Notă: Acest articol și-a îndeplinit scopul și va fi întrerupt în scurt timp. Pentru a evita erorile „Pagina nu a fost găsită”, ștergem linkurile pe care le cunoaștem. Dacă ați creat linkuri către această pagină, vă rugăm să le eliminați și împreună vom asigura coerența datelor pe Internet.
Când lucrați cu Office, există mai multe moduri de a face schimb de date între aplicații. O modalitate este de a copia și lipi datele, dar le puteți asocia și cu o sursă, astfel încât să se actualizeze automat sau să fie încorporate pentru a actualiza datele numai manual, deschizând un fișier. În plus, utilizarea unui obiect legat vă permite să creați un link către o parte a unui fișier, cum ar fi mai multe celule dintr-o foaie de lucru Excel.
Avantajele și dezavantajele conectării și încorporării
Cuvânt
În meniu Introduce faceți clic pe element Un obiect și selectați opțiunea Din fisier.
Găsiți și selectați fișierul la care doriți să faceți legătura și faceți clic Parametrii.
Bifeaza casuta link către fișier ».
Sfat: Sub forma unei pictograme.
Faceți clic pe buton Pastă O.K dacă utilizați Excel.
Modificarea datelor conexe
În meniu Editați | × alege echipa Conexiuni.
Dacă comanda Conexiuni nu este disponibil, ceea ce înseamnă că nu există date asociate în fișier.
În capitol Fișier original Sursa deschisa.
În meniu Introduce faceți clic pe element Un obiect și selectați opțiunea Din fisier.
Selectați fișierul dorit și faceți clic pe buton Parametrii.
Debifați caseta link către fișier .
Sfat: Dacă doriți să afișați doar o pictogramă pe care puteți face clic pentru a vizualiza detaliile, selectați Sub forma unei pictograme.
Faceți clic pe buton Pastă dacă utilizați Word sau butonul O.K dacă utilizați Excel.
Modificarea datelor încorporate
Faceți dublu clic pe obiectul încorporat.
Faceți modificările și salvați-le.
În meniu Fişier selectați o comandă.
În meniu Editați | × alege echipa Copie.
În meniu Editați | × alege echipa Lipiți specialși apoi element Introduceți linkul.
În câmp Cum Foaie Microsoft Excelși apăsați butonul O.K.
Power Point
Încorporarea datelor dintr-un fișier în altul
Faceți clic pe locația în care doriți să încorporați fișierul.
În meniu Introduce selectați elementul un obiect, și apoi - din fisier.
Dacă doriți să încorporați o foaie Excel, aceasta trebuie să fie prima din registrul de lucru.
Faceți clic pe buton Pastăși apoi butonul O.K.
Modificarea datelor încorporate
Efectuați modificările necesare.
Deschideți fila fişierși apăsați butonul Reîmprospăta.
În meniu Fişier alege echipa Închideți și reveniți la [numele fișierului].
Rețineți că modificările sunt salvate în fișierul încorporat.
Copiați datele dintr-un singur fișier și lipiți-le ca obiect legat sau încorporat
Selectați datele pe care doriți să le inserați (de exemplu, o gamă de celule într-o foaie de lucru Excel).
În meniu Editați | × alege echipa Copie.
Navigați la un alt fișier și faceți clic pe locația în care doriți să lipiți datele copiate.
În meniu Editați | × alege echipa Lipiți special.
În câmp Inserați ca selectați tipul obiectului, de exemplu Foaie Microsoft Excelși apăsați butonul O.K.
excela
Conectarea datelor între fișierele Word și Excel
Dacă datele se află într-un fișier Excel și informațiile aferente se află în fișierul Word, puteți conecta datele pentru a ușura actualizarea. De exemplu, să presupunem că doriți să legați cele mai recente venituri din vânzări la un raport de stare lunar. Raportul este un document Word, iar datele privind veniturile din vânzări se află într-o foaie Excel. După ce legați documentul și foaia, datele din raportul de stare se vor actualiza automat la modificarea informațiilor privind veniturile din vânzări. De asemenea, este posibil ca instrucțiunile dintr-un document Word să fie lipite în mai multe fișiere Excel. Dacă utilizați legarea datelor, modificările instrucțiunilor sunt reflectate automat în toate fișierele Excel.
