Використання групи контактів (раніше - «список розсилки») для відправки повідомлення або електронні листи кільком людям - групи проекту, комісія або навіть просто групою друзів - без необхідності для додавання кожного імені Кому, копія або СК рядки окремо.

Відомості про групи контактів в Outlook для Mac см. В статті Створення списку розсилки або групи контактів в Outlook для Mac.

додаткові відомості

Створення групи контактів

Примітка: Учасник, який додається до групи контактів, може бути відсутнім в адресній книзі. Його ім'я та адресу електронної пошти включаються при копіюванні і вставці в повідомленні електронної пошти.

Додавання групи контактів, отриманої від іншого користувача

Якщо ви отримали повідомлення, яке містить потрібну вам групу контактів, збережіть її в список контактів.

Відкрийте повідомлення електронної пошти, що містить групу контактів.

В полі Кому або копія клацніть правою кнопкою миші групу контактів і виберіть команду Додати в контакти Outlook.

додаткові відомості

Створення списку розсилки

Списки розсилки за замовчуванням зберігаються в папці Контакти. Якщо ви використовуєте обліковий запис Microsoft Exchange, глобальний список адрес може містити глобальні списки розсилки, які доступні для всіх користувачів мережі. Особисті списки розсилки, які ви створюєте в своїй папці Контакти, Доступні лише вам, але ви можете

Відкрийте повідомлення електронної пошти, що містить список розсилки.

У заголовку повідомлення клацніть правою кнопкою миші список розсилки і виберіть в контекстному меню команду Додати в контакти Outlook.

Увага! Всі кроки описаної нижче процедури будуть коректно виконуватися, тільки якщо Ваш комп'ютер знаходиться всередині факультетської мережі (де дозволений доступ до сервера за допомогою RPC).

Запустіть.

Якщо Ви ще не робили цього на своєму комп'ютері, з'явиться вікно майстра по початкового налаштовування Outlook 2007, на першій сторінці якого потрібно просто натиснути кнопку далі. Нижче наведені картинки, зроблені на основі російськомовної версії програми, для англомовної вони будуть іншими.

На наступній сторінці встановіть прапорець Налаштувати вручну параметри сервера або додаткові типи серверів і знову ж клацніть далі.

На сторінці Вибір служби електронної пошти виберіть пункт Сервер Microsoft Exchangeі клацніть далі.

На сторінці Налаштування Microsoft Exchange поле Сервер Microsoft Exchangeвведіть exch.chem.msu.ru, А в поле Ім'я користувача - призначений Вам ім'я користувача (на зображенні ekv) І клацніть кнопку перевірити ім'я.

На екрані має з'явитися додаткове вікно із запитом імені користувача та пароля. У цьому вікні перед ім'ям користувача потрібно вказати слово maildomain і поставити зворотну косу риску. В полі парольвведіть виданий Вам пароль для доступу до сервера. Щоб його не довелося вводити кожен раз, встановіть прапорець зберегти парольі клацніть OK.

Увага! Якщо ім'я користувача та пароль, які Ви використовували при вході в систему на своєму комп'ютері, не збігаються з тими, які задані на поштовому сервері, вікно із запитом пароля буде виникати кожен раз при підключенні до сервера.

В даний момент програма спробує встановити з'єднання з поштовим сервером, використовуючи введену Вами інформацію. Якщо ця інформація правильна і зв'язок з сервером є, Ви знову побачите сторінку Налаштування Microsoft Exchange, Але вже в зміненому вигляді (ім'я сервера EXCH.maildomain.chem.msu.ruі підкреслене ім'я користувача). Підкреслення означає, що Ваш обліковий запис був однозначно ідентифікована. Залиште встановленим прапорець Використовувати режим кешування Exchange (Це дозволить Вам працювати з поштою при відсутності зв'язку з сервером і дещо знизить навантаження на нього), після чого клацніть далі.

Поява сторінки з написом Вітаємо! означає, що Ви успішно налаштували Microsoft Office Outlook 2007для роботи з Microsoft Exchange Server. клацніть Готово, І програма Outlook запуститься на Вашому комп'ютері.

Якщо в подальшому Вам знадобиться змінити налаштування підключення до сервера, скористайтеся пунктом Параметри облікових записіву меню сервіспрограми Outlook. Або запустіть програму Поштаз панелі управління(Control Panel) Системи Windows і клацніть у вікні кнопку Облікові записи.

Cамоучітель MS Outlook → Основи Outlook → Що таке Outlook?

Що таке Outlook?

