, але розташовується по вертикалі. Може розташовуватися на площині і в просторі.
· З областями - зображує кожну змінну у вигляді площі.
· пелюсткова - використовує для побудови графіків стільки осей, скільки значень даних немає.
для побудови діаграми необхідно виконати наступні дії:
1. Виділити дані. Якщо дані знаходяться не в сусідніх стовпцях, то для виділення можна використовувати клавішу .
2. Виконати команду Вставка - Діаграма.
3. Вибрати тип діаграми і вид графіка.
4. При необхідності змінити діапазон комірок з даними.
5. Ввести атрибути діаграми (назва осей і самого графіка, легенду і т.д.).
6. Вказати розміщення діаграми (на цьому ж аркуші або на новому).
7. Натиснути кнопку Готово.
5.3 Робота з макросами
Макрос - записана послідовність дій або команд, збережена під певним ім'ям для багаторазового використання. Макроси є ефективним засобом автоматизації трудомістких часто повторюваних операцій.
Макрос може бути створений вручну, за допомогою команд мови програмування Visual Basic, або записаний за допомогою макрорекодера, який перетворює послідовність дій користувача в код мови програмування.
Для створення макросу необхідно виконати наступні дії:
1. Виконати команду Сервіс - Макрос - Почати запис.
2. Вказати ім'я макросу і встановити поєднання клавіш, що викликають макрос.
3. Провести дії, які повинен виконувати макрос.
4. Для завершення запису натиснути кнопку зупинити запис на панелі інструментів.
Після вивчення глави 6 студент повинен:
знати
- призначення програм електронних таблиць в обробці масивів числових даних;
- інтерфейс електронних таблиць, структуру документа (книги), адресацію і взаємозв'язок осередків;
- види даних в осередку (число, текст, формула, функція, формат);
- відмінність між вмістом, значенням і форматом осередку;
- категорії, імена і правила написання основних функцій електронних таблиць;
- відмінність між категоріями і рядами даних в таблиці;
- види діаграм, їх застосування для наочного відображення великих обсягів табличних даних;
вміти
- створювати, редагувати і форматувати таблиці даних;
- складати формули, застосовувати функції обробки числових і текстових масивів інформації;
- вибирати вид діаграм, найбільш адекватно представляє табличні числові дані, будувати їх, представляти в звітах і презентаціях;
володіти
- навичками побудови електронних таблиць;
- навичками обчислень в електронних таблицях;
- навичками оформлення графіків, діаграм і умовних позначень;
- навичками вилучення даних з текстових і числових масивів-списків за критеріями.
Основні поняття і спосіб організації
Електронна таблиця - програма для математичної, статистичної та графічної обробки масивів текстових і числових даних, організованих у вигляді таблиць. Програми електронних таблиць інакше називають табличними
процесорами. Електронна таблиця розподіляє і обробляє дані (текст, числа, формули) в осередках рядків і стовпців, виводить на екран їх значення, автоматизує розрахунки, служить ефективним засобом моделювання варіантів і ситуацій при зміні даних. Формули і функції, вбудовані в таблицю, зумовлюють взаємини осередків один з одним. При зміні даних відбувається миттєвий перерахунок значень в осередках, що показує, до яких наслідків це призведе.
Інформаційна структура таблиці описується рядками з номерами 1, 2, 3, ... і стовпцями з буквами А, В, С, ... тому осередку (або клітини) таблиці позначаються координатами А2, С3, D4 (Рис. 6.1). Комірка - мінімальний елемент таблиці на перетині шпальти і рядки, що має адресу (ім'я), за яким визначається і обробляється її вміст, оформляється і виводиться значення. ім'я осередку (Адреса) визначається її стовпцем і рядком. Адреса С15 означає: осередок стовпця З і рядка 15.
