Як зробити excel файл. Відправляємо листи Excel в інтернет, ділимося ними, вставляємо в веб-сторінку і робимо інтерактивними. Як зробити спільний доступ до файлу Excel

До оли є розуміння, що являє собою табличний процесор, можна приступати до створення найпростішої таблиці в Excel.

Але для початку навчимося перейменовувати і зберігати файл, в якому будемо будувати таблиці.

Що таке книга і лист

Робоча область Excel являє собою книгу, яка складається з трьох аркушів за замовчуванням. Їх кількість можна легко змінити, але про це піде мова в іншій статті. Зараз наше завдання розібратися, як зберегти лист Excel і перейменувати його. Спочатку все листи називаються: Лист1, Лист2, Ліст3. Підводимо курсор миші в лівий нижній кут, до назви листа, який зараз є нашою робочою областю, і викликаємо контекстне меню за допомогою правої кнопки.

У меню вибираємо «Перейменувати».

Тепер замість Аркуш1 можна написати будь-яку назву.

Щоб зберегти перейменований файл, натискаємо на вкладку «Файл», зберегти як, вибираємо диск і папку, в якій будемо зберігати наш лист.

Таким способом зберігається вся книга Excel з будь-якими змінами в ній. Як зберегти лист Excel окремо від книги - зовсім інша історія.

Як створити найпростішу таблицю в Excel

Створення таблиці в Excel 2010 можна почати двома способами:

• намалювати кордону, після цього заповнювати комірки інформацією;
• ввести всі дані в таблицю, після цього виділити всі межі її.

Як створити таблицю в Excel за допомогою малювання необхідних меж? Зробити це просто. Затискаємо ліву кнопку миші в потрібному місці і тягнемо рамку в потрібному напрямку, захоплюючи стільки осередків, скільки буде потрібно.

Нанести лінії можна декількома способами:

Заповнення і оформлення таблиці

Залишилося заповнити нашу таблицю даними і надати їй закінченого вигляду. Щоб внести в комірку текст або цифри, натискаємо лівою клавішею миші в потрібному місці і набираємо дані, тиснемо Enter, курсор переміститься в наступну комірку. Змінювати або доповнювати дані можна і в поле вибору функції.

Шапку можна виділити, зробити кольоровим її фон, збільшити або змінити шрифт. Всі дії швидше проводити за допомогою тих же ctrl + 1. В результаті отримуємо таку акуратну і виразну таблицю.

Відео створення Excel таблиці:

Програма Microsoft Excel 2007 - одна з двох найпопулярніших програм пакету Microsoft Office. Найпопулярніша, звичайно,. Зовсім недавно самою останньою версією програми був, але тепер з'явився і 2007, і 2010-й Excel. Розглянемо, як працювати в Excel 2007. Ця програма призначена для складання таблиць, уявлення рядів чисел в наочному вигляді за допомогою діаграм і графіків. також програма Microsoft Excel застосовується для проведення розрахунків і виконання математичних завдань самої різної складності: від спрощення рутинних математичних операцій до виконання найскладніших обчислень. Найголовніше: все це можна зробити досить просто, і при цьому особливих знань не потрібно.

Програма Microsoft Excel працює с. Кожен файл вдає із себе свого роду книгу, що складається з листів, де кожен лист - це таблиця. В осередку цих таблиць можна вводити різні дані: літери, позначення, слова, цифри. Ці дані можна сортувати, копіювати, переміщати. Також з даними можна робити і інші операції: текстові, логічні, математичні ... Дані можна представляти і в наочному вигляді - за допомогою графіків і діаграм.

Створюємо файл Excel

Натискаєте на кнопку Пуск в лівому нижньому кутку комп'ютера, вибираєте всі програми , знаходите Microsoft Office (Якщо він у Вас встановлений), натискаєте на нього, вибираєте Microsoft Office Excel, І запускаєте подвійним кліком.

Після цього, щоб створити файл Excel, Натискаєте на велику круглу кнопку з квадратиками в лівому верхньому кутку. У віконці, що з'явилося вибираєте Зберегти як . Комп'ютер відкриє нове вікно з вмістом Вашого комп'ютера, в якому Ви виберете папку для збереження Вашого файлу. В рядку ім'я файлу , Там, де за замовчуванням стоїть ім'я книга 1 , Ставите курсор, і пишете ім'я для свого майбутнього файлу Excel. Розширення писати не потрібно - воно буде поставлено в імені автоматично. У віконці нижче, там, де Тип файлу, залишаєте книга Excel .

