Інструкція по роботі з системою directum

Дана інструкція розглядає порядок роботи з вхідними документами (реєстрація, візування, виконання), які надходять в організацію поштою, факсом, електронною поштою та такими, що підлягають реєстрації.

Реєстрація

Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється в модулі «Канцелярія».

Щоб зареєструвати новий документ, діловоду необхідно в розділі «Документи і доручення» натиснути на посилання «Реєструвати вхідний документ»:

Відкриється нова реєстраційно-контрольна картка, яку необхідно заповнити та зберегти. На закладці «Реєстрація» містяться реєстраційні дані: інформація про відправника документа, зміст документа, дату та номер і т.п. Закладка «Реєстрація» картки довідника Вхідні РКК виглядає наступним чином:

На закладці «Реєстрація» заповнюються поля: Журнал, * Дата реєстрації, Кореспондент, № документа, Дата документа, Група документів, Підписав, * Зміст, Спосіб доставки, * Гриф, Справа і Примітка. Якщо є ймовірність, що даний документ вже реєструвався, то за допомогою посилання Знайти дублі можна знайти РКК, що збігаються з даної РКК за значенням полів: Дата документа, № документа, Кореспондент.

Якщо до регистрируемому документа додаються супровідні документи або програми, їх можна відобразити на закладці «Додатки». Для кожної програми вказується: номер і дата документа, зміст, кількість аркушів і т.п.

Занести документ в систему можна за допомогою кнопок «Сканувати» (якщо документ в паперовому вигляді), «Прикріпити док.» (Якщо документ збережений в файлової системі комп'ютера) і «Імпорт Outlook» (якщо документ отриманий по електронній пошті), що знаходяться в правій частині РКК.

Для того щоб переглянути, додати або змінити склад пов'язаних з РКК електронних документів, потрібно натиснути кнопку «Ел. Документи »в РКК. В результаті відкриється вікно, що містить пов'язані з РКК електронні документи. В цьому вікні можна розмістити посилання на будь-який документ системи DIRECTUM, наприклад, на додатки до даного документу (зазвичай вони не реєструються в окремих РКК) або створити новий документ, який повинен бути пов'язаний з даною РКК (при цьому поля картки створюваного документа будуть заповнюватися автоматично ).

Передача документа на розгляд

Зареєстровані документи передаються на розгляд керівнику для винесення резолюцій. Порядок розгляду документів при цьому залежить від організації роботи керівника в системі. Можливі наступні варіанти організації роботи керівника в системі:

Керівник не автоматизовано

У такому випадку документ передається керівнику в паперовому вигляді. При цьому діловоду необхідно заповнити закладку «Місцезнаходження» в РКК із зазначенням прізвища керівника і дати передачі документа на розгляд.

Керівник розглядає документ, пише резолюцію на документі, передає паперовий документ діловоду для подальшої роботи. Діловод при отриманні документа зазначає дату повернення на вкладці «Місцезнаходження», створює нове доручення по РКК (далі в інструкції докладно розглядається створення доручення), вказує зміст, терміни та виконавців за дорученням відповідно до винесеної резолюції і відправляє доручення на виконання, натиснувши в картці доручення на кнопку «Завдання» та вибравши типовий маршрут «Виконання доручень по РКК».

керівник автоматизований

Якщо керівник автоматизований, розгляд їм документа проводиться в електронному вигляді. Для цього діловод на закладці «Реєстрація» у поле «Адресати» вказує одного або декількох керівників, яким адресовано документ.

Після вибору маршруту відкриється нове завдання на розгляд вхідного документа. У завдання автоматично вкладеться документ і РКК, заповниться тема і маршрут. Для відправки завдання діловоду необхідно натиснути на кнопку «Старт».

Розгляд документа адресатами

Керівнику в папку «Вхідні» надходить нове завдання на розгляд вхідного документа. Він розглядає вкладений електронний документ, заносить резолюцію в текст завдання і виконує його з результатами «винесено резолюцію» або «Ознайомився».

1. У разі, якщо керівник виконав своє завдання з результатом «Ознайомився», діловоду приходить завдання з можливими варіантами виконання:

«Вміщено в справу» - якщо документ необхідно помістити в справу, то діловод в РКК на закладці «Реєстрація» заповнює поля Справа і Направлено в справу, поміщає паперовий документ у відповідну папку і виконує завдання з варіантом «Вміщено в справу»;
«Припинити роботи по документу» - якщо подальших робіт по документу не планується.

2. У разі, якщо керівник виконав своє завдання з результатом «винесено резолюцію», діловоду приходить завдання для відправки документа на виконання або припинення робіт по документу, в залежності від змісту резолюції.

У разі, якщо керівник призначив виконавців по документу, діловод відкриває РКК, натискає на кнопку «Доручення», в результаті чого відкривається картка нового доручення по документу, яку необхідно заповнити.

Діловод заповнює картку доручення, де змінює тип доручення на «Резолюція», також вказує зміст, терміни та виконавців за дорученням, контролера за дорученням, якщо це необхідно, потім зберігає доручення і виконує завдання з результатом «На виконання».

Після цього виконавці отримують завдання на виконання робіт по резолюції.

виконання доручень

Виконавці, призначені в дорученні, отримують завдання з варіантами виконання «Виконано», «На виконання» і «Запросити продовження терміну».

Розглянемо більш детально кожен з варіантів:

«Виконано»

Якщо роботи за дорученням виконані, необхідно заповнити звіт про виконання і виконати завдання з результатом «Виконано».

«На виконання»

Якщо в процесі роботи над завданням виникла необхідність відправити доручення для роботи іншому користувачу, необхідно вибрати варіант «На виконання».

Після вибору варіанту «На виконання» у користувача будуть запитані параметри нового доручення:

Обов'язкові параметри для заповнення:

* Потрібен підсумковий звіт - вибір з значень Так / Ні. Якщо вказати значення «Так», то після виконання новими підключеними виконавцями завдань, виконавцю по головному дорученням буде приходити завдання на написання підсумкового звіту. Якщо вказати значення «Ні», то завдання на написання підсумкового звіту йому приходити не буде;
* Виконавці - вибір одного або декількох працівників організації, для відправки їм завдання;
* Текст доручення.

Параметри План.дата і Контролер є необов'язковими і заповнюються в разі потреби.

В результаті буде автоматично створено нове доручення по РКК і призначені виконавці отримають завдання.

«Запросити продовження терміну»

У разі, якщо немає можливості виконати роботи в спочатку зазначений термін, можна запросити продовження терміну, вказавши в тексті завдання новий термін і причини продовження і вибравши варіант виконання «Запросити продовження терміну».

Після цього автору доручення приходить завдання на узгодження нового терміну виконання за дорученням. Автор доручення може відмовити у продовженні термінів, або продовжити їх, вибравши один з відповідних варіантів виконання.

Розсилка повідомлень по документу

Якщо документ під одним реєстраційним номером необхідно відправити для ознайомлення в кілька підрозділів або декільком користувачам, то заповнюється закладка «Список розсилки».

Зі списку - можна вибрати заздалегідь створений список співробітників.
По підрозділах - можна вибрати певні підрозділи організації. При цьому в якості виконавців від підрозділу автоматично виберуться керівники даних підрозділів.

Додатково можна вручну створити список розсилки і зберегти його за посиланням У список.

Буде створена нова задача. Після її старту всі користувачі, зазначені в списку розсилки, отримають повідомлення.

Управління бізнес-процесами- модуль системи DIRECTUM, що дозволяє автоматизувати як рух документів, так і довільні бізнес-процеси. Модуль забезпечує:

визначення завдань в електронному вигляді і чіткий контроль виконання (багаторівнева постановка задачі, виконання якої контролюється на кожній стадії;

вільну і жорстку маршрутизацію (послідовність виконання завдань);

оперативну комунікацію співробітників в процесі робочої діяльності;

підтримку процесів узгодження і обробки документів на всіх стадіях життєвого циклу (docflow).

Основні принципи роботи

У термінах системи DIRECTUM в основі будь-якої взаємодії двох або більше співробітників завжди лежить якась задача, тобто деякий обсяг робіт, який визначається ініціатором, який потрібно виконати.

Послідовність виконання завдання визначається маршрутом, що задається ініціатором. Маршрут завдання може здаватися вручну або з використанням типового маршруту.

У процесі виконання завдання на кожному етапі її маршруту з'являються завдання або повідомлення учасникам процесу або виконується заданий сценарій. Сценарій дозволяє автоматично здійснювати різні дії над об'єктами системи (переносити дані в ERP-систему, змінювати стан версій і стадій життєвого циклу документа, змінювати записи довідників, автоматично створювати документи та ін.).

При "ручному" призначення виконавців ініціатор самостійно формує список виконавців з користувачів системи. Маршрутизація для виконання завдання може бути паралельною, послідовною або складної, коли можна задати послідовно-паралельний маршрут проходження завдання.

Для управління бізнес-процесами, такими, що підлягають жорсткій регламентації або часто повторюваними, можуть бути налаштовані типові маршрути. Механізм типових маршрутів є потужним інструментом для автоматизованого створення завдань відповідно до заданих бізнес-правилами будь-якої складності. За допомогою типового маршруту автоматично задається список виконавців (в т.ч. на основі ролей), можуть заповнюватися будь-які поля завдання (наприклад, текст або тема), зчитується інформація з вкладень і пов'язаних об'єктів (завдань, подзадач, електронних документів, довідників).

В системі DIRECTUM виділяється два види типових маршрутів - вільні і жорсткі, кожен з них формується певним набором блоків.

Вільні типові маршрути дозволяють користувачеві створювати завдання за певним шаблоном і можуть використовуватися, наприклад, для часто повторюваних процесів (розсилка наказу по керівникам відділів, підготовка службової записки і т.д.). Поля завдання, заповнені при виборі вільного типового маршруту, можна скорегувати вручну, змінивши виконавців, терміни, тему завдання і т.д.

Жорсткі типові маршрути використовуються для строго регламентованих процесів, відходити від яких співробітники не мають права. Основою жорстких типових маршрутів є опис логіки бізнес-процесів, схема яких може динамічно змінюватися в залежності від результатів виконання попередніх етапів маршруту. Для жорстких маршрутів задається розширений набір можливих етапів за рахунок використання базових блоків: з'являються умови переходів, сценарії на внутрішньому мовою, спеціальні блоки очікування, моніторингу подій. Для формування типових маршрутів також можуть використовуватися спеціалізовані прикладні блоки. Бібліотека блоків містить кілька десятків розроблених прикладних блоків і постійно поповнюється. За рахунок цього, зокрема, можлива зручна інтеграція з ERP-системами (наприклад, створення договору в ERP-системі після узгодження і підписання ЕЦП його тексту в системі DIRECTUM).

Відправка завдань за типовим маршрутом можлива як вручну, так і в результаті запуску Майстра дій, що автоматизує певну ділянку роботи з договорами і організаційно-розпорядчими документами. Запитані майстром дій параметри автоматично підставить не тільки в створюваний документ, а й в параметри типового маршруту. Результатом роботи майстра буде документ, створений на базі документа, а також стартував від імені користувача завдання.

Для зберігання завдань і завдань виділені особисті папки користувача.

"Вхідні" призначена для завдань, які приходять на виконання користувачу. Папка "Вихідні" містить завдання, які створює користувач. Усередині даних папок користувач може створити власні папки для того, щоб упорядкувати і проранжувати обсяг робіт необхідних до виконання. Також для структурування завдань і завдань можуть використовуватися сортування і фільтрація по заданих реквізитами (Тема, Ініціатор, Термін і т.д.).

Крім того, користувач може створити папки пошуку для задач і завдань. Для таких папок визначаються критерії пошуку, за якими формується вміст папки. При цьому вміст папки актуалізується при кожному її відкритті.

Доступний і зрозумілий інтерфейс дозволяє користувачеві легко адаптуватися до роботи в системі.

Створення завдань і контроль виконання

Кожен користувач в системі може ініціювати створення завдання, при цьому склад учасників завдання може бути призначений вручну або з використанням типових маршрутів.