Outlook 2002 - потужне і всеосяжне в плані управління інформацією додаток. Але кожен предмет (це відноситься не тільки до програмним продуктам) вимагає введення в специфіку даної галузі і демонстрації загальних принципів роботи, техніки і т. Д. У цій частині будуть розглянуті основи Outlook: від установки додатка до безпосередньої роботи з електронною поштою.

Починати книгу з розповіді про роботу з електронною поштою ми вважаємо некоректним, якщо не сказати неправильним, оскільки Outlook - це не додаток для роботи з електронною поштою. Outlook являє собою єднання всіх коштів, пов'язаних з управлінням персональною інформацією, в яких пошта займає істотну, але все-таки частина. В іншому випадку можна цілком було обійтися і Outlook Express - додатком, що входять в стандартний пакет, що поставляється з операційною системою Windows і є тільки поштовим клієнтом.

В першу частину книги увійшли такі розділи, як:

Знайомство з Outlook. У цьому розділі будуть розглянуті: установка Outlook, загальні принципи роботи в Outlook, а також інтерфейс і робота з вбудованою довідковою системою.
Календар. Ви навчитеся планувати поодинокі і повторювані зустрічі, а також працювати з уявленнями Outlook.
Завдання. У цій главі наводяться відомості про призначення завдань і обліку їх виконання, а також про перетворення елементів.
Контакти. Прочитавши цю главу, ви дізнаєтеся, як створювати контакти і працювати з адресними книгами користувача.
Нотатки. У цьому розділі розглядається робота з нотатками і буфером обміну Microsoft Office.
Щоденник. Ви познайомитеся з автоматичним і ручним веденням вашої діяльності в щоденнику Outlook.
Outlook сьогодні і особисті папки. Остання глава розповідає про спосіб зберігання елементів Outlook, створенні та використанні власних папок, а також про роботу з файловою системою комп'ютера засобами Outlook.

Прихована копія в Outlook 2010.

Microsoft Outlook набагато краще ніж продукт, ніж той який був у Windows XP - Outlook Express.

У Windows 7 це вже повноцінний клієнт і до речі з досить приємним зовнішнім інтерфейсом, що не може не радувати.

Як в Outlook 2007 і Outlook 2010. створити правило, щоб всі листи з певного адреси переміщалися в певну папку.

Буває, що до Вас на пошту MS Outlook приходять постійно листи від певного адресата і щоб мати швидкий доступ до них їх бажано б перемістити в окрему папку і при цьому, щоб всі наступні листи від даного адресата переміщалися туди автоматично. Ось тут до нас на допомогу приходить функція «Правила й оповіщення».

Для початку створимо папку, куди будуть переміщатися листи від певного адресата. Для цього натискаємо правою кнопкою мишки по папці «Вхідні» і в меню вибираємо «Створити папку».

Задаємо ім'я створеної папки і тиснемо «ОК».

Ось у нас з'явилася створена нами папка

Але самі листи туди переміщатися не будуть, для цього необхідно налаштувати правило. Для того щоб створити правило натискаємо правою кнопкою миші по будь-якого листа від адресата для листів від якого хочемо створити правило і в меню вибираємо «Створити правило».

У вікні, ставимо галочки, як показано на малюнку нижче

У наступному вікні необхідно вибрати створену нами папку. Тобто, ми вибираємо папку в яку будуть переміщатися листи від певного адресата. Тиснемо «ОК».

Наступне повідомлення питає про те виконати наше нове правило для всіх листів поточної папки, тобто, перемістити чи вже отримані листи від певного адресата в створену нами папку.

Ставимо галочку як на малюнку нижче і тиснемо «ОК»

Ну от і все. Правило створено. Вже отримані листи від певного адресата відсортовані в створену нами папку і всі наступні листи від цього адресата будуть також автоматично переміщатися в цю папку.

Поділюся з вами невеликий заметочку про те як заховати вікно Outlook 2010 у трей. Тобто якщо вам потрібно що б пошта у вас завжди була відкрита при роботі з комп'ютером, але не заважала вам ще однієї іконкою в робочій панелі внизу (зазвичай панель знизу). Як ви можете помітити іконка Outlook висить так само і в треї, так навіщо ж вона буде забирати у вас дорогоцінну робочу область і взагалі дублюватися, особливо це дратує людей які використовують велику кількість програм одночасно.

Власне забирається програма в трей буквально трьома натисканнями.

перше натискання вам потрібно здійснити на стрілочки розгортає трей, це справа внизу, біля годинника. друге натискання на іконці Outlook яка знаходиться в розгорнулося треї. Натискання потрібно здійснити правою кнопкою мишки. третє натискання робимо лівою клавішею миші на словах « приховувати згорнуте»(Дія показано зліва на зображенні в моїй замітці).