Faceți clic unde doriți să inserați linkul.
În meniu Introduce faceți clic pe element Un obiect și selectați opțiunea Din fisier.
Selectați fișierul la care doriți să conectați și faceți clic Parametrii.
Bifeaza casuta link către fișier ».
Sfat: Dacă doriți să afișați doar o pictogramă pe care puteți face clic pentru a vizualiza detaliile, selectați Sub forma unei pictograme.
Faceți clic pe buton Pastă dacă utilizați Word sau butonul O.K dacă utilizați Excel.
Modificarea datelor conexe
În meniu date alege echipa schimbați linkurile.
În capitol Fișier original selectați fișierul dorit și apăsați butonul Sursa deschisa.
Efectuați modificările necesare.
Faceți clic pe fișierul conectat. Vă rugăm să rețineți că există modificări în fișier.
Încorporarea datelor dintr-un fișier în altul
Dacă doriți să mențineți o legătură între două fișiere, iar fișierul principal nu trebuie actualizat atunci când celelalte modificări, datele pot fi încorporate. De exemplu, puteți încorpora date atunci când nu doriți ca raportul de stare să se actualizeze atunci când se fac modificări în foaia de lucru Excel sau nu doriți ca foaia de lucru Excel să reflecte modificările din instrucțiuni. Deoarece toate informațiile sunt stocate într-un singur fișier, încorporarea datelor este utilă în situațiile în care trebuie să trimiteți versiunea de rețea a unui fișier utilizatorilor care nu au acces la fișierul încorporat.
Faceți clic pe locația în care doriți să încorporați fișierul.
În meniu Introduce faceți clic pe element Un obiect și selectați opțiunea Din fisier.
Selectați fișierul de încorporat și faceți clic Parametrii.
Dacă doriți să încorporați o foaie Excel, aceasta trebuie să fie prima din registrul de lucru.
Sfat: Dacă doriți să afișați doar o pictogramă pe care puteți face clic pentru a vizualiza detaliile, selectați Sub forma unei pictograme.
Debifați caseta Link către fișier și apăsați butonul Pastădacă utilizați Word sau O.Kdacă utilizați Excel.
Modificarea datelor încorporate
Faceți dublu clic pe fișierul încorporat.
Efectuați modificările necesare.
În meniu fişier alege echipa Reîmprospăta.
Rețineți că modificările sunt salvate în fișierul încorporat.
Copiați datele dintr-un singur fișier și lipiți-le ca obiect legat sau încorporat
În meniu Editați | × alege echipa Copie.
Navigați la un alt fișier și faceți clic pe locația în care doriți să lipiți datele copiate.
În meniu Editați | × alege echipa Lipiți specialși apoi element Introduceți linkul.
În câmp Cum selectați tipul obiectului, de exemplu Document Microsoft Wordși apăsați butonul O.K.
Cuvânt
Conectarea datelor între fișierele Word și Excel
Dacă datele se află într-un fișier Excel și informațiile aferente se află în fișierul Word, puteți conecta datele pentru a ușura actualizarea. De exemplu, să presupunem că doriți să legați cele mai recente venituri din vânzări la un raport de stare lunar. Raportul este un document Word, iar datele privind veniturile din vânzări se află într-o foaie Excel. După ce legați documentul și foaia, datele din raportul de stare se vor actualiza automat la modificarea informațiilor privind veniturile din vânzări. De asemenea, este posibil ca instrucțiunile dintr-un document Word să fie lipite în mai multe fișiere Excel. Dacă utilizați legarea datelor, modificările instrucțiunilor sunt reflectate automat în toate fișierele Excel.
Sursa deschisa.
Efectuați modificările necesare.
Amintiți-vă că modificările sunt conținute în fișierul conectat.