Крім того, для завдання можуть зазначатися спостерігачі - умовно-пасивні учасники завдання, які не є виконавцями, але, тим не менш, отримують інформаційні повідомлення по ходу виконання завдання і за бажанням можуть втрутитися в процес її виконання.

У завдання може бути додано будь-яку кількість довільних вкладень: електронних документів, папок, завдань, завдань і записів довідників системи DIRECTUM. Це забезпечує зручний відкриття об'єктів системи, зокрема, документів, пов'язаних з виконанням робіт по завданню, безпосередньо із завдання, отриманого виконавцем.

В ході роботи з карткою завдання користувачеві доступний попередній вкладених в задачу документів. За допомогою полегшеного уявлення у вікні попереднього перегляду користувач може швидко ознайомитися з текстом необхідних для виконання завдання документів і прийняти рішення про подальші дії щодо цієї задачі.

У тексті завдання і завдання автоматично перевіряється орфографія. Також під час перевірки орфографії є \u200b\u200bможливість додавати нові слова до словника.

В ході проходження завдання по маршруту виконавці отримують завдання, які поміщаються в їх папку "Вхідні", і виконують їх. Щоб підвищити оперативність виконання типових завдань (наприклад, розгляд договору) виконавець може використовувати у відповіді на завдання автотекст (наприклад, "розглянути можливість продовження договору"). Автотекст налаштовується адміністратором системи або особисто користувачем.). Автотекст налаштовується адміністратором системи або особисто користувачем.

При необхідності виконавці можуть створювати підзадачі, наприклад, для передачі частини робіт іншому виконавцю. При цьому зміст подзадач включається в зміст самої задачі. Так утворюється багаторівнева структура подзадач, яка за бажанням користувача може відображатися у вигляді цілісного тексту або у вигляді "дерева" з можливістю згортання і розгортання змісту подзадач. Крім того, дерево завдань є для будь-якого об'єкта системи (документа, записи довідника); по дереву завдань можна простежити всі виконувані по об'єкту роботи.

Якщо в процесі виконання завдання співробітник-виконавець повинен підготувати будь-який документ, то цей документ вкладається в завдання, після чого будь-який наступний учасник процесу може легко з ним ознайомитися, висловити зауваження і т.д.

Кожне завдання і кожен його етап можуть мати свій контрольний термін - дату і час, до якого вони повинні бути виконані. Якщо завдання не виконане вчасно, воно автоматично позначається як прострочене (виділяється червоним кольором). Крім того, свій контрольний термін існує і для завдання; ініціатор також може швидко знайти прострочені завдання.

Можливість установки нагадувань про підході терміну завдання / завдання дозволяє користувачам запланувати час, коли необхідно повернутися до виконання або контролю завдання / завдання. Нагадування може бути встановлено як на конкретні дату і час, так і на відносні (наприклад, через 1 годину).

Управління бізнес-процесами на увазі не тільки видачу завдань співробітникам, а й контроль виконання завдання. За підсумками виконання всіх завдань, якщо це необхідно, завдання повертається ініціатору, і він здійснює її приймання (контроль) і, при необхідності, може відправити завдання на доопрацювання.

Ініціатор завдання (або його замісник) в будь-який момент часу може на закладці "Стан" або на графічній схемі подивитися, на якому етапі виконання знаходиться завдання, визначити виконавців, що затримують виконання роботи, і прийняти відповідне рішення:

змінити схему руху документів для прискорення процесів;
призначити іншого виконавця;
перервати виконання завдання в разі, коли роботу необхідно призупинити або відкласти (щоб продовжити в потрібний момент) і т.п.

Для посвідчення і гарантії справжності завдань і завдань, а також міститься в них інформації, може використовуватися електронний цифровий підпис.

Електронний цифровий підпис в задачах і завданнях

Ініціатор завдання може підписати її текст ЕЦП для забезпечення достовірності інформації.

У процесі виконання завдання виконавці також можуть скористатися ЕЦП і підписати свій коментар в тексті завдання (якщо у виконавця є ЕЦП і така можливість передбачена завданням). Більш того, ініціатор може зажадати від виконавців обов'язкового підписання своїх завдань при виконанні. В цьому випадку, якщо у виконавця є ЕЦП, він не зможе виконати завдання, не підтвердивши своїм підписом достовірність коментаря в тексті завдання.

Крім того, користувачі можуть налаштувати для себе автоматичне підписання всіх виконуваних ними завдань.

При цьому під час підписання завдання або завдання підписуються тільки ті тексти, які вже не будуть змінюватися (тобто не підписуються тексти завдань на ініціалізації та тексти незавершених завдань).

Підписані тексти можуть бути перевірені на достовірність як вручну користувачем, так і автоматично (якщо це передбачається настройками системи).

Налаштування типових маршрутів

Будучи реалізацією бізнес-орієнтованого workflow, механізм типових маршрутів включає в себе всі засоби, необхідні для налаштування процесів будь-якої складності. При цьому настройку маршрутів може здійснювати безпосередньо бізнес-аналітик без участі програміста.

Налаштування типових маршрутів здійснюється за допомогою редактора схем типових маршрутів. Для настройки вільних типових маршрутів редактор схем максимально спрощений і дозволяє в повністю графічному вигляді задати маршрут завдання: користувачеві досить розмістити на схемі блоки, що визначають завдання та повідомлення, з'єднати їх стрілками, вказати виконавців і терміни, після чого вільний типовий маршрут може використовуватися для створення завдань .

Налаштування жорстких типових маршрутів має ширші можливості. В процесі настройки жорсткого типового маршруту можливе визначення списку типізованих параметрів (ціле або дробове число, рядок, дата, користувач, роль і т.д.). За допомогою цих параметрів можна зробити запит у користувача, обробити їх на будь-якому етапі проходження маршруту, а також змінити хід виконання маршруту в залежності від їх значення.

На схемі може бути використаний широкий набір елементів, що складається з фундаментальних і прикладних блоків.

базові блоки

Набір базових блоків включає в себе:

Завдання - ініціює відправку завдань або повідомлень виконавцям. Подальше виконання схеми може бути продовжено тільки після виконання завдання.
Повідомлення - ініціює відправку повідомлень умовно-пасивним учасникам завдання (спостерігачам).
Сценарій - довільні дії, запрограмовані на вбудованій мові ISBL. За допомогою цього елемента можуть бути виконані завдання інтеграції, адміністрування, автоматизації виконання бізнес-логіки системи (наприклад, зміни даних в системі) і т.д.
Умова - перевіряє виконання заданої умови. Перевірка умови може бути задана візуально (структуровано) або за допомогою мови ISBL. Умова забезпечує розгалуження процесу в залежності як від призначених для користувача дій, так і від не залежних від виконавців факторів (наприклад, сума договору).
Очікування - призупиняє хід процесу на заданий час. Подальше виконання схеми продовжиться після закінчення заданого часу очікування.
Моніторинг - виконує із заданою періодичністю перевірку на наступ деякого події, наприклад, поява або зміна об'єкту в системі (електронний документ, папка і т.д.) або за її межами (файл, електронний лист). Подальше виконання схеми продовжиться після закінчення заданого інтервалу часу очікування або при настанні події.
Підзадача - стартує підзадачу із зазначеним типовим маршрутом або без нього. Залежно від заданих параметрів очікує завершення підзадачі чи ні.

Кожен блок має ряд специфічних властивостей, що настроюються особливим чином, що користувач може задати при формуванні схеми маршруту.

Наприклад, в якості виконавця завдання можуть бути вказані не тільки конкретний користувач або група користувачів, але і роль, яка в процесі виконання маршруту перетворюється в конкретного виконавця або групу виконавців. Роль може бути статичною або динамічною, що обчислюється на основі різних факторів (графік чергувань, підпорядкованість співробітника, трудомісткість і т.д.).

Термін виконання вказується в одному з двох варіантів - абсолютний (конкретна дата і час) або відносний (трудомісткість). При вказівці відносного терміну виконавець побачить абсолютний термін, обчислений за календарем робочого часу.

Під час налаштування для завдання можуть бути вказані: тема, вкладення, параметри, які запитуються від користувача, довільну кількість варіантів результату виконання завдання (наприклад, згоден / не згоден / Вам потрібна додаткова інформація) і т.д. Крім цього, для кожного блоку може бути прописана інструкція, яка буде доступна користувачу з картки завдання. В інструкції може бути прописаний порядок дій, посилання на які регламентують це завдання документи і т.д.

прикладні блоки

За допомогою інструменту розробки IS-Builder можуть бути розроблені необхідні прикладні блоки типових маршрутів. Так, розроблені блоки для управління життєвим циклом електронних документів, роботи з файловою системою і електронною поштою, публікації документів на порталах, експорту електронних документів, моніторингу, інтеграції з Microsoft SharePoint і іншими системами, а також блок витягу штрих-коду з образу документа і блок перетворення документа в PDF-формат.

Склад прикладних блоків постійно розширюється як компанією DIRECTUM, так і її партнерами. Сьогодні існує кілька десятків готових бібліотек блоків.

Додаткові можливості

Зручний графічний редактор і відладчик типових маршрутів дозволяють не тільки оперативно створити маршрут, але і крок за кроком перевірити його, миттєво скорегувати при необхідності.

Таким чином, настроювання типових маршрутів стає потужним інструментом бізнес-аналітика, який формалізовано описує процеси за допомогою широкого набору готових блоків, використовуючи звичайні призначені для користувача поняття. При необхідності завдання специфічної логіки бізнес-аналітик звертається до програміста, який легко розробляє нові блоки. При цьому підсумкова схема процесу не загромождают програмної логікою і залишається бізнес-орієнтованою.

Аналіз бізнес-процесів організації

Механізми DIRECTUM дозволяють отримувати статистичні дані про протікання бізнес-процесів, агрегувати і аналізувати їх. Результати аналізу використовуються для оптимізації управління бізнес-процесами. Це дозволяє своєчасно визначити необхідність змін, чітко сформулювати цілі і, в кінцевому рахунку, домогтися максимальної продуктивності оптимізації.

При необхідності проаналізувати бізнес-процес для типового маршруту включається режим збору статистики. Статистичні дані збираються з блоків типового маршруту, завдяки вбудованій в блоки функції-реєстратора (налаштовується адміністратором). Ці дані перетворюються в форму, зручну для аналізу, і доповнюються даними з задіяних в процесі документів і довідників, даними про користувачів.

Всі зібрані дані обробляються аналітиком. При цьому аналітик може використовувати як вбудовані звіти DIRECTUM, так і зовнішні системи моделювання та аналізу бізнес-процесів (ARIS PPM, Business Studio і ін.).

Аналіз даних дозволяє, наприклад, встановити, який етап узгодження є найтривалішим, в яких відділах порушувалися терміни узгодження, скільки ітерацій узгодження пройшов документ і т.д.

можливості пошуку

Система надає широкі можливості пошуку завдань і завдань за різними атрибутами (в тому числі за змістом тексту завдання).

Існує можливість швидко знайти всі завдання, пов'язані з тим чи іншим електронним документом або записом довідника, щоб подивитися, наприклад, маршрут узгодження і листування співробітників по завданню. Також в системі передбачені спеціалізовані папки пошуку для задач, аналогічні папок пошуку документів. Адміністраторами можуть бути налаштовані додаткові пошуки по необхідним критеріям.