От і все. Тепер коли ви повернете програму Outlook 2010, то вона згорнеться в трей, а у вас буде більше вільного місця. Нові прийшли листи будуть як і раніше відображатися попередженням біля годинника в правому нижньому кутку. До речі відкрити Outlook можна натиснувши на іконку в треї двома клацаннями лівої кнопки миші.

Бувають ситуації, коли доводиться відправляти повідомлення групі людей. Для того щоб не додавати кожен раз одних і тих же людей в список одержувачів в Outlook є можливість автоматизувати даний процес.

Тепер переходимо безпосередньо до створення групи контактів. Відкривши Outlook 2010 вибираємо вистава « Контакти»І тиснемо на« Головна». Вибираємо пункт « Створити групу контактів»(Рис.1)

В полі " ім'я»Вводимо назву групи, до якої будемо застосовувати автоматичну розсилку і вибираємо пункт« Додати учасників».

Вибираємо спосіб, за допомогою якого будемо додавати учасників Групи контактів: З контактів Outlook, з наявної адресної книги, шляхом створення нового контакту. У нашому прикладі це додавання контактів з Outlook.

У вікні виділяємо контакт, який хочемо додати в групу контактів і тиснемо на « Учасники». Після чого не забуваємо натиснути на « Зберегти і закрити»(Рис.2).

Перевіряємо правильність наших дій. Створюємо нове повідомлення. В полі " Кому ...»Пишемо ім'я створеної нами Групи контактів. Якщо необхідно прибрати зі списку розсилки деякі контакти, то в поле « Кому ...»Повідомлення клацніть значок« плюс »(+) поруч з ім'ям списку розсилки, щоб побачити його вміст, а потім видаліть імена людей, яким не потрібно посилати повідомлення (рис.3).

Використання прихованої копії в Outlook

При листуванні по електронній пошті зручно ставити в копії всіх людей, зацікавлених в ознайомлення з листуванням, але не беруть участі в ній. У таких випадках одержувач листа побачить, що лист прийшов йому, а також побачить всіх тих, хто стоїть в копії листа.

Але що робити, коли ви не хочете дати зрозуміти контрагенту, що хтось крім нього отримує цей лист? У цьому випадку використовуйте поле «Прихована копія». Створіть нове повідомлення електронної пошти, перейдіть на вкладку « параметри»І виберіть меню« Показати одержувачів прихованої копії»(Рис. 1).

Введіть адресу та надішліть повідомлення одержувачу.

Outlook це додаток, яке є важливим елементом програмного комплексу від виробника Майкрософт. У додатку є безліч версій. Для більшості організацій це потрібний інструмент для організації роботи, а також необхідний для зручності документообігу.

У багатьох фірмах інколи доводиться витрачати багато часу на відправку електронних повідомлень і з цієї причини виникає необхідність економії часу. Таку можливість дає додаток, коли справа стосується розсилки листів для певної категорії одержувачів (групи). За допомогою Outlook можна створювати списки для розсилок.

Як працювати з додатком Outlook?

Для початку роботи потрібно запустити Outlook, потрібно два рази клацнути по значку додатка розташованому на моніторі або ж натиснути на «Пуск» і вибрати там з усіх програм потрібний елемент.

Після того як додаток завантажиться в меню програми треба вибрати «Файл» і відшукати елемент «Створити».

Потім при наведенні курсору мишки на «Створити», там з'являться підпункти для вибору. Де необхідно знайти елемент «Список розсилки» і після натиснути на цей елемент розташованої зліва кнопкою мишки. Після цих дій відкривається віконце редагування і створення нових списків одержувачів розсилок і листів.

Далі необхідно ввести нове найменування в відображатися поле - «Ім'я». Крім того, програма дозволяє створювати різні групи і безпроблемно перемикатися з однієї групи на іншу. Наприклад, «Друзі», «Замовники» і т.д.

Натискаємо на кнопку «Виберіть членів», для того щоб відобразилася адресна книга. Зі списку ваших контактів вибираємо потрібну адресу і натискаємо на ОК. Після цих дій віконце вибору контактів закриється, а в вашому списку розсилок відобразиться потрібний одержувач, процедуру необхідно повторювати до заповнення всіх потрібних адрес. Подібний спосіб прекрасно підійде в разі, коли адресна книга Outlook вже заповнена необхідними адресами (e-mail). Але якщо потрібного контакту не було в адресах, то доведеться скористатися іншим способом.