Încorporarea datelor dintr-un fișier în altul
Dacă doriți să mențineți o legătură între două fișiere, iar fișierul principal nu trebuie actualizat atunci când celelalte modificări, datele pot fi încorporate. De exemplu, puteți încorpora date atunci când nu doriți ca raportul de stare să se actualizeze atunci când se fac modificări în foaia de lucru Excel sau nu doriți ca foaia de lucru Excel să reflecte modificările din instrucțiuni. Deoarece toate informațiile sunt stocate într-un singur fișier, încorporarea datelor este utilă în situațiile în care trebuie să trimiteți versiunea de rețea a unui fișier utilizatorilor care nu au acces la fișierul încorporat.
de exemplu Foaieși apăsați butonul Editați | ×.
Efectuați modificările necesare.
În meniu Fişier alege echipa Închideți și reveniți la [numele fișierului].
Rețineți că modificările sunt salvate în fișierul încorporat.
Copiați datele dintr-un singur fișier și lipiți-le ca obiect legat sau încorporat
Puteți face link către o parte a unui fișier. De exemplu, într-un raport de stare lunar, poate doriți să faceți legătura cu un anumit interval de celule dintr-o foaie Excel, mai degrabă decât întreaga foaie. De exemplu, puteți conecta la instrucțiuni specifice dintr-un document Word, mai degrabă decât pe întregul document.
Selectați datele pe care doriți să le inserați (de exemplu, o gamă de celule într-o foaie de lucru Excel).
În meniu Editați | × alege echipa Copie.
Navigați la un alt fișier și faceți clic pe locația în care doriți să lipiți datele copiate.
În meniu Editați | × alege echipa Lipiți specialși apoi element Introduceți linkul.
În câmp Cum selectați tipul obiectului, de exemplu Foaie Microsoft Excelși apăsați butonul O.K.
Power Point
Încorporarea datelor dintr-un fișier în altul
Dacă doriți să mențineți o legătură între două fișiere, iar fișierul principal nu trebuie actualizat atunci când celelalte modificări, datele pot fi încorporate. De exemplu, să presupunem că doriți să încorporați cele mai recente informații despre veniturile din vânzări în raportul de stare lunar. Raportul este o prezentare PowerPoint, iar datele privind veniturile din vânzări sunt pe o foaie Excel. Odată ce foaia este încorporată în prezentare, fișierele rămân legate.
Faceți clic pe locația în care doriți să încorporați fișierul.
În meniu Introduce faceți clic pe element Un obiect și selectați opțiunea Creați din fișier.
Găsiți și selectați fișierul pe care doriți să îl încorporați.
Dacă doriți să încorporați o foaie Excel, aceasta trebuie să fie prima din registrul de lucru.
Faceți clic pe buton Pastăși apoi butonul O.K.
Dacă nu vedeți datele din fișierul încorporat, trageți mânerul de redimensionare până când apare conținutul fișierului.
Modificarea datelor încorporate
Faceți clic pe fișierul încorporat.
În meniu Editați | × plasați cursorul peste element Obiect [tip obiect], de exemplu Foaieși apăsați butonul Editați | ×.
Efectuați modificările necesare.
În meniu Fişier alege echipa Închideți și reveniți la [numele fișierului].
Rețineți că modificările sunt salvate în fișierul încorporat.
Copiați datele dintr-un singur fișier și lipiți-le ca obiect legat sau încorporat
Doar o parte dintr-un fișier poate fi încorporată. De exemplu, într-un raport de stare lunar, poate doriți să încorporați nu întreaga foaie Excel, ci doar o anumită gamă de celule pe ea.
Selectați datele pe care doriți să le inserați (de exemplu, o gamă de celule într-o foaie de lucru Excel).
În meniu Editați | × alege echipa Copie.
Navigați la un alt fișier și faceți clic pe locația în care doriți să lipiți datele copiate.
În meniu Editați | × alege echipa Lipiți special.
