Складно уявити успішну компанію без якісної телефонного зв'язку: будь-який бізнес вимагає постійних комунікацій з клієнтами, партнерами і співробітниками. Витрати на телефонізацію великої фірми вельми відчутні: закупівля техніки, плата за підключення і обслуговування ліній. Зменшити витрати можна за рахунок застосування в офісі сучасних технологій- IP-телефонії. Однак важлива не тільки економія бюджету. Гарантувати ефективність роботи може лише зв'язок, повністю відповідна потребам компанії. Ми порівняємо якість і гнучкість налаштувань аналогової і IP-телефонії, а також вартість підключення і здійснення дзвінків в рамках кожного типу зв'язку.
Яку систему телефонії вибрати для офісу: істина - в порівнянні
На даний момент підключення телефонного зв'язку здійснюється двома способами: за допомогою аналогової і IP-телефонії. Розглянемо докладніше кожен з видів.
Класична система - це підключення одного або декількох абонентів до оператору зв'язку з виділенням індивідуального телефонного номера для кожного з них. Цей тип телефонії прийнятний лише для компаній, яким достатньо однієї-двох ліній, тобто малого бізнесу, невеликих магазинів або офісів з низькою частотою вхідних і вихідних дзвінків. Для великих компаній подібний підхід несе занадто високі витрати, адже підключення і обслуговування кожного номера буде коштувати грошей.
Частково вирішити цю проблему допомагає аналогова міні-АТС, яка «розподіляє» існуючі лінії на внутрішні телефони абонентів, створюючи так звану багатоканальну систему зв'язку . Таким чином, одним номером може користуватися безліч співробітників, але при цьому кількість одночасних вхідних і вихідних дзвінків буде не більшою за кількість встановлених ліній. Втім, на внутрішні дзвінки це правило не поширюється - між собою співробітники можуть спілкуватися без обмежень. Цей метод організації телефонії підійде для маленьких і середніх компаній, для яких важливі внутрішні корпоративні розмови і немає необхідності в здійсненні великої кількості дзвінків.
Ще недавно аналогова телефонія з використанням звичайного телефонного кабелю була єдино можливим способомзабезпечити надійність і якість голосового зв'язку. Але в останні роки ситуація змінилася: цифрова телефоніятепер може забезпечити неперевершену якість звуку і стійкість каналу зв'язку при значно менших витратах. Так, застосування IP-телефонії дозволить скоротити витрати на міжміські переговори на 30-40%, а також заощадити 10% на місцевих дзвінках (якщо порівняти з розцінками на аналогову зв'язок).
Крім того:
- при переїзді вашого офісу існуючий номер можна зберегти;
- функція переадресації дзвінків на стільникові телефонипідвищує мобільність співробітників фірми;
- є можливість організовувати аудіо- і відеоконференції, call-центри, гарячі лінії;
- підключаються послуги записи і прослуховування розмов допомагають підвищити якість обслуговування;
- можливе створення складного голосового меню;
- можна легко і швидко управляти послугами зв'язку та змінювати налаштування в рамках віртуальної АТС;
- існуючий аналоговий номер можна зберегти, перевівши його в формат IP-телефонії.
У підсумку, офісна IP-телефонія володіє значними перевагами перед класичної, тому з кожним роком число її користувачів неухильно зростає.
Підключення IP-телефонії можливо як одночасно з проведенням в офіс Інтернету, так і пізніше. Великим організаціям або тим, кому необхідний call-центр, бажано виділити окремий інтернет-канал для передачі голосових даних, це зробить роботу більш стабільною і дасть можливість організувати до 30-ти телефонних ліній одночасно.
За статистикою найпопулярнішою сферою використання IP-телефонії є торгівля (трохи більше 30% від загального числа компаній). Якщо додати до цього фірми, які надають послуги (25%), що займаються створенням сайтів (більше 8%) і інтернет-маркетингом (майже 7%), в сумі виходить близько 70% організацій. За кількістю номерів на компанію лідирує Центральний федеральний округ: тут на один офіс припадає 1,4 номера.
Устаткування для організації зв'язку в офісі
З класичними аналоговими телефонними апаратами ситуація більш-менш зрозуміла: при організації традиційного типу зв'язку вам необхідно купити звичайні телефони і, при необхідності, міні-АТС. Ці види техніки відрізняються як за вартістю (від самих недорогих моделей за ціною в сотні рублів, до системних станцій за кілька десятків тисяч), так і за кількістю підтримуваних функцій (DECT-телефон, конференц-телефон і т.д.).