Інструкція про РОБОТІ З СИСТЕМОЮ DIRECTUM ЧЕРЕЗ WEB-ДОСТУПУ (для користувачів СЕД) Зміст Призначення веб-доступу .............................. .................................................. ......................................... 3 Підтримувані браузери ...... .................................................. .................................................. ......... 3 Вхід на сайт web-доступу .................................. .................................................. ................................. 3 Провідник web-доступу ............ .................................................. .................................................. ......... 4 Списки об'єктів ...................................... .................................................. ............................................. 5 Структура сторінок об'єктів. .................................................. .................................................. ......... 6 Визначені папки .................. .................................................. .................................................. .. 7 Робота з папками ............................................ .................................................. ..................................... 7 Робота з документами ......... .................................................. .................................................. ............. 8 Робота з завданнями і завданнями ............................... .................................................. ........................... 9 Загальні відомості .................... .................................................. .................................................. ............... 9 Порядок виконання завдання ............................... .................................................. .............................. 10 Пошук об'єктів ................. .................................................. .................................................. ................ 10 Порядок виконання пошуків ................................................. .................................................. ............ 10 Вихід з сайту web-доступу ............................... .................................................. ............................... 11 2 Призначення веб-доступу Сервер веб-доступу дозволяє працювати з системою DIRECTUM через браузери і призначений для організації доступу до системи в наступних випадках: 1. За мережі Internet. 2. За локальної мережі:  з комп'ютерів, на яких немає можливості встановити клієнтську частину системи DIRECTUM, наприклад, комп'ютер має малопотужні апаратні засоби або на ньому встановлена \u200b\u200bневідповідна операційна система;  для користувачів, яким не потрібен весь функціонал клієнтської частини системи DRECTUM, наприклад, для користувачів, які переглядають документи або виконують завдання. Функціональні можливості сервера веб-доступу в порівнянні з winінтерфейсом обмежені. Інструкція призначена для користувачів, ознайомлених з базовими навичками роботи в СЕД (Інструкцією по роботі з системою Directum). Підтримувані браузери Працювати з системою «Directum» через web-доступ, можна з наступних браузерів: FireFox 3.6 і вище, Internet Explorer 6.0 і вище, Opera 10.0 і вище, Safari 4.05 і вище. В інших браузерах працездатність системи не гарантується. Вхід на сайт web-доступу Для того щоб увійти на сайт web-доступу, зробіть наступне: 1. Відкрийте браузер і перейдіть за адресою: directum.isu.ru. Відкриється сторінка входу в систему. 3 2. У полях «Користувач» і «Пароль» введіть відповідно ім'я і пароль користувача системи «Directum». 3. Натисніть кнопку Ввійти. При необхідності змінити пароль входу в систему, перейдіть за посиланням «Змінити пароль». В результаті відкриється провідник web-доступу. Провідник web-доступу Провідник web-доступу має наступну структуру: Панель інструментів Інформаційна секція Дерево папок Область вмісту папки Інформаційна секція. В інформаційній секції відображається назва системи, назву організації та ім'я поточного користувача. У правій частині знаходиться гіперпосилання «Вихід» для завершення роботи з провідником. 4 Панель інструментів. На панелі інструментів знаходяться кнопки, призначені для виконання основних дій в провіднику. Склад кнопок на панелі інструментів фіксований і не залежить від вмісту інших секцій провідника. Дерево папок. На верхньому рівні дерева папок знаходяться чотири зумовлені папки. Ці папки користувач бачить завжди. На інших рівнях дерева розташовані папки, створені користувачами системи. Користувач бачить тільки ті папки, на які у нього є права. Назви папок є посиланнями. При переході по посиланню вміст папки відображається в області вмісту папок. Область вмісту папок. В області вмісту папок відображаються посилання на ті об'єкти, вкладені в поточну папку, на які користувач має права доступу. Область вмісту папок є список об'єктів. Списки об'єктів Списки об'єктів в web-доступі мають такий вигляд: Область сортування Область фільтрації Приклад 5 Рядок заголовка. У рядку заголовка відображаються назви полів. Склад полів залежить від типу об'єктів, що відображаються в списку. Область фільтрації. В області фільтрації знаходиться поле для введення значення, за яким слід відфільтрувати список. До введення значення в цьому полі відображається підказка. Зліва від поля фільтрації розташовується прапорець, який використовується для масового виділення або зняття виділення всіх елементів. Якщо встановлено фільтр, то виділяються тільки відфільтровані елементи. Елементи списку. Кожен елемент списку містить загальну інформацію про один об'єкт. Структура сторінок об'єктів Сторінки папок, документів, завдань, завдань і записів довідників мають наступну структуру: Інформаційна секція. В інформаційній секції відображається назва системи, назву організації та ім'я поточного користувача. У правій частині знаходиться посилання «Закрити» для закриття сторінки об'єкта. Панель інструментів. На панелі знаходяться кнопки, призначені для виконання основних дій з об'єктом. Область закладок. Склад закладок залежить від типу сторінки. Область вмісту закладки. В області вмісту відображається вміст активної закладки з області закладок. 6 Визначені папки На верхньому рівні в дереві папок знаходяться чотири зумовлені папки: Вхідні - містить посилання на завдання, адресовані активного користувача; Вихідні - містить посилання на завдання, ініціатором яких є поточний користувач; Вибране - призначена для зберігання посилань на документи, потрібних активного користувача; Загальна папка - містить посилання на документи, потрібні більшості користувачів системи DIRECTUM. Папки "Вхідні", "Вихідні" та "Вибране" є особистими папками користувача. Їх структуру і вміст кожен користувач змінює на свій розсуд. Папка «Загальна папка» є спільною для всіх користувачів. Її структуру і вміст, як правило, змінюють один або кілька відповідальних користувачів. Робота з папками На сайті web-доступу з папками можна виконувати наступні дії: 1. створювати папки; 2. переглядати і змінювати картки папок; 3. переглядати і змінювати вміст папок. Решта дії, доступні через desktop-клієнт, виконувати не можна. Наприклад, не можна переглядати історію роботи з папками. 7 Робота з документами На сайті web-доступу з документами можна виконувати наступні дії: 1. Переглядати й змінювати картки документів. Список карток, доступних через web-доступ, налаштовує адміністратор. 2. Переглядати і змінювати тексти документів. 3. Налаштовувати права доступу до документа. 4. Експортувати документи у файли і імпортувати з файлів. 5. Створювати версії документа шляхом імпорту в нову версію. 6. Пов'язувати документи. 7. Переглядати історію роботи з документами. Всі інші дії, доступні через win-інтерфейс, виконувати не можна. Наприклад, не можна шифрувати документи і переглядати зашифровані документи, не можна видаляти версії і самі документи, не можна змінювати стадію життєвого циклу документа. Бажано не створювати документи через web-доступ. Дана процедура дуже проблематична. 8 Робота з завданнями і завданнями На сайті web-доступу до завдань і завданнями можна виконувати наступні дії: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. створювати завдання; виконувати завдання; створювати підзадачі; працювати з вкладеннями завдань і завдань; припиняти і рестартовать завдання; налаштовувати права доступу до завдань і завдань; переглядати стан завдань і завдань; переглядати історію роботи з завданнями і завданнями. Всі інші дії, доступні через win-інтерфейс, виконувати не можна. Наприклад, не можна відновлювати або видаляти завдання, можна підписувати завдання і завдання ЕЦП. Загальні відомості В ході обробки маршрутів завдань виконавцям приходять завдання. Посилання на завдання автоматично поміщаються в папку «Вхідні» виконавців. Завдання можуть бути наступних типів:  Завдання - виконавець повинен виконати роботи, описані в тексті завдання, і після цього виконати завдання в системі;  Повідомлення - виконавець може просто взяти до відома інформацію, викладену в тексті завдання, і не виконувати в системі ніяких дій. 9 Після того як всі виконавці виконають завдання, ініціатору приходить завдання-контроль. Посилання на завдання-контроль автоматично поміщається в папку «Вхідні» ініціатора завдання. Порядок виконання завдання Для того щоб виконати завдання, зробіть наступне: 1. Відкрийте сторінку завдання. 2. Відобразіть в тексті завдання інформацію про виконані роботи. 3. На панелі інструментів натисніть на кнопку (Виконати). В результаті завдання перейде в стан «Виконано». Пошук об'єктів Для доступу до об'єктів системи, які не вкладені ні в одну папку або заздалегідь невідомо, в яку папку вкладені об'єкти, призначені пошуки. На сайті стандартного web-доступу можна використовувати стандартні пошуки документів, завдань, завдань та спільний пошук. Загальний пошук дозволяє одночасно шукати документи, завдання, завдання і папки по одним і тим же критеріям. Порядок виконання пошуків Для того щоб виконати пошук документів, завдань або завдань, зробіть наступне: 1. У провіднику веб-доступу, на панелі інструментів натисніть на одну з наступних кнопок:  для пошуку документів;  для пошуку завдань;  для пошуку завдань. В області дерева папок відкриється форма для завдання критеріїв. Склад критеріїв залежить від типу пошуку. Наприклад, форма для завдання критеріїв пошуку документів виглядає так: 2. Заповніть критерії. 10 3. Натисніть на кнопку. В результаті в області вмісту папок відкриється список об'єктів, які відповідають введеним умовам. У списку будуть тільки ті об'єкти, на які у поточного користувача є права. Вихід з сайту web-доступу Для того щоб вийти з сайту web-доступу, закрийте провідник web-доступу. Для цього перейдіть за посиланням «Вихід», розташованої в інформаційній секції провідника. В результаті поточний сеанс роботи завершиться і відкриється сторінка входу в систему. Сторінку входу можна просто закрити в браузері. 11

Перш ніж почати користуватися програмним продуктом, його необхідно спочатку встановити. Саме процесу установки системи DIRECTUM і буде присвячена ця стаття.

У деяких випадках потрібно видалити додаток і встановити його «з чистого аркуша», наприклад, при встановленні більш нової версії. Оскільки такі ситуації виникають нерідко, питання видалення інформації про продукт я не міг обійти стороною, йому буде присвячений відповідний розділ.

Всі рекомендації взяті з документації, що входить в поставку системи, і з бази знань, посилання на її статті буду приводити далі по тексту.

Отже, уявімо, що перед нами - дистрибутив системи. Якщо раніше досвіду установки не було, то відразу може виникнути багато питань. В якій послідовності проводити встановлення? З якими параметрами встановлювати? Чи буде додатково щось налаштовувати в операційній системі?

Дійсно, необхідно дотримуватися послідовність дій при установці, часто потрібно налаштувати певним чином права на NTFS-каталоги, включити в необхідні групи користувачів і т.п. З цієї причини, як би це не звучало банально, установку необхідно проводити відповідно до інструкції, в якій повністю описаний порядок установки.

Отже, з чого ж почати установку? Перш за все, ще до початку власне установки, необхідно переконатися, що комп'ютер відповідає вимогам, що пред'являються до апаратного та програмного забезпечення. Чи може в принципі бути встановлено додаток на даний комп'ютер? Слід звернути увагу, що оновлення загальносистемного ПЗ в ряді випадків тягне за собою необхідність оновити і прикладне ПЗ. Зокрема, дуже багато запитань надходить за сумісності DIRECTUM з новими продуктами Microsoft, наприклад, з Windows 8. З усіма вимогами можна ознайомитися в документі «Типові вимоги до апаратного та програмного забезпечення», який завжди входить в комплект поставки системи.

Найчастіше дистрибутиви зберігаються на мережевому ресурсі, з нього ж і виробляється установка. Дійсно, це дуже зручно з багатьох причин - надійність зберігання, доступ з будь-якого комп'ютера по мережі тощо. Клієнтську частину, інтеграцію з офісними додатками, як правило, саме так і встановлюють - з мережевою "кулі". При цьому слід звернути увагу, що не будь-яке додаток може бути встановлено таким чином - може знадобитися установка з локального диска. Зокрема, цей нюанс стосується установки серверної частини. При спробі установки з мережевого ресурсу може виникнути така помилка: «Помилка пакета Windows Installer. Неможливо запустити сценарій завершення установки ... »().

Установку деяких додатків необхідно проводити з правами локального адміністратора, в інструкції завжди є відповідна примітка. В ОС Windows Vista і вище необхідно явно вказувати це з допомогою пункту контекстного меню «Запуск від імені». У тих випадках, коли потрібно проводити дії в командному рядку, командний рядок також слід запускати від імені локального адміністратора.Еслі установку виробляти без прав локального адміністратора, то на виконання деяких дій може не вистачити прав доступу. Так, необхідні бібліотеки або COM-сервера виявляться незареєстрованими в операційній системі. Також, при установці деяких модулів відбувається створення журналу Windows, що вимагає наявність прав локального адміністратора.

окремі випадки

У попередньому розділі ми розглянули загальні рекомендації по установці. Зараз пропоную розібрати кілька окремих випадків, які нерідко зустрічаються на практиці.