În câmp Inserați ca selectați tipul obiectului, de exemplu Foaie Microsoft Excelși apăsați butonul O.K.
excela
Conectarea datelor între fișierele Word și Excel
Dacă datele se află într-un fișier Excel și informațiile aferente se află în fișierul Word, puteți conecta datele pentru a ușura actualizarea. De exemplu, să presupunem că doriți să legați cele mai recente venituri din vânzări la un raport de stare lunar. Raportul este un document Word, iar datele privind veniturile din vânzări se află într-o foaie Excel. După ce legați documentul și foaia, datele din raportul de stare se vor actualiza automat la modificarea informațiilor privind veniturile din vânzări. De asemenea, este posibil ca instrucțiunile dintr-un document Word să fie lipite în mai multe fișiere Excel. Dacă utilizați legarea datelor, modificările instrucțiunilor sunt reflectate automat în toate fișierele Excel.
Fișier sursă selectați fișierul dorit și faceți clic Sursa deschisa.
Efectuați modificările necesare.
Amintiți-vă că modificările sunt conținute în fișierul conectat.
Încorporarea datelor dintr-un fișier în altul
Dacă doriți să mențineți o legătură între două fișiere, iar fișierul principal nu trebuie actualizat atunci când celelalte modificări, datele pot fi încorporate. De exemplu, puteți încorpora date atunci când nu doriți ca raportul de stare să se actualizeze atunci când se fac modificări în foaia de lucru Excel sau nu doriți ca foaia de lucru Excel să reflecte modificările din instrucțiuni. Deoarece toate informațiile sunt stocate într-un singur fișier, încorporarea datelor este utilă în situațiile în care trebuie să trimiteți versiunea de rețea a unui fișier utilizatorilor care nu au acces la fișierul încorporat.
de exemplu Foaieși apăsați butonul Editați | ×.
Efectuați modificările necesare.
În meniu Fişier alege echipa Închideți și reveniți la [numele fișierului].
Rețineți că modificările sunt salvate în fișierul încorporat.
Copiați datele dintr-un singur fișier și lipiți-le ca obiect legat sau încorporat
Puteți face link către o parte a unui fișier. De exemplu, poate doriți să faceți legătura nu cu întreaga foaie Excel, ci doar cu o anumită gamă de celule de pe ea.
Selectați datele pe care doriți să le inserați (de exemplu, mai multe propoziții într-un document Word).
În meniu Editați | × alege echipa Copie.
Navigați la un alt fișier și faceți clic pe locația în care doriți să lipiți datele copiate.
În meniu Editați | × alege echipa Lipiți specialși apoi element Introduceți linkul.
În câmp Cum selectați tipul obiectului, de exemplu Document Microsoft Wordși apăsați butonul O.K.
Foarte des, rezolvând diverse sarcini de birou, stocăm și procesăm date fie în foi de calcul Excel, fie într-un editor de text Word. Mai mult, de cele mai multe ori aceste date sunt interconectate. De exemplu, un tabel Excel sau o porțiune din acesta este copiat și lipit în Word.
Avantajele acestei abordări sunt evidente: utilizatorul nu este obligat să aleagă mediul de stocare.
Cu toate acestea, există un dezavantaj semnificativ și anume: dacă datele din tabelul original se modifică, atunci trebuie să ne asigurăm că în toate documentele aferente aceste date sunt corectate. Prin urmare, tema copierii, încorporării și conectării datelor din diferite documente este foarte relevantă. În acest tutorial video, vreau să vă spun în trei moduri în care putem copia date din Excel în Word, precum și cum să stabilim o relație între aceste date.
Tabelul rezultat este cel mai comun tabel Word. Îl putem formata sau edita după cum ne place: schimbăm sau adăugăm date. Cu toate acestea, foaia de calcul Excel originală nu se modifică în niciun fel. La fel, dacă fac modificări în tabelul original, nimic nu se va schimba în tabelul copiat. Simplu, dar nu foarte convenabil.