Після того, як Ви натиснете кнопку зберегти , Файл Excel буде створено в зазначеному місці на комп'ютері. Тепер Вам вже не потрібно заходити в Пуск - Всі програми : Досить буде знайти цей файл, і відкрити його подвійним кліком миші.

Під час роботи над файлом періодично зберігайте його, щоб при ймовірному збої або зависанні комп'ютера Ваші труди не пропали. Для подальших збережень знову натискаєте круглу кнопку, і вибираєте зберегти , Або користуєтеся маленьким значком зберегти поруч із цією кнопкою.

Структура файлу Excel. листи

файл Excel - свого роду книга, яка складається з листів. Між листами Ви можете перемикатися, натискаючи на відповідний лист внизу, або на стрілки вперед і назад зліва від закладок листів (внизу робочого вікна програми). Листів в книзі може бути дуже багато, вони навіть можуть бути все не видно, і тоді перемикатися між ними можна виключно за допомогою стрілок.

кожен лист Excel - окрема таблиця. За допомогою значка праворуч від закладок листів можна вставляти нові листи. Також листи можна перейменовувати, видаляти, переміщати. Для цього Ви або натискаєте правою клавішею миші по назві листа. і вибираєте віконці потрібну операцію, або в меню Головна вибираєте пункти: Вставити - Вставити лист, Видалити - Видалити лист, Формат - Перейменувати лист, Формат - Перемістити або скопіювати лист. Переставляти листи місцями можна також за допомогою перетягування закладки листа вправо або вліво.

Тепер, коли Ви навчилися створювати файли Excel, в цій програмі.

Більш докладні відомості Ви можете отримати в розділах "Всі курси" і "Корисністю", в які можна перейти через верхнє меню сайту. У цих розділах статті згруповані за тематиками в блоки, які містять максимально розгорнуту (наскільки це було можливо) інформацію з різних тем.

Також Ви можете підписатися на блог, і дізнаватися про всі нові статтях.
Це не займе багато часу. Просто натисніть на посилання нижче:

У ряду користувачів, тісно працюють з таблицями Excel, може виникнути необхідність створити excel-таблицю на комп'ютері, на якому не встановлено Microsoft Office (а значить і відсутня Microsoft Excel). Проблема? Анітрохи! У створенні зазначеної таблиці вам допоможуть популярні мережеві сервіси, що дозволяють легко створити таблицю Excel онлайн. У цьому матеріалі я розповім, як запустити Ексель в режимі онлайн, які сервіси нам в цьому допоможуть, і як з ними працювати.

Специфіка сервісів з вбудованим Ексель

У мережі є кілька популярних мережевих сервісів, що дозволяють не тільки відкрити файл Excel онлайн, але і створити нову таблицю Ексель, редагувати її, а потім і зберегти до себе на ПК. Зазвичай вони мають досить схожим до MS Excel функціоналом, а робота з ними не створить ніяких проблем для користувачів, що вже мали раніше справа зі стаціонарним редактором MS Excel.

Для реєстрації на таких платформах можна скористатися логіном і паролем для користувача аккаунта в соціальних мережах (наприклад, в Facebook), або пройти стандартну процедуру реєстрації через електронну пошту.

Користуйтеся функціоналом Excіel

Мені подобається працювати з документами, таблицями та створювати презентації в режимі онлайн, не встановлюючи на комп'ютер безлічі програм, тому я створив добірку кращих сервісів - і.

Перейдемо до списку сервісів, що дозволяють створювати таблиці Ексель в Інтернеті онлайн. Деякі з них досить активно працюють з хмарними сервісами, тому можуть копіювати створені користувачем таблиці туди, і вже звідти користувач може завантажити створену ним таблицю до себе на комп'ютер.

Office.Live - програма для створення і редагування таблиць

Даний сервіс від компанії Microsoft дає можливість отримати доступ до можливостей MS Office онлайн, причому абсолютно безкоштовно. Зокрема, ви можете скористатися функціоналом мережевого редактора таблиць MS Excel, що дозволяє створювати, редагувати і зберігати таблиці онлайн в популярних форматах даного редактора (, xml та інших).

1. Для роботи з редактором перейдіть на зазначений ресурс https://office.live.com/start/Excel.aspx.
2. Виберіть «Увійти за допомогою облікового запису Microsoft».
3. І створіть обліковий запис (або скористайтеся обліковими даними вашого облікового запису в Skype).
4. Далі вам відкриється екран базових шаблонів для створення таблиці excel. Натисніть на «Нова книга», і ви перейде в режим створення і редагування вашої таблиці.
5. Для збереження отриманого результату натисніть на вкладку «Файл» - «Зберегти як» - «Завантажити копію».