В осередку таблиці можна ввести дані, задати формат їх подання (відсотки, руб.), Встановити формули обчислення залежних значень. Наприклад, в осередку стовпців "Ціна за штуку", "Кількість, шт." вводять дані, а в комірки стовпчика "Загальна вартість" - формули множення ціни за штуку на кількість штук. Осередки з формулами показують значення результату обчислення, причому якщо дані в осередках стовпців В і З змінити, значення комірок стовпчика D будуть перераховані. Це дозволяє вивчати сценарії типу "що, якщо", а також моделювати різні ситуації, пов'язані зі зміною даних. Для табличних розрахунків характерні відносно прості формули і великі обсяги вихідних даних.
Табличний процесор розрізняє типи даних, що зберігаються в осередках таблиці, щоб правильно інтерпретіро-
Рис. 6.1.
вать вміст і застосувати до нього будь-яку операцію. З клавіатури можна ввести текст, числа (суміш тексту і чисел розцінюється як текст), дати (різновид числових даних), формули, функції.
Табличний процесор може обробити велику числову інформацію в масиві баз даних, аналізувати фінанси, доходи, податки, провести дослідження в економічній та правовій статистиці, соціології, видати результат не тільки у вигляді чисел, але і діаграм, графіків, організаційних схем. Оцінка даних, зіставлення результатів обчислень, виконаних в електронній таблиці, прискорює прийняття рішення в управлінській та ділової діяльності.
Їх в таблиці розрахунки і функції визначені наявними в її активі командами, які представлені рядком меню. Для полегшення роботи з командами в програмах електронних таблиць пропонуються панелі з інструментами.
Найпростішим засобом обробки числових даних на комп'ютері є стандартна програма Windows Калькулятор. Однак можливості калькулятор матеріалів обмежені, з його допомогою важко обробляти великі масиви числових даних, наприклад, результати експериментів, статистичні дані і т.д. У цих випадках використовуються електронні таблиці.
Електронна таблиця- це працююча в діалоговому режимі програма обробки числових даних, що зберігає і обробляє дані в прямокутних таблицях.
Електронна таблиця складається з стовпців і рядків. Заголовки стовпців позначаються буквами або поєднаннями букв (A, G, АВ і т.п.), заголовки рядків - числами (1, 16, 278 і т.п.). Комірка - місце перетину стовпчика і рядка. Кожна клітинка таблиці має свою власну адресу. Адреса комірки електронної таблиці складається з заголовка стовпця і заголовка рядка, наприклад, Al, F123, R7. Осередок, з якою проводяться якісь дії, виділяється рамкою і називається активною.
У середовищі Windows & Office електронні таблиці реалізуються за допомогою програми Excel. Вікно додатка має стандартний вид. В Excel таблиці називаються робочими листами. Робочий лист (електронна таблиця) - основний тип документа, який використовується в Excel для зберігання і обробки даних, робочий лист складається з осередків, організованих в стовпці і рядки. Можна вводити і змінювати дані одночасно на декількох аркушах, а також виконувати обчислення на основі даних з декількох листів.
За замовчуванням листи іменуються «Лист 1», «Лист 2» і т.п. Імена та порядок розташування листів можна змінювати. Вибір іншого листа робочої книги здійснюється клацанням миші по ярличку цього листа. Обраний лист стає активним. Кожен файл електронних таблиць Excel є робочою книгою, що складається з декількох листів. Для зручності роботи з листами робочої книги в лівій нижній частині вікна розміщені ярлички листів і кнопки прокрутки.
Бази даних. Призначення і основні функції
Будь-який з нас, починаючи з раннього дитинства, багаторазово стикався з «базами даних». Це всілякі довідники (наприклад, телефонний), енциклопедії тощо, записні книжки та ін.
Бази даних є інформаційні моделі, що містять дані про об'єкти і їх властивості. Бази даних зберігають інформацію про групи об'єктів з однаковим набором властивостей.
Наприклад, база даних «Нотатки» зберігає інформацію про людей, кожен з яких має прізвище, ім'я, телефон і т.д. Бібліотечний каталог зберігає інформацію про книгах, кожна з яких має назву, автора, рік видання і т.д.
Інформація в базах даних зберігається в упорядкованому вигляді. Так, в записнику все записи упорядоченипо алфавітом, а в бібліотечному каталозі або за алфавітом (алфавітний каталог), або по області знання (предметний каталог).