A doua modalitate de copiere a datelor implică lipirea unei foi de calcul Excel într-un document Word ca obiect cu drepturi depline. De data aceasta, la copiere, vom folosi modul special de lipire a datelor. La fel ca înainte, tabelul cu datele din cele două documente ale noastre nu este legat, ceea ce este incomod. Cu toate acestea, lucrând în editorul de text Word, am la îndemână o foaie de calcul Excel completă, în care puteți introduce formule, crea grafice și totul va funcționa.
Ultimul, al treilea mod de copiere a datelor implică conectarea acestora într-un proces special de lipire. În aparență, tabelul apărut nu diferă de cele anterioare, dar, de fapt, este un obiect complet diferit, diferit de cele anterioare. De data aceasta nu mai suntem în fața unui tabel, ci un link către sursa de date originală. Dacă se întâmplă ceva cu datele Excel originale, vom vedea imediat aceste modificări în documentul text Word. Pentru a face acest lucru, datele asociate trebuie să fie actualizate în timp util. După închiderea documentului text rezultat, vom continua să edităm tabelul Excel. Apoi, la redeschiderea documentului text, Word ne avertizează că documentul are date conexe care depind de o sursă externă și ne invită să îl actualizăm.
Un procesor de text cu câteva funcții de bază pentru foi de calcul face o combinație fantastică. Puteți încorpora cu ușurință tabele Excel într-un document text Microsoft Word obișnuit.
Implementarea foii de calcul Excel include practic o copie mică a programului. Când editați o secțiune Excel a unui document, aveți acces la toate comenzile Excel ca și cum ați folosi Excel ca program independent. Puteți adăuga text și valori numerice standard și, în mod esențial, formule care se aplică direct la mini-fereastra Excel.
Pentru a insera un tabel Excel în Word 2016, faceți clic pe fila Inserare din partea de sus a ferestrei, apoi faceți clic pe butonul Tabel. Faceți clic pe Foaie de calcul Excel din meniul derulant.
Iată un exemplu. Am umplut celulele standard cu valori și am folosit una dintre cele mai comune formule de sumă pentru celulele din ultima coloană. Deci, pentru valoarea „Total” pentru „Produsul1” din celula E2, folosesc formula „SUMA (B2: D2)” pentru a adăuga toate cele trei valori la rând și pentru a obține automat marele meu total. Puteți utiliza orice formulă Excel doriți în această versiune încorporată a programului.
Tabelele Excel au practic un număr infinit de rânduri și coloane, dar acest lucru nu este practic atunci când utilizați aceste date ca tabel într-un document Word. Pentru a modifica numărul de rânduri și coloane vizibile, faceți clic și trageți punctele de ancorare, pătratele negre care apar în fiecare colț și în mijlocul casetei în jurul tabelului Excel.
Când ați terminat de editat aceste valori, puteți face clic pe orice altă parte a documentului Word și formatarea implicită va reveni la tabelul de bază, adecvat pentru imprimare sau distribuire prin formate lizibile, cum ar fi PDF. Aici puteți regla lățimea și înălțimea tabelului pentru a se potrivi mai bine cu formatarea documentului Word fără a modifica numărul de coloane sau rânduri vizibile.
Pentru a începe din nou editarea foii de calcul, faceți dublu clic pe ea pentru a readuce comenzile Excel.
De asemenea, este posibil să încorporați un fișier Excel existent, ceea ce este convenabil dacă încercați să faceți schimb de date pe care le-ați acumulat deja. În tabelul „Inserați”, faceți clic pe butonul „Obiect” (pătrat mic cu un cadru albastru în secțiunea „Text”):
În fereastra care apare, faceți clic pe „Creați din fișier”, apoi faceți clic pe „Răsfoiți” pentru a naviga și deschide o foaie de calcul Excel pe unitatea computerului. Aveți, de asemenea, câteva alte opțiuni. Selectarea opțiunii Link to File păstrează tabelul pe care îl vedeți în Word legat de foaia de calcul Excel reală, dacă acestea sunt stocate în aceleași locații ca atunci când au fost legate. Modificările pe care le faceți oriunde se reflectă în altă parte. De asemenea, puteți selecta opțiunea Ca pictogramă pentru a afișa foaia de calcul ca o pictogramă simplă într-un document Word, pe care puteți face clic pentru a deschide foaia de calcul în Excel.