Розгляд почнемо з установки російськомовного Microsoft SQL Server 2008 R2 RUNTIME. Дистрибутив Microsoft SQL Server поставляється в рамках RUNTIME-угоди і для роботи тільки з системою DIRECTUM. Працездатність системи в цьому випадку гарантується тільки при певному наборі компонент. Що станеться, якщо вибрати склад компонент не по інструкції, а, скажімо, взагалі все компоненти? Зокрема, російськомовний дистрибутив SQL 2008 R2 RUNTIME не містить компоненту Reporting Service, тому виникатиме помилка установки ().

Рекомендую з великою обережністю використовувати спецсимволи в паролі користувачів SQL. Чи не закликаю зовсім відмовитися від спецсимволов, але краще їх не використовувати, якщо на те немає спеціальної необхідності. Чому потрібно намагатися цього уникати? Якщо в параметрах підключення до SQL-серверу вказати користувача, пароль якого містить апостроф, то виникне помилка "There is a problem with this Windows Installer package ... Format of the initialization strings does not conform to the OLE DB specification". Відповідно, для усунення помилки необхідно поміняти пароль ().

Видалення інформації про продукт

Іноді видалення продукту відбувається не повністю і запис про продукт залишається в системі. Наприклад, у випадку з клієнтською частиною системи DIRECTUM це може стати причиною невірної установки більш пізніх версій системи DIRECTUM на даний комп'ютер. Також, були випадки, коли при установці додатка виникали повідомлення про те, що програма вже встановлено.

Для коректного видалення інформації про програму, встановленому з помилками, написано чимало програм. Ми рекомендуємо в таких випадках скористатися утилітою MsiZap з пакету Windows Platform SDK. Утиліта поширюється разом з дистрибутивом DIRECTUM і знаходиться в папці \\ Utils \\ MsiZap.

Для запуску утиліти і виконання дій з видалення даних про програму, встановленому з помилками необхідно виконати наступну команду MsiZap.exe T (ProductCode) ().

висновок

Пошук рішення може не обмежуватися базою знань на сайті підтримки DIRECTUM. Корисну інформацію можна знайти, наприклад, на сайтах компанії Microsoft. Часто статті бази знань посилаються на ресурси Microsoft (див. Статті № 4301 і № 4869).

Установка - дуже велика предметна область, ми охопили лише малу частину. Якщо дана тема буде цікава відвідувачам сайту, можливо, в майбутньому будуть написані статті, в яких розберемо тонкощі установки окремо взятих модулів.

Наостанок залишається всім побажати швидкого встановлення і стабільної роботи системи!

Розмір: px

Починати показ зі сторінки:

транскрипт

1 СЕД «DIRECTUM» ЗАГАЛЬНА інструкція користувача по роботі в системі (детальна)

2 Зміст Зміст Терміни та визначення Нормативні посилання Ролі Опис системи Правила роботи з папками Призначення папок Рекомендації по використанню папок для зберігання документів Призначення прав доступу до папки Рекомендації по використанню папок для зберігання завдань / завдань Робота з документами Робота з вмістом документа Перегляд і зміна документів Налаштування прав доступу до документів Життєвий цикл і версії документів Видалення документів Пошук документів Електронний цифровий підпис Робота із завданнями і завданнями Створення завдань Приймання робіт за завданнями Перегляд стану завдань і завдань Припинення, відновлення і рестарт завдань Створення подзадач до завдань і завдань Налаштування прав доступу до завдань і завданням Видалення завдань і завдань Канцелярія Номенклатура справ Реєстрація документів Довідники Дії з записами довідників Сервісні функції системи Управління користувачами Установка прав доступу до об'єктів при зміні співробітника Заміщення користувачів Установка п рав на документи з використанням сценарію «Майстер налаштування прав на електронні документи та папки» Резервне копіювання / відновлення системи ... 22

3 2 1. Терміни та визначення Версія електронного документа це черговий відредагований або узгоджений варіант документа. Кожна версія має поточний стан: в розробці, діюча, застаріла. Завдання обсяг робіт, який необхідно виконати для досягнення результату. Завдання доручення в межах завдання, яке необхідно виконати виконавцю. Маршрут список виконавців по завданню із зазначенням послідовності і термінів виконання завдань. Папка структурна одиниця модулів системи DIRECTUM, що дозволяє об'єднати посилання на електронні документи / завдання / завдання та інші папки. Сама папка також може входити в вміст іншої папки. РКК реєстраційно-контрольна картка. Номенклатура справ систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно пошукової системи. Місце реєстрації робоче місце (підрозділ), де проводиться реєстрація вхідних / вихідних документів. Місце реєстрації документів може бути одне для кількох підрозділів. На кожному місці реєстрації ведуться свої журнали реєстрації вхідних / вихідних документів. Довідник це компонента системи DIRECTUM, призначена для роботи з умовно-постійної структурованої інформацією. Довідники представляють собою списки записів. Компонента - складова частина МОДУЛЯ системи DIRECTUM, що має характерний інтерфейс, набір даних і їх функції, наприклад, Користувачі, Типи довідників, Звіти, Сценарії. Список всіх компонент відбивається в компоненті Компоненти. 2. Нормативні посилання Інструкція користувача розроблена відповідно посиланнями на такі документи: 1. Керівництво користувача СЕД «DIRECTUM» (далі керівництво користувача). Для звернення до Керівництву користувача необхідно натиснути на клавіатурі кнопку або відповідний пункт в меню «Довідка» програми СЕД «DIRECTUM». 3. Ролі Користувач співробітник, який використовує інформаційну систему для виконання своїх обов'язків. Адміністратор співробітник, що займається налаштуванням інформаційної системи відповідно до потреб організації та супроводом в процесі її експлуатації.

4 3 4. Опис системи DIRECTUM система електронного документообігу та управління взаємодією, націлена на підвищення ефективності роботи всіх співробітників організації в різних областях їх спільної діяльності Правила роботи з папками Призначення папок Папки дозволяють групувати документи, завдання, завдання по темам і часто є одним із способів пошуку документів в системі DIRECTUM. Деякі документи (положення по університету, посадові інструкції, інструкції по роботі з системою DIRECTUM і т.п.) зручніше шукати саме за наявністю в папці, а не по найменуванню або змістом документа. Папки "Вхідні", "Вихідні" та "Вибране" є особистими папками користувача і доступні тільки йому (при необхідності - його керівникам або заміщає). Тому розміщувати і видаляти посилання на папки, документи, завдання і завдання всередині цих папок користувач може довільним чином, зручним особисто йому. У «Спільної папки» містяться об'єкти, які повинні бути завжди швидко доступні всім користувачам. Тому в цій папці, а також вкладені в неї папках, розподіл інформації повинно йти за напрямками діяльності, а не по користувачах (в крайньому випадку по відділах). Змінювати склад елементів «Загальною папки» можуть тільки користувачі, які мають відповідні права (на самому верхньому рівні тільки адміністратор) Рекомендації по використанню папок для зберігання документів Для ефективного використання папок (як особистих, так і загальних) потрібно дотримуватися наступних рекомендацій: - кількість елементів в папці має бути таким, щоб поміщатися на один екран провідника системи, що зробить роботу більш зручною, тому що не зажадає використання скролінгу. Регулювати кількість елементів можна виділенням вкладених папок; - за кожну папку повинен бути призначений один відповідальний, який буде проводити контроль та оптимізацію розміщених в папці документів; - за розміщення документа в відповідної загальнодоступному місці (якщо даний документ може знадобитися для роботи іншим користувачам) відповідає користувач, який створив документ (для вихідних і внутрішніх документів), або користувач, який отримав документ для виконання (для вхідних документів). Якщо у користувача немає прав на зміну потрібної папки, то він повинен відправити посилання на її відповідальному за папку; - оскільки посилання на один і той же документ може перебувати в кількох папках, то папки слід створювати в різних розрізах, щоб розширити можливості пошуку (наприклад, папка по конкретному проведеного заходу, куди зібрати посилання на документи різних відділів). Однак щоб не ускладнювати розкладання документів по папках, краще використовувати угруповання папок; - для зручності роботи з тимчасовим проектам рекомендується створювати папки з добірками документів з інших папок. Надалі такі папки можна буде видалити (так як в папці зберігаються не самі об'єкти, а тільки посилання на них, то видалення папки спричинить за собою тільки видалення посилань, розташованих в ній);

5 - назва папки повинно бути змістовним само по собі, а не тільки в контексті конкретної папки (наприклад, «Інструкції по роботі з системою DIRECTUM», а не просто «Інструкції»). Це дозволить правильно оцінити її зміст при зверненні до неї через пошук папок; - назва папки має починатися з великої літери без провідних прогалин, щоб в подальшому забезпечити коректну (однотипну) сортування підпапок в межах однієї папки; - іноземні (англійські) назви необхідно писати без перекладу, або переклад вказувати в дужках. Наприклад, Petrol (Петрол); - можливість використання папок пошуку - папок, вміст яких змінюється автоматично відповідно до заданих критеріїв. Критерії задаються в картці папки. Вміст папки пошуку оновлюється при переході в папку Призначення прав доступу до папки Права доступу користувачів до папки слід робити менш жорсткими, ніж до документів, тому що папки носять загальний характер (а документ конкретний), і можуть знадобитися більшій кількості користувачів. Відсутність доступу до папки ускладнить пошук, але не підвищить конфіденційність, оскільки на документи права задаються окремо. За кожну папку завжди повинен бути призначений один відповідальний. При призначенні прав доступу до папки рекомендується дотримуватися наступних правил: - права на перегляд папки необхідно давати всім користувачам, яким може знадобитися інформація по даній темі (в більшості випадків всім користувачам системи); - права на зміну папки необхідно давати тим користувачам, які можуть поповнювати її вміст; - повний доступ до папки рекомендується залишати тільки автору папки. Щодо встановлення прав доступу до папок представлені в розділі «Загальні положення роботи в системі DIRECTUM\u003e Налаштування прав доступу до папок» Керівництва користувача Рекомендації по використанню папок для зберігання завдань / завдань Папки для зберігання завдань і завдань, як правило, є особистими папками користувача. Їх основне призначення - розділяти завдання за темами, терміновості, місцем виконання і т.п. Наприклад, можна рекомендувати виділення наступних папок: - найбільш важливі для виконання завдання; - найбільш важливі завдання, передані виконавцям і знаходяться на контролі; - завдання, що знаходяться в роботі у підлеглих (посилання на папки «Вхідні» співробітників відділу); - відкладені завдання без зазначення строку виконання. 4

6 Робота з документами Для роботи з документами в системі DIRECTUM призначений модуль «Управління електронними документами». Кожен електронний документ системи складається з набору інформації (текстової, графічної, аудіо, відео і т.п.) вмісту електронного документа, і картки форми, що містить набір атрибутів, що описують документ (автор, тип документа, дата створення, кореспондент і т.д .), які можуть бути використані для пошуку та угруповання електронних документів. Для організації зберігання документів використовуються папки, в які поміщаються посилання на електронні документи Робота з вмістом документа Система DIRECTUM дозволяє використовувати будь-які програми для створення і редагування електронних документів (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, AutoCAD, CorelDraw та ін.) для оперативного створення однотипних документів використовуються шаблони, що визначають початкове вміст документа. Наприклад, шаблони «Наказ по основній діяльності», «Договір поставки», «Комерційна пропозиція» і т.п. При цьому в текст документа можуть автоматично підставлятися поля, заповнені в картці документа. Роботи по додаванню, коригування та видалення шаблонів документів виконує Адміністратор або користувач системи. Порядок створення документа з шаблона представлений в розділі «Управління електронними документами\u003e створення документів\u003e порядок створення документів з шаблону» Керівництва користувача. Крім створення документа засобами системи, користувач може занести в DIRECTUM вже готовий документ з будь-якого файлу операційної системи, а також безпосередньо зі сканера за допомогою функції імпорту документів. Порядок створення документа з файлу представлений в розділі «Управління електронними документами\u003e створення документів\u003e порядок створення документів з файлу» Керівництва користувача. Порядок створення документа зі сканера представлений в розділі «Управління електронними документами\u003e створення документів зі сканера» Керівництва користувача Перегляд і зміна документів Перегляд і редагування документів здійснюється за допомогою використання програми-редактора, в якому був створений текст документа, наприклад, один з додатків Microsoft Office або OpenOffice.org. Для того щоб переглянути, відредагувати або роздрукувати текст документа, треба відкрити текст документа в додатку-редакторі і далі використовувати можливості програми-редактора. Опис робіт по перегляду та зміни документів наведені в розділі «Управління електронними документами\u003e перегляд і зміна документів» Керівництва користувача.