Якщо ж ви зупинилися на послуги IP-зв'язку, то вам знадобляться відповідні IP-телефони. У Росії найбільшою популярністю користуються апарати виробників Gigaset, Cisco, AudioСodes. Альтернатива покупці спеціальної техніки - приєднання класичних телефонних апаратівдо IP-шлюзу - адаптера, перетворюючого аналоговий сигнал в цифровий. Підключити до такого пристрою можна відразу кілька телефонів, знизивши таким чином витрати на обладнання. Є можливість використовувати і звичайні стільникові апарати і смартфони, За допомогою спеціального ПО або настройки переадресації. У цьому випадку ніяких додаткових витрат на покупку техніки не буде потрібно зовсім. І нарешті, популярною є організація телефонії через офісні комп'ютери і ноутбуки- на них встановлюється необхідний пакет програм і надалі для здійснення дзвінків залишається лише придбати гарнітуру.
Підключення аналогової телефонії, включаючи купівлю міні-АТС та іншого обладнання, буде коштувати приблизно 50 000 рублів. Організація віртуальної АТС обійдеться значно дешевше - від 2000-2500 рублів.
Бувають ситуації, коли офіси компанії знаходяться у віддаленій від великих міст місцевості (наприклад, в Заполяр'ї), де можливість організації аналогової та інтернет-зв'язку в принципі відсутня. У таких випадках можна придбати супутникові телефони і підключити відповідні послуги. Розцінки на даний типзв'язку дуже високі, а якість значно гірше, ніж у інших варіантів. Однак у відсутності альтернатив супутникова телефонія стає єдино можливим рішенням.
Етапи підключення та налаштування офісної телефонії
Щоб встановити телефон в офіс, в першу чергу слід вирішити, який тип зв'язку буде використаний. Як правило, великі організації попередньо становлять технічне завдання, в якому визначають кількість і види телефонних апаратів і ліній, необхідність установки міні-АТС, а також вибирають компанію-провайдера, орієнтуючись на умови і тарифи.
У разі вибору аналоговий тип зв'язку, то алгоритм дій буде наступний:
- Подача заявки на підключення оператору.
- Прокладка кабелів.
- Установка телефонних апаратів.
- Перевірка працездатності системи і якості зв'язку.
- Навчання співробітників.
Додатково укладається договір сервісного обслуговування. Весь процес може зайняти тривалий час - це буде залежати від кількості вільних ліній і співробітників у оператора, а також від технічної складності підключення.
Для тих компаній, які вибрали IP-телефонію, підключення послуги відбувається набагато швидше - 10-15 хвилин - і здійснюється в « особистому кабінеті»На сайті провайдера. При цьому можливості інструменту вражають:
- підключення майже необмеженого числа телефонів (особливо це важливо для організації call-центрів або гарячих ліній);
- Детальна статистика витрат на зв'язок;
- підключення функції «віртуальний секретар»;
- можливість швидкого налаштуванняпереадресації та інших параметрів;
- запис дзвінків;
- складання чорних списків;
- надання звітів з будь-якого параметру і багато іншого.
VoIP (Voice over Internet Protocol)- це майже те ж саме, що і IP-телефонія.
Різниця тільки в тому, що голос можна передавати не тільки для телефонного зв'язку, а й з іншою метою: в системах відеоспостереження, оповіщення тощо
Інтернет телефонія.
Телефонія через інтернет - найбільш часто зустрічається варіант IP- телефонії. У цьому випадку в якості IP-мережі для передачі голосу використовується інтернет. Але іноді для передачі голосу використовуються і інші мережі, наприклад, внутрішня корпоративна IP-мережу.
SIP-телефонія- це IP-телефонія в якій для управління сеансами зв'язку використовується протокол SIP.
Сьогодні SIP найпоширеніший протокол, який використовується сервіс-провайдерами IP-телефонії. Тому оператори зв'язку часто називають свої послуги SIP-телефонією.
IP-АТС.
Це офісна АТС, розроблена на основі технологій VoIP. IP PBX може бути залізною коробкою, що висить на стіні в офісі, ПО, запущеним на корпоративному сервері, або віртуальної АТС
Hosted АТС.
Це АТС (зазвичай програмна), що працює в дата-центрі сервіс-провайдера. Для бізнесу це майже те ж саме, що віртуальна (хмарна) АТС. Але все ж модель надання послуги трохи відрізняється. Може бути відсутнім віртуалізація і спільне використанняобчислювальних ресурсів, а іноді навіть обмежену участь оператора в обслуговуванні АТС. На практиці це може відбитися на вартості володіння АТС і масштабованості.
Віртуальна (хмарна) АТС.
IP АТС, що надається оператором як сервіс. це найбільш зручний спосіборганізації телефонії для малого бізнесу.