Google Таблиці - дозволяє додавати в Ексель графіки та діаграми

Google Docs - це мережевий онлайн сервіс від компанії Google з багатими можливостями, в тому числі дозволяє працювати з excel, переглядати відповідні формати файлів (XLS, XLSX, ODS, CSV), створювати графіки та діаграми, і так далі. Для роботи з даними сервісом необхідно мати акаунт в Google, якщо ж у вас його немає, тоді пропоную вам його створити.

1. Щоб скористатися можливостями Google Docs перейдіть на даний ресурс https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, і введіть дані свого облікового запису в Гугл.
2. Для створення нового документа натисніть на «Blank» (прямокутник із зеленим плюсом), і ви перейдете в режим створення таблиці Excel.
3. Інтерфейс сервісу англомовний, але для користувачів, що мали раніше справа з Excel, робота з Google Docs не завдасть особливих проблем.
4. Для збереження на комп'ютер створеної вами таблиці натисніть на «File» - «Download as» і виберіть зручний формат збереження файлу (наприклад, xlsx).

ZOHO Sheet - програма для створення електронних таблиць

Сервіс з підтримкою російської мови, що володіє всім необхідним функціоналом для створення таблиць Excel. Сервіс вміє практично все, що і його конкуренти - працює з більшістю форматів Ексель, підтримує спільне редагування документа кількома користувачами, дозволяє будувати графіки та діаграми і так далі.

1. https://www.zoho.com/docs/sheet.html.
2. Натисніть на кнопку «CREATE SPREADSHEET» (можуть знадобитися дані вашого облікового запису в Гугл), і ви перейдете в режим створення таблиці.
3. Зберегти отриманий результат ви можете, натиснувши на «Файл» - «Експорт як», і вибравши зручний для вас варіант формату файлу (зазвичай це «книга MS Excel»).

EtherCalc - відкриває файли.xlsx, .xlsm і.xls

Серед переваг даного сервісу я б відзначив можливість працювати з таблицями Excel без будь-якої реєстрації, підтримку паралельного редагування однієї таблиці кількома користувачами, зручний функціонал, а також безліч інших достоїнств, що дозволяють працювати з Ексель таблицями онлайн російською мовою.

1. Для роботи з даним сервісом виконайте перехід на нього https://ethercalc.org/.
2. Натисніть на кнопку «Create Spreadsheet» (створити електронну таблицю).
3. Ви перейдете в режим редагування, і зможете створити потрібну вам таблицю.
4. Для збереження кінцевого документа натисніть на зображення з дискеткою зліва, виберіть формат збереження, і завантажте таблицю до себе на ПК.

Робоче вікно сервісу «EtherCalc»

Яндекс.Діск - проста робота з Excel онлайн

Вітчизняна компанія Яндекс порадувала користувача можливістю створити і відредагувати онлайн документ Excel за допомогою спеціального сервісу на Яндекс.Діск. За своїм функціоналом даний сервіс є копією Office Online (перший з описаних мною мережевих сервісів), при цьому, за відгуками користувачів, на даному сервісі від Яндекс іноді трапляються проблеми в роботі великих формул, виникають баги, сервіс погано працює з файлами Ексель, створеними в MS Excel до 2007 року.

1. Для роботи з даним сервісом перейдіть на нього https://disk.yandex.ua/client/disk (може знадобитися реєстрація на Яндекс).
2. Натисніть на кнопку «Створити» - «Таблицю».
3. Ви перейдете в режим створення і редагування таблиці.

висновок

Для роботи з Ексель онлайн варто скористатися online сервісами, перерахованими мною вище. Всі вони безкоштовні, підтримують (за малим винятком) російськомовний інтерфейс, за своїм функціоналом майже не поступаються стаціонарної версії MS Excel. Якщо читачеві знадобилося терміново створити екселевскій таблицю, а комп'ютера з встановленим MS Office під рукою не виявилося, тоді варто скористатися функціоналом описаних вище мережевих інструментів, що дозволяє ефективно вирішувати цю, і схожі до неї, завдання.

Після запуску програми Excel відкривається вікно з порожньою книгою. За замовчуванням документу присвоюється ім'я - Книга 1 (Book1). Нове ім'я задається користувачем.