7 Налаштування прав доступу до документів Система DIRECTUM дозволяє розмежовувати права доступу до документів. Документ доступний тільки тим користувачам, яким призначені права доступу. Решта користувачі не бачать посилання на документ. Такі користувачі не можуть знайти документ пошуком і працювати з ним. За замовчуванням права доступу до документа є тільки у автора документа. Автор може призначити права доступу іншим користувачам. Для того щоб налаштувати права доступу до документа, зробіть наступне: 6 1. Виділіть документ в провіднику системи і виберіть пункт меню Файл / Налаштувати права доступу. Відкриється вікно «Налаштування прав доступу до електронного документа»: У лівій частині вікна розташовано дерево «Користувачі». У цьому дереві знаходяться всі користувачі системи DIRECTUM. Користувачі об'єднані в групи. На верхньому рівні завжди присутня група «Всі користувачі (ВСЕ)». У цій групі знаходяться всі зареєстровані користувачі системи DIRECTUM. Решта групи налаштовує адміністратор системи. У правій частині вікна розташована таблиця «Права доступу». У цій таблиці знаходяться ті користувачі і групи користувачів, для яких налаштовані права доступу. Змініть складу користувачів і груп в таблиці «Права доступу». Для цього використовуйте кнопки, 2. і 3. Вкажіть тип прав в поле * Тип прав. 4. Натисніть на кнопку ОК. В результаті будуть змінені права доступу до документа. Зміни вступлять в силу при наступному зверненні до документа. Опис робіт з налаштування прав доступу до документів наведені в розділі «Управління електронними документами\u003e настройка прав доступу до документів» Керівництва користувача.

8 Життєвий цикл і версії документів Кожен документ може мати необмежену кількість версій. Це дозволяє зберігати історію зміни змісту документа (наприклад, в процесі узгодження) і уникати роботи із застарілою інформацією. При цьому версії одного і того ж документа можуть бути в різних форматах (наприклад, DOC і PDF). Версія електронного документа відбиває актуальність його вмісту. Кожна версія може перебувати в одному з станів: в розробці, діюча, застаріла. Для візуального представлення стану версії використовується особливе накреслення шрифту. Порядок зміни стану (життєвого циклу) документа представлений в розділі «Управління електронними документами\u003e робота з версіями електронних документів\u003e перегляд і зміна стану документа\u003e порядок зміни стану документів» Керівництва користувача. Картка для всіх версій документа одна і та ж. Властивості документа, задані в картці, поширюються на всі версії документа. Наприклад, права доступу розповсюджуються на всі версії. Нові версії створюються на основі існуючих версій. Зміст нової версії документа спочатку збігається зі змістом версії, на основі якої вона створюється. Кількість версій документа необмежено. Для того щоб створити версію документа, зробіть наступне: 7 1. У провіднику системи виділіть документ і виберіть пункт меню Дії / Створити версію. Відкриється вікно «Створення версії електронного документа»: 2. Заповніть наступні поля: * На основі версії версія, текст якої буде поміщений в нову версію; Примітка примітка до версії. Примітка бачитимуть всі користувачі при відкритті документа; * Стан стан версії. Стан впливає на стиль відображення інформації про версії; Відкрити версію ознака відкриття тексту нової версії. Якщо прапорець встановлений, то відразу після створення версії її текст буде відкритий для редагування. 3. Натисніть на кнопку OK. Версія документа не є самостійним об'єктом. Вона не має власного найменування, на неї не можна скопіювати посилання. Але версії можна видаляти. Для того щоб видалити версію документа, зробіть наступне: В провіднику системи виділіть документ і виберіть пункт меню Стан документа. Відкриється вікно 1. «Стан електронного документа». 2. Виділіть версію, яку хочете видалити, і виберіть пункт меню Файл / Видалити. В результаті версія буде видалена. Відновити вилучену версію не можна, тому видаляти версії слід з обережністю.

9 Порядок створення і видалення версій документа представлений в розділі «Управління електронними документами\u003e робота з версіями електронних документів\u003e порядок створення версій документів і Порядок видалення версій документів» Керівництва користувача Видалення документів При видаленні документа з системи DIRECTUM видаляється вся інформація про документ: картка, все версії тексту, історія роботи, посилання на документ і т.д. Відновити віддалений документ не можна, тому видаляти документи слід з обережністю. Як правило, видаляти варто лише помилково створені документи. В інших випадках рекомендується використовувати інші можливості системи. Наприклад, якщо документ застарів, то замість видалення можна зробити наступне: - позначити документ як застарілий; - видалити посилання на документ з усіх папок системи. У цьому випадку документ залишиться в системі DIRECTUM для історії і не буде заважати в повсякденній роботі. Порядок видалення документів представлений в розділі «Управління електронними документами\u003e видалення документів\u003e порядок видалення документа» Керівництва користувача Пошук документів В системі DIRECTUM передбачені різні можливості для оперативного пошуку документів в електронному вигляді. Пошук може здійснюватися за заданими реквізитами картки, а також у вмісті документа з урахуванням всіх граматичних форм слів на основі морфологічного аналізу (повнотекстовий пошук). Для того щоб виконати будь-якої вільний пошук, зробіть наступне: Відкрийте картку пошуку. Для цього в провіднику системи в меню Пошук виберіть один з наступних 1. пунктів: Загальний пошук; Пошук документів; Пошук задач; Пошук завдань; Пошук папок. Для того щоб відкрити картку пошуку компонент, натисніть на комбінацію клавіш +. Відкриється вікно, в якому можна задати умови пошуку. Наприклад, при пошуку задач відкриється вікно «Пошук задач»: 8

10 9 Розділ 2. В цьому вікні задайте умови пошуку. Для цього: у кожного реквізиту, за яким треба задати умову, в поле Значення натисніть на кнопку. відкриється вікно<Имя реквизита>. Наприклад, для реквізиту Текст вікно завдання умов виглядає наступним чином: задайте умову і натисніть на кнопку ОК. Закриється вікно завдання умов реквізиту (див. Розділ «Способи завдання умов вільних пошуків»). 3. У вікні пошуку натисніть на кнопку Пошук. В результаті відкриється вікно зі списком знайдених об'єктів: При пошуку за реквізитами Текст, Шукати рядок відображається колонка «Рейтинг». Значення в цій колонці показують, наскільки знайдений об'єкт задовольняє поточним умовам пошуку.

11 У системі є можливість здійснювати спеціалізований пошук електронних документів, використовуючи: - зумовлені пошуки (наприклад, "Мої останні змінені документи"); - додаткові пошуки по часто використовуваним критеріям; - можливість завдання для будь-якого документа пов'язаних з ним за змістом або логіці документів і переходу від одного пов'язаного документа до іншого, включаючи його власні пов'язані документи. Опис робіт з пошуку документів наведені в розділі «Загальні положення роботи з системою DIRECTUM\u003e Пошук об'єктів» Керівництва користувача Електронний цифровий підпис Електронний цифровий підпис (ЕЦП) дозволяє замінити традиційну підпис, гарантуючи авторство і незмінність документа в електронному вигляді після його підписання. За допомогою ЕЦП можна підписати будь-яку версію електронного документа, фіксуючи і зберігаючи інформацію про те, хто і коли поставив підпис. Система DIRECTUM підтримує два види ЕЦП: візира і яка стверджує. Візує підпис свідчить про те, що підписав документ ознайомився з ним (завізував його). Стверджується підпис може бути поставлено обмеженим колом осіб в рамках заданих повноважень і свідчить про остаточне затвердження документа. Підпис будь-якого виду, поставлена \u200b\u200bна версії документа, захищає її від змін. Сертифікати ЕЦП видає і реєструє адміністратор системи Підписати документ ЕЦП, значить, поставити ЕЦП на одну з версій документа. Для того щоб поставити ЕЦП на версію документа, зробіть наступне: Виділіть документ в провіднику системи і виберіть пункт меню Дії / Підписати. Відкриється вікно «Підписати електронний документ»: 2. Заповніть наступні поля: * Версія версія документа, на яку треба поставити ЕЦП; * Сертифікат сертифікат, який слід використовувати для формування підпису; Шаблон примітки назву автотекста, використовуваного в примітці до електронного цифрового підпису. Налаштування Автотекста для приміток до ЕЦП виконується аналогічно налаштуванню Автотекста в текстах завдань і завдань, докладніше див. Розділ «Налаштування і використання автотексту»;

12 Примітка примітка до підпису, наприклад, «Згоден» або «Ознайомлений». При використанні Автотекста поле заповнюється автоматично; Стверджується підпис ознака підписання документа стверджує ЕЦП. Прапорець доступний для зміни, тільки якщо користувач має право ставити яка стверджує підпис; Від імені заміщає користувача ознака підписання документа електронним цифровим підписом від імені якого він заміщує користувача. Прапорець доступний для зміни, якщо для поточного користувача налаштоване заміщення; * Користувач користувач, від імені якого підписується документ. Вибирається з довідника Користувачі. Поле є для редагування, якщо встановлений прапорець Від імені заміщає користувача; 3. Натисніть на кнопку ОК. 11 Опис робіт щодо підписання документів ЕЦП наведені в розділі «Управління електронними документами\u003e підписання документів ЕЦП» Керівництва користувача Робота з завданнями і завданнями В термінах системи DIRECTUM в основі будь-якої взаємодії двох або більше співробітників завжди лежить якась задача, тобто деякий обсяг робіт, який визначається ініціатором, який потрібно виконати. Послідовність виконання завдання визначається маршрутом, що задається ініціатором. Маршрут завдання може здаватися вручну або з використанням типового маршруту. У процесі виконання завдання на кожному етапі її маршруту з'являються завдання або повідомлення учасникам процесу або виконується заданий сценарій. Основні поняття по роботі з завданнями і завданнями представлені в розділі «Управління діловими процесами\u003e робота з завданнями і завданнями\u003e основні поняття» Керівництва користувача. При «ручному» призначення виконавців ініціатор самостійно формує список виконавців з користувачів системи. Маршрутизація для виконання завдання може бути паралельною, послідовною або складної, коли можна задати последовательнопараллельний маршрут проходження завдання. Для управління бізнес-процесами, такими, що підлягають жорсткій регламентації або часто повторюваними, можуть бути налаштовані типові маршрути. Механізм типових маршрутів є потужним інструментом для автоматизованого створення завдань відповідно до заданих бізнес-правилами будь-якої складності. За допомогою типового маршруту автоматично задається список виконавців (в т.ч. на основі ролей), можуть заповнюватися будь-які поля завдання (наприклад, текст або тема), зчитується інформація з вкладень і пов'язаних об'єктів (завдань, подзадач, електронних документів, довідників). В системі DIRECTUM виділяється два види типових маршрутів вільні і жорсткі, кожен з них формується певним набором блоків. Вільні типові маршрути дозволяють користувачеві створювати завдання за певним шаблоном і можуть використовуватися, наприклад, для часто повторюваних процесів (розсилка наказу по керівникам відділів, підготовка службової записки і т.д.). Поля завдання, заповнені при виборі вільного типового маршруту, можна скорегувати вручну, змінивши виконавців, терміни, тему завдання і т.д. Жорсткі типові маршрути використовуються для строго регламентованих процесів, відходити від яких співробітники не мають права. Основою жорстких типових маршрутів