База даних - це інформаційна модель, що дозволяє упорядковано зберігати дані про групу об'єктів, що володіють однаковим набором властивостей.
Існує кілька різних структур інформаційних моделей і відповідно різних типів баз даних: табличні, ієрархічні і мережеві.
Таблична база данихмістить перелік об'єктів одного типу, тобто об'єктів, що мають однаковий набір властивостей. Таку базу даних зручно представляти у вигляді двовимірної таблиці: в кожної її рядку послідовно розміщуються значення властивостей одного з об'єктів; кожне значення властивості - в своєму стовпці під назвою ім'ям властивості.
Стовпці такої таблиці називають полями; кожне поле характеризується своїм ім'ям (ім'ям відповідного властивості) і типом даних, що представляють значення даного властивості. Поле бази даних - це стовпець таблиці, що містить значення певної властивості.
Рядки таблиці є записами про об'єкт; ці записи розбиті на поля стовпцями таблиці, тому кожен запис представляє набір значень, що містяться в полях. Запис бази даних - це рядок таблиці, що містить набір значень певного властивості, розміщений в полях бази даних.
Кожна таблиця повинна містити, принаймні, одне ключове поле, вміст якого унікально для кожного запису в цій таблиці. Ключове поле дозволяє однозначно ідентифікувати кожну запис в таблиці. Ключове поле - це поле, значення якого однозначно визначають кожен запис в таблиці.
В якості ключового поля найчастіше використовують поле, що містить тип даних лічильник. Однак іноді зручніше в якості ключового поля таблиці використовувати інші поля: код товару, інвентарний номер і т.п.
Тип поля визначається типом даних, які вона містить. Поля можуть містити наступні основні типи даних:
– Лічильник містить послідовність цілих чисел, які задаються автоматично при введенні записів; ці числа не можуть бути змінені користувачем;
– текстовий містить до 255 символів;
– числовий містить числа;
– Дата час містить дати або час;
– грошовий містить числа в грошовому форматі;
– логічний містить значення істина(Так) або брехня(немає);
Кожен тип поля має свій набір властивостей. Найбільш важливими властивостями полів є:
– Розмір поля визначає максимальну довжину текстового або числового поля;
– формат поля встановлює формат даних;
– Обов'язкове поле вказує на те, що дане поле обов'язково треба заповнити.
Ієрархічні бази данихграфічно можуть бути представлені як перевернуте дерево, що складається з об'єктів різних рівнів. Верхній рівень займає один об'єкт, другий - об'єкти другого рівня і т.д. Між об'єктами існують зв'язки, кожен об'єкт може включати в себе кілька об'єктів нижчого рівня. Такі об'єкти перебувають у відношенні предка (Об'єкт більш близький до кореня) до нащадку (Об'єкт більш низького рівня), при цьому об'єкт-предок може не мати нащадків або мати їх декілька, тоді як об'єкт-нащадок обов'язково має тільки одного предка. Об'єкти, що мають загального предка, називаються близнюками.
Ієрархічної базою даних є Каталог папок Windows, з яким можна працювати, запустивши Провідник. Верхній рівень займає папка Робочий стіл. На другому рівні знаходяться папки Мій комп'ютер. Мої документи, Мережеве оточення і Кошик, які є нащадками папки Робочий стіл, а між собою є близнюками. У свою чергу, папка Мій комп'ютер є предком по відношенню до папок третього рівня, папок дисків ( Диск 3,5(А :), (С :), (D :), (Е :), (F :)) і системних папок ( Принтери, Панель управління та ін.).
Мережева база данихє узагальненням ієрархічної за рахунок допущення об'єктів, що мають більше одного предка, тобто кожен елемент вищого рівня може бути пов'язаний одночасно з будь-якими елементами наступного рівня. Взагалі, на зв'язку між об'єктами в мережевих моделях не накладається ніяких обмежень.
Мережевий базою даних фактично є Всесвітня павутина глобальної комп'ютерної мережі Інтернет. Гіперпосилання пов'язують між собою сотні мільйонів документів.