Мал. 13.8. Область завдань Створення книги

Документ можна створити наступними способами:

• вибрати в меню файл (File) команду створити (New). В області завдань створення книги (New Workbook) клацнути мишею необхідну гіперпосилання (рис. 13.8). Посилання в області завдань дозволяють використовувати для створення книги чисту книгу, шаблони на вашому комп'ютері, шаблони на веб-вузлах. Якщо зберегти книгу як шаблон, то можна створити нову книгу з тим же форматуванням і стилями, відкривши даний шаблон. (Використання шаблону при створенні документа розглянуте в главі 9);
• натиснути кнопку створити (New) панелі інструментів Стандартна. Кнопка розташована на лівому краю панелі і дозволяє створити новий документ, заснований на шаблоні Звичайний. Кнопку дублюють клавіші CTRL + т (CTRL + N).

За замовчуванням шаблон книги має назву Book.xlt. (Призначення шаблону розглянуте в главі 9, в розділі "Використання шаблону при створенні документа".) Шаблони можна створювати як для книг, так і для окремих листів. Для листів за умовчанням використовується шаблон Sheet.xlt. Щоб змінити вигляд відкривається за замовчуванням книги Excel, змініть нову книгу і збережіть її під ім'ям Кніга.хlt в каталозі Xlstart.

Збереження нової настройки панелей інструментів

Використання панелей інструментів у вікнах програм Office 2003 було розглянуто в главі 2, в розділі "Панелі інструментів". Відзначимо, що налаштовані розміри декількох панелей інструментів і їх розташування на екрані можна зберегти для подальшої роботи, що позбавить вас від необхідності повторної настройки при наступних запусках Microsoft Excel. Після настройки розмірів панелей інструментів і їх розташування на екрані вийдіть з Excel. Знайдіть файл Excel.xlb і змініть його ім'я, залишивши колишню расшіреніе.xlb. Для повторного використання збережених налаштувань відкрийте перейменований файл налаштувань панелей інструментів командою відкрити (Open) у меню файл (File).

Програма Microsoft Excel 2007 - одна з двох найпопулярніших програм пакету Microsoft Office. Найпопулярніша, звичайно, Microsoft Word. Зовсім недавно самою останньою версією програми був Excel 2003, Але тепер з'явився і 2007, і 2010-й Excel. Розглянемо, як працювати в Excel 2007. Ця програма призначена для складання таблиць, уявлення рядів чисел в наочному вигляді за допомогою діаграм і графіків. також програма Microsoft Excel застосовується для проведення розрахунків і виконання математичних завдань самої різної складності: від спрощення рутинних математичних операцій до виконання найскладніших обчислень. Найголовніше: все це можна зробити досить просто, і при цьому особливих знань не потрібно.

Програма Microsoft Excel працює з файлами. Кожен файл вдає із себе свого роду книгу, що складається з листів, де кожен лист - це таблиця. В осередку цих таблиць можна вводити різні дані: літери, позначення, слова, цифри. Ці дані можна сортувати, копіювати, переміщати. Також з даними можна робити і інші операції: текстові, логічні, математичні ... Дані можна представляти і в наочному вигляді - за допомогою графіків і діаграм.

Створюємо файл Excel

Натискаєте на кнопку Пуск в лівому нижньому кутку комп'ютера, вибираєте всі програми, знаходите Microsoft Office (Якщо він у Вас встановлений), натискаєте на нього, вибираєте Microsoft Office Excel, І запускаєте подвійним кліком.

Після цього, щоб створити файл Excel, Натискаєте на велику круглу кнопку з квадратиками в лівому верхньому кутку. У віконці, що з'явилося вибираєте Зберегти як. Комп'ютер відкриє нове вікно з вмістом Вашого комп'ютера, в якому Ви виберете папку для збереження Вашого файлу. В рядку ім'я файлу, Там, де за замовчуванням стоїть ім'я книга 1, Ставите курсор, і пишете ім'я для свого майбутнього файлу Excel. Розширення писати не потрібно - воно буде поставлено в імені автоматично. У віконці нижче, там, де Тип файлу, залишаєте книга Excel.

Під час роботи над файлом періодично зберігайте його, щоб при ймовірному збої або зависанні комп'ютера Ваші труди не пропали. Для подальших збережень знову натискаєте круглу кнопку, і вибираєте

Структура файлу Excel. листи

файл Excel - свого роду книга, яка складається з листів. Між листами Ви можете перемикатися, натискаючи на відповідний лист внизу, або на стрілки вперед і назад зліва від закладок листів (внизу робочого вікна програми). Листів в книзі може бути дуже багато, вони навіть можуть бути все не видно, і тоді перемикатися між ними можна виключно за допомогою стрілок.