13 є опис логіки ділових процесів, схема яких може динамічно змінюватися в залежності від результатів виконання попередніх етапів маршруту. Для зберігання завдань і завдань виділені особисті папки користувача. Папка «Вхідні» призначена для завдань, які приходять на виконання користувачу. Папка «Вихідні» містить завдання, які створює користувач. Усередині даних папок користувач може створити власні папки для того, щоб упорядкувати і проранжувати обсяг робіт необхідних до виконання. Також для структурування завдань і завдань можуть використовуватися сортування і фільтрація по заданих реквізитами (Тема, Ініціатор, Термін і т.д.) Створення завдань В системі DIRECTUM передбачено два способи створення завдань: без типового маршруту (вручну) і за типовим маршрутом. При створенні завдання без типового маршруту, маршрут і основні властивості завдання ініціатор заповнює вручну. При створенні завдання за типовим маршрутом, маршрут і все або деякі основні властивості завдання заповнюються автоматично. Залежно від налаштувань типового маршруту, ініціатор може або не може змінювати маршрут і властивості завдання після їх автоматичного заповнення. Типові маршрути налаштовує адміністратор системи. Створити завдання в системі DIRECTUM, значить, заповнити картку і стартувати завдання на виконання. Для того щоб створити завдання без типового маршруту, зробіть наступне: 1. У провіднику системи перейдіть в папку, в яку треба помістити посилання на нову задачу. 2. Виберіть пункт меню Файл / Створити / Створити завдання. Відкриється картка завдання. 12 У картці завдання вказуються маршрут і основні властивості завдання, такі як тема, текст, вкладення і т.п. Після старту завдання автоматично створюються завдання виконавцям завдання. Порядок створення завдань вручну і за типовим маршрутом представлений в розділі «Управління діловими процесами\u003e створення завдань» Керівництва користувача Приймання робіт за завданнями Після того як виконавці виконають завдання по завданню, ініціатору приходить заданіеконтроль. Посилання на завдання-контроль поміщається в папку «Вхідні» ініціатора завдання. Отримання завдання-контроль свідчить про те, що виконавці виконали свою роботу. Ініціатор завдання може погодитися або не погодитися з результатами роботи. Залежно від цього ініціатор може прийняти завдання або відправити на доопрацювання. Ухвалення завдання і відправка на доопрацювання виконуються з картки завдання-контроль. Порядок приймання робіт за завданнями представлений в розділі «Управління діловими процесами\u003e Приймання робіт за завданнями» Керівництва користувача.

14 Перегляд стану завдань і завдань В системі DIRECTUM для перегляду стану завдань і завдань передбачені наступні можливості: - закладка «Стан» в картках завдань і завдань; 13 - схема маршруту в картках завдань і завдань. Перегляд стану завдань і завдань описаний в розділі «Управління діловими процесами\u003e перегляд стану завдань і завдань» Керівництва користувача Припинення, відновлення і рестарт завдань У разі якщо немає необхідності у виконанні завдання, ініціатор в будь-який момент може припинити роботи по невиконаною завданню. Також ініціатор може відновити роботи по припиненої завданню або рестартовать роботи по припиненої або виконане завдання. При поновленні завдання, виконання робіт починається з того місця, де вони були зупинені. При рестарт завдання виконання робіт починається з початку. Порядок припинення, відновлення і рестарту завдання представлений в розділі «Управління діловими процесами\u003e припинення, відновлення і рестарт завдань» Керівництва користувача Створення подзадач до завдань і завдань В системі DIRECTUM передбачена можливість створювати підзадачі до завдань і завдань. Підзадача це завдання, створена з іншої задачі або завдання. Завдання або завдання, з яких створена подзадача, називаються провідним завданням або завданням відповідно. Підзадачі зручно використовувати в тих випадках, коли в рамках одного завдання або завдання виникає потреба створити додаткову задачу, наприклад, якщо потрібно виконати наступні дії: - задати питання комусь із співробітників; - послати нагадування або доповнити завдання комусь із виконавців; - переслати отримане завдання іншим виконавцям; - виконати додаткові роботи із залученням інших співробітників, не зазначених раніше в якості виконавців. Порядок створення подзадач до завдань і завдань представлений в розділі «Управління діловими процесами\u003e створення подзадач до завдань і завдань\u003e порядок створення подзадач» Керівництва користувача Налаштування прав доступу до завдань і завдань Для завдань і завдань системи DIRECTUM виділяється два рівні прав: - права на зміну окремих завдань і завдань; - права на перегляд всіх завдань і завдань сімейства.

15 Права на зміну завдань і завдань визначаються автоматично за характером участі користувача в завданні. Права на зміну завдання має ініціатор завдання. Права на зміну завдання має ініціатор завдання і виконавець завдання. Налаштовувати права на зміну завдань і завдань можна. Права на перегляд завдань і завдань налаштовуються в картці головного завдання і діють одночасно для всього сімейства задач. Налаштування прав доступу до завдань здійснюється за сценарієм аналогічного налаштування прав доступу до документів. Порядок налаштування прав доступу до завдань представлений в розділі «Управління діловими процесами\u003e настройка прав доступу до завдань і завдань\u003e порядок настройки прав доступу до задачі» Керівництва користувача Видалення завдань і завдань В системі DIRECTUM передбачена можливість видалення завдань. Разом із завданням видаляються всі завдання по завданню. Видаляти завдання окремо від завдання не можна. При видаленні завдань, з системи DIRECTUM видаляється вся інформація про завдання та завдання: картки, історія роботи, посилання і т.д. Відновити вилучену завдання не можна, тому видаляти завдання слід з обережністю. Для того щоб видалити завдання, зробіть наступне: Виділіть завдання в провіднику системи і виберіть пункт меню Файл / Видалити папку / завдання. Відкриється вікно «Підтвердження» з текстом «Ви дійсно хочете видалити завдання»: 2. Натисніть на кнопку Так. Порядок видалення завдань і завдань представлений в розділі «Управління діловими процесами\u003e видалення завдань і завдань\u003e порядок видалення завдання» Керівництва користувача Канцелярія Для забезпечення «паперового» документообігу та контролю виконання доручень в системі DIRECTUM використовуються модуль «Канцелярія» Номенклатура справ Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів і обліку справ. Список справ зберігається в довіднику Номенклатура справ. Довідник є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Перелік номенклатури справ ведеться в розрізі підрозділів і місць реєстрації. Заповнюється відповідальною діловодом.

16 Створити номенклатури справ можна двома способами: вручну і за допомогою сценарію «Створити номенклатуру справ». Для того щоб вручну створити справу, зробіть наступне: 1. Відкрийте довідник Номенклатура справ і створіть новий запис. 2. Заповніть реквізити на закладці «Основні реквізити». 3. Збережіть запис. В результаті буде створена нова справа. Створене справу можна використовувати при створенні РКК. 15 За допомогою сценарію «Створити номенклатуру справ» здійснюється створення номенклатури справ на наступний період (на наступний рік) шляхом копіювання справ за попередній період. Для того щоб створити справи за допомогою сценарію, зробіть наступне: 1. Запустіть сценарій Створити номенклатуру справ. Відкриється вікно запиту параметрів: 2. Заповніть поля наступним чином: * Дата початку копійованого періоду, * Дата завершення копійованого періоду період дії записів, які слід скопіювати; * Рік створюваного періоду - рік дії створюваних записів; * Наша організація, Місце реєстрації, Підрозділ записи з однойменних довідників, за якими буде обмежений список копійованих записів. 3. Натисніть на кнопку ОК. В результаті почнеться формування номенклатури справ на рік, зазначений в параметрі * Рік створюваного періоду. У процесі формування будуть скопійовані всі існуючі справи, що задовольняють зазначеним параметрам. Після завершення формування, на екрані з'явиться повідомлення: Якщо номенклатура справ на вказаний * Рік створюваного періоду вже існує, на екрані з'явиться повідомлення: В цьому вікні можна виконати одну з таких дій: переформувати всі переформувати всі існуючі і створити нові справи на вказаний рік. Після завершення формування з'явиться повідомлення про кількість створених справ:

17 16 Сформувати відсутні - створити відсутні справи, якщо список раніше створених справ не повний. Після натискання буде видано повідомлення про кількість створених справ. У разі якщо в системі на поточний рік існують всі копії справ минулого року, система видасть повідомлення: Подивитися список - переглянути список існуючих справ. Після натискання кнопки відкриється вікно зі списком вже існуючих справ: Після закриття вікна зі списком справ знову стане активним вікно "Підтвердження". Опис робіт з номенклатурою справ представлено в розділі «Канцелярія\u003e Робота з номенклатурою справ» Керівництва користувача Реєстрація документів Порядок реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів відповідно до Номенклатури справ, доручень по документах і контролю їх виконання описаний у відповідних інструкціях по роботі з документацією Довідники опис основних понять вмісту довідників представлено в розділі «Загальні положення роботи в системі DIRECTUM\u003e Робота з довідниками\u003e основні поняття» Керівництва користувача дії з записами довідників з записів довідника можливі наступні дії: - Додавання. Увага: щоб уникнути дублікатів довідника, перед додаванням нового запису необхідно упевнитися, що запис відсутній в довіднику.

18 17 - Зміна. Увага: при внесенні змін до запису довідника, автоматично змінюються реквізити всіх об'єктів (довідники, типи карток) посилаються на запис довідника, тому створення нових записів шляхом внесення змін до застарілі не рекомендується. - Видалення. - Копіювання. Опис дій із записами довідників представлено в розділі «Загальні положення роботи в системі DIRECTUM\u003e Робота з довідниками\u003e дії з записами довідників» Керівництва користувача Сервісні функції системи Управління користувачами Загальні відомості про реєстрацію користувачів Доступ до системи DIRECTUM мають тільки зареєстровані користувачі. Користувач вважається зареєстрованим, якщо для нього є такі записи: - запис в компоненті Користувачі; - запис в довіднику Користувачі; - реєстраційний запис на SQL-сервері, по-іншому, логін (Login); - обліковий запис в БД, по-іншому, користувач БД (User); - запис в довіднику Працівники. Адміністратор створює записи в компоненті Користувачі і в довіднику Працівники. Решта записи створюються автоматично: - запис в довіднику Користувачі створюється автоматично при першому збереженні - записи в компоненті Користувачі; - реєстраційний запис на SQL-сервері і обліковий запис в БД створюються при генерації - користувача в компоненті Користувачі. У записі компоненти Користувачі вказуються основні характеристики користувача: ім'я, статус, категорія, спосіб аутентифікації. Записи довідника Користувачі використовуються при призначенні прав доступу і для установки сертифікатів ЕЦП і шифрування. Реєстраційна запис на SQL-сервері і обліковий запис в БД використовуються при аутентифікації користувачів в момент входу в систему. Записи довідника Працівники використовуються при роботі з модулями системи DIRECTUM. Способи аутентифікації В системі DIRECTUM передбачено три способи аутентифікації користувачів:

19 - аутентифікація по паролю - рекомендується для адміністраторів і розробників; 18 - аутентифікація по перекодувати паролю - рекомендується для користувачів при відсутності домену в локальній мережі підприємства; - Windows-аутентифікація - рекомендується для користувачів при наявності домену в локальній мережі підприємства. При аутентифікації по паролю і аутентифікації по перекодувати паролю у користувачів при вході в систему DIRECTUM запитується пароль. Користувачі з аутентифікацією по паролю можуть працювати з базою даних системи, минаючи компоненти IS-Builder, наприклад, через утиліту Microsoft SQL Server Management Studio. Їх ім'я і пароль входу на SQL-сервер збігається з ім'ям і паролем входу в систему DIRECTUM. Користувачі з аутентифікацією по перекодувати паролю не мають доступу до даних з інших додатків. Їх пароль на SQL-сервері відрізняється від пароля входу в систему DIRECTUM. Користувачі з Windows-аутентифікації входять в систему DIRECTUM під іменами користувачів операційної системи, без повторного введення імені та пароля. Користувачі з Windows-аутентифікації отримують доступ до даних бази даних через роль додатка «IS-Builder Application Role». Активація ролі відбувається при завантаженні провідника системи. Статуси користувачів В системі DIRECTUM передбачено три статусу користувачів: - Адміністратор; - Розробник; - Користувач. Статус користувача визначає склад доступних користувачеві компонент і права доступу до папок, документів, завданням, завданням і повідомленнями. Користувачам зі статусом «Адміністратор» доступні всі компоненти без винятку, а також всі папки і все незашифровані документи, завдання, завдання, повідомлення. Користувачам зі статусом «Розробник» доступні всі компоненти, за винятком компоненти типу «Вбудований адміністрування». Папки, документи, завдання, завдання і зауваження містяться в межах призначених прав доступу. Користувачам зі статусом «Користувач» компоненти, папки, документи, завдання, завдання і зауваження містяться в межах призначених прав доступу. Категорії користувачів В системі DIRECTUM виділяється дві категорії користувачів: - звичайний; - службовий. Всіх користувачів, які працюють в системі DIRECTUM, слід відносити до категорії «Звичайний». До категорії «Службовий» слід відносити тих користувачів, від