Când ați terminat, faceți clic pe OK pentru a insera tabelul.
În funcție de formatarea Word, poate fi necesar să redimensionați sau să redimensionați pentru a vedea totul.
Pentru a lega două documente Word, puteți utiliza comanda Lipiți special(meniul Editați | ×) sau comanda Fişier(meniul Introduce).
În cazurile în care trebuie să inserați o parte a documentului, ar trebui să utilizați comanda Lipiți special.
Deoarece textul din diferite documente poate fi formatat diferit, pentru ca textul legat să fie inserat în formatul documentului de destinație în caseta listă Cumcăsuță de dialog Lipiți specialtrebuie să selectați o opțiune Text neformatat.
Când cursorul se află în zona legată a documentului de destinație, întreaga zonă este gri. Deși textul legat poate fi editat în documentul țintă, modificările făcute în timpul editării se pierd atunci când linkul este actualizat. Fundalul gri vă reamintește să nu editați selecția. Dacă zona de legătură nu este evidențiată, selectați comanda Parametrii(meniul Serviciu) și pe filă Vedereîn meniul derulant Umbrirea câmpuluiselectați linia " Când selectați"sau" Este mereu».
Pentru a vedea numele fișierelor asociate elementelor inserate în documentul de destinație, alegeți Parametriimeniul Serviciuși în filă Vedereactivați caseta de selectare Coduri de câmp... În acest caz, nu informațiile inserate vor fi afișate în document, ci indicațiile conexiunii cu fișierele sursă.
Informațiile despre prezența și natura legăturilor sunt afișate în caseta de dialog Legături (comandă Conexiunimeniul Editați | ×) (Figura 7.7).
Figura: 7.7. Caseta de dialog Comandă Conexiuni
Linkurile pot fi actualizate automat dacă este selectat butonul corespunzător. Când instalați opțiunea La cerereactualizarea are loc:
atunci când deschideți sau tipăriți un fișier de document de destinație;
când apăsați tasta rapidă pentru actualizarea câmpurilor F9.
Conectarea unui tabel Excel și a unui document Word
Procedura de legare a unui tabel Excel și a unui document Word este aceeași ca și legarea celor două documente Word discutate mai sus.
Cel mai important punct la conectarea unui tabel la un document este alegerea unui format.
La alegerea unui format Un obiecttabelul va fi inserat ca obiect în Excel și poate fi editat în Excel făcând dublu clic pe acest obiect.
Pentru a insera un tabel ca tabel și nu ca text simplu, ar trebui să selectați formatul Text RTF... Când faceți acest lucru, de obicei trebuie să editați lățimea coloanei și înălțimea rândului pentru ca masa să arate îngrijită.
Dacă alegeți formatul Text neformatat, tabelul va fi inserat nu ca tabel, ci ca text simplu, iar datele diferitelor celule vor fi separate prin file.
La alegerea formatelor Desenși Rastertabelul este inserat ca imagine și va fi editat prin intermediul Excelului când faceți dublu clic pe imagine. Când legați o diagramă Excel la un document Word, ar trebui să alegeți întotdeauna formatul Desen.
În general, Word este bine „pregătit” pentru integrarea unei foi de calcul Excel într-un document ca obiect. Bara de instrumente Word standard are un buton Adăugați tabelul Excel., care introduce un tabel Excel ca obiect într-un document Word. După ce faceți clic pe acest buton și alegeți dimensiunea tabelului, un tabel gol va fi inserat în document.
Când încorporați obiecte, toate acțiunile sunt efectuate în același mod ca și pentru conectare, doar opțiunea este activată Pastăin schimb A lega... Când un document este încorporat, nu există nicio legătură cu informațiile originale, dar este păstrată capacitatea de a edita documentul încorporat folosind instrumentele și mijloacele aplicației sursă.