Клацніть кнопкою мишки, розташованої зліва по «Додати». У вікні, перед вами з'явиться два поля «Адреса електронної пошти» і «Короткий ім'я». Зручніше за все буде скопіювати адресу і ім'я додається людини, якщо у вас є від нього вже лист, в іншому випадку інформацію доведеться ввести вручну, далі натисніть на ОК. Після цього діалогове віконце закриється і з'явиться в списку новий контакт.

У результаті зробленого буде створений, список розсилки листів Outlook

Нагадаю вам термінологію. Списком розсилки називається набір контактів. Такі списки спрощують відправку повідомлень групам осіб. Наприклад, якщо повідомлення часто відправляються до відділу з продажу, зручно створити список розсилки з ім'ям «Відділ з продажу», що включає імена всіх працівників цього відділу. Повідомлення, що відправляється за адресами цього списку, надсилається всім одержувачам, перерахованим в списку розсилки. При цьому одержувачі бачать в рядку повідомлення «Кому» не назва списку розсилки, а імена всіх осіб, що входять до списку. Списки розсилки можуть використовуватися для повідомлень, доручень, запрошень на збори і в інших списках розсилки.

Є можливість додавати імена в список розсилки і видаляти їх, відправляти список іншим користувачам і друкувати його. Списки розсилки позначаються і зберігаються за замовчуванням в папці «Контакти», що дозволяє сортувати їх і призначати їм категорії. Якщо використовується Microsoft Exchange Server, глобальний список адрес може містити глобальні списки розсилки, доступні всім користувачам цієї мережі. Особисті списки розсилки, створювані в папці «Контакти», доступні тільки одному користувачеві, але можуть копіюватися і відправлятися іншим користувачам.

Повідомлення або запрошення на збори можна відправити тільки частини списку розсилки. Для цього потрібно виділити членів списку клацанням по знаку «плюс» (+) після імені списку, а потім видалити непотрібні імена. Списки розсилки контакту в поле «Ел. Пошта »не можуть бути розширені.

Додавання імені в список розсилки або видалення імені

Щоб додати адресу з адресної книги або папки «Контакти», натисніть кнопку «Виберіть членів».
Щоб додати адресу не з папки контактів і не з адресної книги, натисніть кнопку «Додати».
Щоб видалити ім'я, клацніть його та натисніть кнопку «Видалити».

Відправлення повідомлення частині списку розсилки

виконайте команду файл → створити → Повідомлення.
Натисніть кнопку «Кому» і в полі «Введіть або виберіть ім'я» виберіть список розсилки, що містить користувачів, яким необхідно надіслати повідомлення.
Списки розсилки позначаються значком.
Натисніть кнопку «OK».
Клацніть по знаку «плюс» (+) після імені списку розсилки, щоб побачити його вміст, а потім видаліть імена людей, яким не потрібно посилати повідомлення.

Відправлення списку розсилки

Відкрийте нове повідомлення.
Клацніть в області тексту повідомлення.
Виконайте одну з таких дій:
- якщо в якості редактора повідомлень електронної пошти використовується Microsoft Word, перетягніть список розсилки з розділу Контакти в повідомлення;
- якщо в якості редактора повідомлень електронної пошти використовується Microsoft Outlook, виберіть у меню вставка команду документ.
В списку папки клацніть папку, яка містить список розсилки, який потрібно відправити. Списки розсилки за замовчуванням зберігаються в папці «Контакти».
В списку елементи клацніть список розсилки, який потрібно відправити, і натисніть кнопку «OK».
Написати користувачеві.

Якщо потрібно відправити список розсилки, що містить членів глобального списку адрес (Глобальний список адрес - це адресна книга, яка містить адреси електронної пошти всіх користувачів, груп і списків розсилки в організації. Цю адресну книгу створює і обслуговує адміністратор. У неї також можуть бути включені адреси електронної пошти загальних папок.), переконайтеся, що одержувач цього списку розсилки використовує той же глобальний список адрес.

Відображення імен в списку розсилки

Якщо створюється нове повідомлення, натисніть кнопку «Кому».
У списку Джерело адрес виберіть адресну книгу, яка містить список розсилки, про який необхідно отримати відомості.
В поле «Введіть або виберіть ім'я» введіть ім'я списку розсилки. У цьому списку клацніть на потрібному імені.
Послідовно натисніть кнопки «Додатково» і «Властивості».

Для поновлення адрес в списку розсилки, потрібно відкрити список розсилки в папці «Контакти» (списки розсилки позначаються значком), і клацніть на кнопці «Оновити». Якщо вам знадобитися перемістити список розсилки з повідомлення в папку «Контакти» виконайте наступні дії.