20 імені яких в автоматичному режимі запускаються сценарії, створюються задачінапомінанія і виконуються інші автоматичні операції. Користувачі з категорією «Службовий» не включаються до зумовлені групи і не відображаються в списках користувачів системи, які використовуються при призначенні прав на об'єкти системи Установка прав доступу до об'єктів при зміні співробітника Надання доступу до завдань, завдань і документів при зміні співробітника здійснюється за допомогою створення запису в довіднику заміщення користувачів (п Ручна настройка заміщення). Також можлива установка прав на документи за допомогою сценарію «Майстер налаштування прав на електронні документи та папки» (п) Заміщення користувачів Якщо співробітник з яких-небудь причин тривалий час відсутній, наприклад, знаходиться у відрядженні або у відпустці, то його обов'язки, зазвичай, виконує інший співробітник, тобто заміщає. Для призначення прав заміщає співробітнику на об'єкти системи, що і у відсутнього співробітника, в системі DIRECTUM передбачений механізм заміщення користувачів. В рамках цього механізму один користувач може заміщати іншого користувача протягом певного часу. При цьому заміщає користувач на час заміщення отримує ті ж права на папки, документи, завдання і завдання, що і у замещаемого користувача. Для роботи з заміщеннями призначений довідник Заміщення користувачів. Призначення (зняття) прав заміщає співробітнику здійснює адміністратор. Типи заміщень В системі DIRECTUM передбачено два типи заміщень користувача: - Повний; - Асистент. Від типу заміщення залежить, будуть в папках заміщає користувача посилання на папки заміщає користувача чи ні. Якщо тип заміщення «Повний», то в «Вхідні» і «Вихідні» заміщає користувача автоматично будуть додані посилання на папки «Вхідні» і «Вихідні», якого він заміщує користувача. Такий тип заміщення зручно використовувати в тому випадку, якщо один співробітник тимчасово виконує всі обов'язки іншого співробітника. Якщо тип заміщення «Асистент», то в папках заміщає НЕ буде посилань на папки заміщає користувача. Такий тип заміщення зручно використовувати в тому випадку, якщо один співробітник курирує іншого співробітника, але не виконує його обов'язки. Наприклад, такий тип заміщення рекомендується використовувати при безстроковому заміщення користувачів їх керівниками. Незалежно від типу заміщення у заміщує користувача будуть права заміщає користувача на всі папки, документи і завдання, завдання, повідомлення. 19

21 Ручна настройка заміщення Під налаштуванням заміщення мається на увазі ручне створення запису в довіднику Заміщення користувачів. Ручне налаштування рекомендується використовувати при налаштуванні заміщень для отдельновзятого користувачів, наприклад, для користувачів, які перебувають у відпустці. Для того щоб вручну налаштувати заміщення, необхідно виконати наступні дії: 1. відкрити довідник Заміщення користувачів; 2. створити новий запис і заповнити обов'язкові поля; 3. у разі якщо заміщення налаштовується на певний термін, наприклад, на час відпустки співробітника, встановити дату початку і дату закінчення дії заміщення в полях Дата початку та Дата закінчення відповідно; 4. зберегти запис. В результаті в зазначений термін у заміщує користувача з'являться ті ж права на папки, документи і завдання, завдання, повідомлення, що і у замещаемого користувача. Автоматична настройка заміщення Під автоматичним настроюванням заміщення мається на увазі налаштування заміщень з використанням сценарію Створення заміщень керівником. Сценарій призначений для масового створення заміщень користувачів їх керівниками. Для того щоб автоматично налаштувати заміщення, необхідно виконати наступні дії: 1. переконатися, що в настройках системи включений механізм автоматичного заміщення. Для цього: a) запустити сценарій Установки модулів системи DIRECTUM; b) вибрати групу «Управління діловими процесами і Ел. документами »і натиснути на кнопку Встановити; c) встановити значення параметра Автоматичне заміщення працівників керівником в значення «Так»; 2. переконатися, що в довіднику Працівники заповнені поля Користувач в мережі і Підрозділ; 3. переконатися, що в довіднику Підрозділи заповнене поле Керівник; 4. виконати сценарій Створення заміщень керівником. В результаті в довіднику Заміщення користувачів будуть створені записи про заміщення користувачів їх керівниками. Заміщення будуть безстроковими, тип заміщень буде «Асистент». 20

22 Установка прав на документи з використанням сценарію «Майстер налаштування прав на електронні документи та папки» Для призначення прав на документи необхідно: 1. запустити сценарій «Майстер налаштування прав на електронні документи та папки» розташований в розділі «Компоненти\u003e Загальна адміністрування» вікна провідника . Відкриється вікно запиту параметрів: 2. Заповнити поля наступним чином: Варіант зміни прав: вибрати «Призначення прав користувачу»; Змінювати права на: вибрати «Документи»; Змінювати права у вкладених папках: вибрати «Так»; Папка електронних документів папка, в якій розташовуються документи, на які необхідно призначити права. 3. Натиснути на кнопку «Далі», відкриється вікно запиту додаткових параметрів: 4. Заповнити поля наступним чином: * Користувач вказати користувача, якому необхідно призначити права; * Тип прав вказати права на документи (перегляд, зміна, повні); * Спосіб призначення прав вибрати «Додати якщо немає»;

23 * Змінювати права тільки для діючих документів вибрати «Ні». 5. Натиснути кнопку «Далі». Відкриється вікно інформування: Натиснути кнопку «Далі». В результаті почнеться формування прав на документи для користувача наданого в секції * Користувач. Після завершення формування, на екрані з'явиться повідомлення: Резервне копіювання / відновлення системи Загальні відомості про резервне копіювання Забезпечення збереження та безпеки даних здійснюється за допомогою автоматичного створення резервних копій бази даних. Копії повинні зберігатися на іншому комп'ютері, який знаходиться фізично в іншому місці (на випадок пожеж, потопів, терактів, стихійних лих та ін. Надзвичайних подій). Для зменшення займаного місця резервні копії бази даних можна стискати звичайними архиваторами, наприклад, WinZip або WinRar. Планове обслуговування бази даних системи DIRECTUM за розкладом здійснюється з використанням завдань SQL-сервера. Періодичність і порядок виконання резервного копіювання, а також безпосереднє виконання резервного копіювання здійснює адміністратор системи. Типи резервного копіювання Існують повне резервне копіювання БД, разностное резервне копіювання БД і резервне копіювання журналу транзакцій.

24 При повному резервному копіюванні в архіві зберігаються всі елементи БД. При різницевої копіюванні архівуються тільки елементи БД, що змінилися з моменту створення останньої повної копії БД. Слід зауважити, що наступні різницеві копії також містять всі зміни щодо останньої повної копії тобто різницеві копії не доповнюють, а поглинають один одного. Різницеве \u200b\u200bрезервне копіювання рекомендується для прискорення процесу архівування та відновлення часто змінюваних БД; проте воно має сенс тільки при регулярному створенні повної резервної копії БД. Вид операцій, що протоколюються в журналі транзакцій, ознака очищення журналу транзакцій залежить від встановленої моделі відновлення. Залежно від цього при резервному копіюванні журналу транзакцій зберігаються всі або деякі операції, здійснені з БД. Моделі відновлення БД У SQL Server для БД існує три моделі відновлення: Full model, Bulk-Logged model, Simple model. Модель відновлення Full model дозволяє відновити БД до стану, в якому вона була на момент збою або на будь-який вказаний момент часу. У цьому режимі всі операції записується в журнал транзакцій. Журнал транзакцій автоматично не очищається. Цей режим забезпечує максимальні можливості відновлення. В цьому режимі необхідно регулярно очищати журнал транзакцій шляхом його резервного копіювання командою backup log. Тому при визначенні необхідного розміру файлів журналу транзакцій потрібно враховувати і частоту резервного копіювання. Відновлення бази до стану на момент збою передбачає відновлення останньої повної копії бази даних, відновлення останньої разностной резервної копії та відновлення необхідної кількості резервних копій журналу транзакцій, створених після створення останньої разностной резервної копії, в тій послідовності, в якій вони були створені. Модель відновлення Bulk-Logged model дозволяє відновити БД до стану, в якому вона була на момент збою або на будь-який вказаний момент часу, якщо після останнього повного резервного копіювання в базі даних не виконувалися наступні команди: - масової вставки (команди BULK INSERT, SELECT INTO і т.д.); - вставка / зміна великих двійкових даних (text, image); - операції по створенню, перестроювання і видалення індексів. В даному випадку також необхідно регулярно і досить часто виконувати резервне копіювання журналу транзакцій, при цьому він буде регулярно очищатися. Інакше, якщо вище перелічені команди виконувалися, то дана модель дозволяє відновити БД тільки до моменту, на який була зроблена остання резервна копія, тому що такі операції не заносяться в журнал транзакцій. Модель відновлення Simple model дозволяє відновити БД тільки до моменту, на який була зроблена остання повна або разностная резервна копія. Також як в моделі Bulk-Logged операції масової вставки не записується в журнал транзакцій, крім того, в цьому режимі журнал транзакцій автоматично очищається, що дозволяє не турбуватися про потенційну нестачі місця в журналі транзакцій. Також необхідно відзначити, що режим «Simple» має на увазі більш просте відновлення бази в разі збою відновлюється остання повна копія бази даних і остання разностная резервна копія. Цей режим встановлюється за замовчуванням у бази даних, при установці DIRECTUM. 23

СЕД «DIRECTUM» Інструкція користувача по роботі з наказом по основній діяльності (детальна) 1 1. Загальні положення 1.1. Інструкція користувача по роботі з наказами з основної діяльності розроблена

Вхід у систему. Короткий посібник користувача «DIRECTUM» РАНХиГС Робота в системі DIRECTUM починається зі входу в систему. Після входу відкривається провідник системи. Провідник системи є основним

КОГБУ «Центр стратегічного розвитку інформаційних ресурсів та систем управління» Інструкція по виконанню запиту на надання державних (муніципальних) послуг в СЕД DIRECTUM короткий маршрут 2015

Інструкція по роботі виконавця в АСЕД Директум Введення ... 2 1. Виконання доручень ... 2 1.1. Ознайомлення з дорученням ... 2 1.2. Виконання доручення .... 3 1.3. Виконання доручення відповідальним виконавцем ....

Інструкція по роботі з вихідною кореспонденцією в АСЕД Директум Введення ... 2 1. Створення вихідних листів ... 2 1.1. Створення вихідного листа ... 2 1.2. Створення вихідного листа з файлу ... 6 1.3.

Інструкція по роботі з вхідною кореспонденцією в АСЕД Директум Введення ... 2 1. Реєстрація вхідної кореспонденції ... 2 1.1. Створення нової РКК ... 2 1.2. Друк штрих-коду і сканування документів ...

2011 року компанія DIRECTUM Інструкція роботи при реєстрації внутрішнього документа (140627 v1) Призначення Дана інструкція описує порядок роботи з внутрішніми документами (реєстрація, розгляд, відправка

Робота з шаблонами типових документів Керівництво користувача Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АНОТАЦІЯ У цьому документі наводяться відомості про використання в програмному комплексі «Е1 Євфрат»

Система DIRECTUM. Реєстрація документа Система DIRECTUM побудована на платформах Microsoft SQL Server і IS-Builder, добре себе зарекомендували в роботі систем різного масштабу як в невеликих організаціях,

Тема питань: Модуль Канцелярія DIRECTUM Розділ теми питань: Канцелярія За яким принципом обмежується список підрозділів, які можна вибрати при реєстрації документа за допомогою РКК? При реєстрації

Система електронного документообігу та управління взаємодією Версія 4.9.1 Матеріали семінару «Введення в систему DIRECTUM» 2013, Компанія DIRECTUM 2 ЗМІСТ Зміст ... 3 Початок роботи з системою ...

СИСТЕМА захищеного ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ «E-IJRO» КЕРІВНИЦТВО КОРИСТУВАЧА АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ ВИКОНАВЦЯ Анотація Цей документ являє собою керівництво користувача

ТЕХНІЧНА ІНСТРУКЦІЯ ПО ПОРЯДКУ, ПОГОДЖЕННЯ ПАКЕТУ ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ОФОРМЛЕННЯ ДЕРЖАВНИХ ЗАКУПІВЕЛЬ ТЮМЕНСЬКОЇ ОБЛАСТІ В СЕД «Директум» Дана інструкція дозволяє організувати процес узгодження

Інструкція роботи при реєстрації вхідного документа Призначення Дана інструкція описує порядок роботи діловода з вхідними документами (реєстрація, розгляд, відправка на виконання),

Керівництво користувача по додатковим можливостям роботи з кореспонденцією в системі документообігу Lotus Notes Апарату Уряду Челябінської області і органів виконавчої влади Челябінської

Proto 3. Система управління документообігом КЕРІВНИЦТВО КОРИСТУВАЧА SOFTFIN САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 2007 ЗМІСТ Введення ... 4 Вхід в систему ... 5 Елементи головного вікна ... 6 Робота зі стандартними об'єктами ... 7

Методичний посібник для роботи в підсистемі «ДЕЛО-Web» Іркутськ 2017 Зміст 1. Початок роботи. Основне вікно інтерфейсу Справа-Web ... 3 2. Робота виконавця в кабінеті, виконання доручень, ... 12 3.

Для клієнтів юридичних осіб Короткий посібник Зміст Реєстрація клієнта юридичної особи ...................... 2 Поточна робота .............. ........................ 2 Інтерфейс АРМ Клієнт ...................... .......

Система «ДІЛО» Інструкція по роботі в системі електронного документообігу та діловодства «Справа-Web» для керівників і виконавців р Махачкала, 2013 Зміст 1. Запуск модуля системи «ДЕЛО» ...

СЕД "DIRECTUM" для державних органів Удмуртської Республіки Інструкція по роботі з письмовими зверненнями громадян Призначення Дана інструкція описує порядок роботи з письмовими зверненнями громадян

Підсистема автоматичного імпорту Керівництво адміністратора Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АНОТАЦІЯ У цьому документі наводяться відомості про функціональні можливості, призначення і умови

Система електронного документообігу А р х і в а р і у с Керівництво по установці Москва, 2008 2 АНОТАЦІЯ У цьому документі наводиться опис комплекту поставки програмного продукту «ЕВФРАТ-Документообіг

СИСТЕМА захищеного ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ «E-IJRO» КЕРІВНИЦТВО КОРИСТУВАЧА АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ КАНЦЕЛЯРІЇ Зміст 1. Загальні положення 2. Ключі електронного цифрового підпису 3. Вхід

Інструкція з тестування системи електронного документообігу Ескада на демостенде. ЗМІСТ 1. Загальні положення ... 3 1.1 Призначення документа ... 3 1.2 Використовувані терміни та скорочення .... 3 2. Головне

Система електронного документообігу Підсистема обміну документами Керівництво користувача Москва, 2008 ЕВФРАТ-Документообіг. Підсистема обміну документами 2 Зміст ВСТУП ... 3 i. призначення

РОБОТА В СИСТЕМІ «БАНК КЛІЄНТ ОНЛАЙН» для зарплатних клієнтів Керівництво користувача вересень, 2013 Зміст 1. Запуск програми 2. Робота в Системі 3. Створення, відправка, редагування і імпорт реєстрів

Департамент інформаційних технологій міста Москви Автоматизована система збору і обробки заявок на надання послуг електрозв'язку для органів виконавчої влади міста Москви КЕРІВНИЦТВО КОРИСТУВАЧА

Terrasoft 3.X Керівництво по ліцензуванню 1 Зміст 1. Реєстрація користувачів ... 2 1.1. Додавання користувача вручну ... 4 1.2. Додавання користувача з домену ... 5 1.3. імпорт користувачів

Підсистема автоматичної обробки документів Керівництво адміністратора Cognitive Technologies Москва, 2015 2 АНОТАЦІЯ У цьому документі наводяться відомості про функціональні можливості, призначення

LOGO Система документаційного забезпечення управління (СДОУ ГУ-ВШЕ) Документ: Службова записка Система документаційного забезпечення управління (СДОУ ГУ-ВШЕ) Документ: Службова записка Зміст презентації

2015 ФГІС ДО. Інструкція посадової особи по обробці скарг ФЕДЕРАЛЬНА ДЕРЖАВНА СИСТЕМА досудового оскарження. Інструкція посадовці З ОБРОБКИ СКАРГ 1 Зміст 1 Анотація ... 3

Швидкий старт ViPNet ЕДО Звіт для Абонента, що здає звітність в режимі власної бухгалтерії з використанням ЗКЗІ Кріпто Про CSP Листів 18 ІнфоТеКС Інтернет Траст 2014 г. 2 Зміст I. Вступ ...

Система електронного документообігу План вебінару за програмою «Адміністрування діловодства та документообігу в комплексі« Е1 ЕВФРАТ »Москва, 201 4 АНОТАЦІЯ У цьому документі наводиться

Інструкція по роботі з модулем «Діадок» для програми 1С Версія 2.17.0 від 05.04.13 р Зміст 1. Опис модуля ... 3 1.1. Відкриття модуля ... 3 1.2. Головне вікно модуля ... 5 1.3. картка електронного

Сторінка 1 з 53 ЗМІСТ Введення ... 4 Глава 1 Вхід у систему «Діалог» ... 5 1.1 Вхід ... 5 1.2 Вихід ... 6 1.3 Посилання на зміну пароля ... 6 Глава 2. Процеси користувача .. . 8 2.1 Створення документів ....

На платформі Alfresco ECM User Guide Зміст Введення ... 3 Терміни та визначення .... 3 1. Головна сторінка - дашлети і персоналізація ... 3 2. Сайти та журнали ... 4 2.1 Створення сайту, типи сайтів ...

2015 ФГІС ДО. Інструкція діловода органу виконавчої влади ФЕДЕРАЛЬНА ДЕРЖАВНА СИСТЕМА досудового оскарження. Інструкція діловода ОРГАНУ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ Зміст

ПТО. Інструкція по роботі з вхідними та вихідними листами в ЕМСЕД для підвідомчих установ Тюменської області Використані скорочення ЕМСЕД єдина міжвідомча система електронного документообігу;

ЗАТ «Біржа" Санкт-Петербург »199026, Росія, Санкт-Петербург, В.О. 26-а лінія, д. 15, корп. 2 Електронний майданчик ЗАТ «Біржа" Санкт-Петербург »http://tender.spbex.ru/ для закупівель ГУП« Петербурзький метрополітен »

Сервіс Електронний архів Керівництво користувача sberbank.ru Зміст Загальні відомості про сервіс ... 3 Вхід в сервіс ... 5 Основні функції ... 7 Додавання документів до архіву ... 8 Додавання документів

Нові функціональні можливості СЕД версії 3.6.1 Оптимізація відправки документа по маршруту У новій версії оптимізований процес відправки документа по маршруту. Істотно збільшилася швидкість відправки

Робота з бізнес-процесом «Узгодження з ЕП» в системі «ІМЦ: Управління ВНЗ» Самара, 2014 Зміст Передмова ... 3 Створення процесу узгодження з ЕП ... 3 Інтерактивне заповнення полів бізнес-процесу ...

Бастіон-2 АРМ УРВ Про Версія 1.6.7 Керівництво адміністратора Бастіон-2 АРМ УРВ Про. Керівництво адміністратора 2 Зміст Загальна інформація ... 3 1.1 Призначення документа ... 3 1.2 Призначення і основні

Система «ДІЛО» Інструкція для реєструючих і контролюючих документи в системі електронного документообігу та діловодства «Дело» м Махачкала, 2013 Зміст 1. Запуск модуля системи «ДЕЛО» ...

Інструкція по використанню програми «Штрих-М: Сервіс обміну з ПЛЮС» ЗАТ «Штрих-М» Москва 2018 Зміст ОСНОВНІ ВІДОМОСТІ ... 3 ПОЧАТКОВІ УМОВИ ... 3 ВСТАНОВЛЕННЯ додатків «ШТРИХ-М: СЕРВІС ОБМІНУ З ПЛЮС» ...

КЕРІВНИЦТВО АДМИНИСТРАТОРА. УПРАВЛІННЯ КОРИСТУВАЧАМИ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ І УПРАВЛІННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСАМИ «ЕТЛАС» (версія 5.0) 2014 ЗМІСТ Загальні відомості про підсистеми ... 3 ОСНОВНІ

Інструкція по роботі з Клієнт-Банком версії Internet. Зміст: Про інтерфейсі сайту підсистеми «Інтернет-Клієнт» ... 2 Платіжне доручення ... 5 Шаблони документів ... 10 Створення шаблону в процесі створення

Автоматизована система міжгалузевого електронного документообігу РЕГІСТР КЕРІВНИЦТВО КОРИСТУВАЧА (Діє с 2 квітня 2011 року) Москва 2011 ЗМІСТ Керівництво користувача ... i Опис роботи

2 АНОТАЦІЯ Справжній програмний документ містить інструкцію користувача програмного комплексу «Клієнт-банк (WEB)» модуля «Клієнт» (далі ПК) для роботи з електронними документами. Інструкція включає:

Полтава 3.0 Керівництво користувача Інв. підлий. Підпис і дата натомість. інв. Інв. дубл. Підпис і дата Анотація Даний документ є керівництвом для користувача програмного забезпечення системи Полтава

Система «ДІЛО» Інструкція по роботі з проектами вихідних документів і відповідей Зміст 1. Створення проекту ініціативного документа ... 3 1.1. Заповнення основних реквізитів картки проекту документа ...

Система електронного документообігу План навчання за програмою «Адміністратор комплексу« Е1 ЕВФРАТ »Москва, 2014 АНОТАЦІЯ У цьому документі наводиться план навчання користувачів за програмою« Адміністратор

Опис Програми ViPNet Ділова пошта Програма ViPNet Ділова пошта (або просто «Ділова пошта») призначена для організації електронного документообігу в захищеної мережі ViPNet. За допомогою «Діловий

ІНСТРУКЦІЯ КОРИСТУВАЧА «Автоматизована система управління інженерного підтримкою ремонтів» Версія 2.0 м Москва 2015 р 6538 # 01-КК_3-ІА 1 Зміст «Інструкція користувача АСУ ІПР» Позначення і

КЕРІВНИЦТВО по встановленню та налагодженню програми Клієнт-Банк СГБ версія 1.1.226.11 1. Загальні відомості про програму ... 3 1.1 Призначення і функціональні можливості програми ... 3 1.2 Забезпечення

Підсистема збору даних Інструкція по введенню паспортів майнового комплексу Москва 2015 ЗМІСТ 1 Загальні відомості ... 4 1.1 Призначення підсистеми ... 4 1.2 Послідовність дій користувача

Інструкція щодо порядку роботи з Системою електронного документообігу «Вітус-Клієнт» ВХІД В СИСТЕМУ ... 2 ЗАГАЛЬНІ ЕЛЕМЕНТИ ІНТЕРФЕЙСУ ... 2 СТАТУСИ ДОКУМЕНТА ... 2 ДРУК ДОКУМЕНТІВ ... 3 СПИСКИ ... 3 Переміщення

Інструкція з підготовки і проведення нарад ЗМІСТ 1. Підготовка порядку наради ... 2 1.1. Заповнення картки наради ... 2 1.2. Створення порядку наради ... 4 2. Узгодження порядку наради ...