кожен лист Excel - окрема таблиця. За допомогою значка праворуч від закладок листів можна вставляти нові листи. Також листи можна перейменовувати, видаляти, переміщати. Для цього Ви або натискаєте правою клавішею миші по назві листа. і вибираєте віконці потрібну операцію, або в меню Головна вибираєте пункти: Вставити - Вставити лист, Видалити - Видалити лист, Формат - Перейменувати лист, Формат - Перемістити або скопіювати лист. Переставляти листи місцями можна також за допомогою перетягування закладки листа вправо або вліво.

Тепер, коли Ви навчилися створювати файли Excel, розглянемо роботу з таблицями і осередками в цій програмі.

Більш докладні відомості Ви можете отримати в розділах «Всі курси» і «Корисне», в які можна перейти через верхнє меню сайту. У цих розділах статті згруповані за тематиками в блоки, які містять максимально розгорнуту (наскільки це було можливо) інформацію з різних тем.

Спільний доступ в Microsoft Excel дає можливість працювати з одним файлом відразу декільком користувачам. Десять-двадцять чоловік на різних комп'ютерах одночасно вносять якісь дані в один документ. Де знаходиться певна інформація, працюють певні формули.

«Головний користувач» має можливість відстежувати дії робочої групи, додавати / видаляти учасників, редагувати суперечливі зміни. Як налаштувати спільну роботу в Excel.

Особливості роботи з загальним файлом

У книзі Excel зі спільним доступом не всі завдання можна виконувати.

• Створювати таблиці Excel.
• Створювати, змінювати або переглядати сценарії.
• Видаляти листи.
• Об'єднувати або розділяти осередки.
• Працювати з XML-даними (імпортувати, додавати, оновлювати, видаляти і т.д.).

Вихід: відключити загальний доступ - виконати заборонену завдання - знову включити доступ.

Спільне користування обмежує для учасників ще ряд завдань:

Як зробити спільний доступ до файлу Excel?

Спочатку визначаємося, яку книгу ми «відкриємо» для редагування відразу декількома учасниками. Створюємо новий файл і наповнюємо його інформацією. Або відкриваємо існуючий.

1. Переходимо на вкладку «Рецензування». Діалогове вікно «Доступ до книги».
2. Управління доступом до файлу - правка. Ставимо галочку навпроти «Дозволити змінювати файл декільком користувачам одночасно».
3. Переходимо до інструменту «Детальніше», щоб налаштувати параметри на багато користувачів редагування.
4. Натискаємо ОК. Якщо ми відкриваємо загальний доступ до нової книги, то вибираємо їй назву. Якщо спільне користування передбачається для існуючого файлу - тиснемо ОК.
5. Відкриваємо меню Microsoft Office. Вибираємо команду «Зберегти як». Вибираємо той формат файлу збереження, який «піде» на всіх комп'ютерах користувачів.
6. Місцем збереження вибираємо мережевий ресурс / мережеву папку, яку відкриють передбачувані учасники. Натискаємо «Зберегти».

Увага! Не можна використовувати для збереження загального файлу веб-сервер.

1. Вкладка «Дані». «Підключення».
2. Змінити посилання / змінити зв'язку. Якщо така кнопка відсутня, в листі немає пов'язаних файлів.
3. Переходимо на вкладку «Стан», щоб перевірити наші зв'язки. На працездатність зв'язків вказує кнопка ОК.

Відкриття книги з спільним доступом

1. Відкриваємо меню Microsoft Office.
2. Натискаємо «Відкрити».
3. Вибираємо загальну книгу.
4. Коли книга відкрита, натискаємо на кнопку Microsoft Office. Переходимо на вкладку «Параметри Excel» (в нижній частині меню).
5. «Загальні» - «Особиста настройка» - «Ім'я користувача». Вводимо розпізнавальну інформацію (ім'я, нік-нейм).

Усе. Можна редагувати інформацію, вводити нову. Після роботи - зберегти.

Трапляється, що при відкритті книги Excel зі спільним доступом до файлу з'являється запис «Файл заблокований». Зберегти не виходить. При наступному відкритті виявляється, що загальний доступ відключений. Можливі причини проблеми:

1. Одну і ту ж частину документа редагують кілька користувачів. Наприклад, вбивають різні дані в одну клітинку. Виникає блокування.
2. Під час користування спільним файлом ведеться журнал змін (хто входив, коли, що робив). Книга збільшується. Починає «глючить».
3. Видалили когось із користувачів, але поки йому не сказали про це. Тоді блокування може з'явитися тільки на його комп'ютері.

Що можна зробити, якщо спільний доступ до файлу файл заблокований:

1. Почистити або видалити журнал змін.
2. Почистити вміст файлу.
3. Скасувати, а потім знову активувати спільний доступ.
4. Відкрити книгу xls в OpenOffice. І знову зберегти її в xls.

Помічено, що запис «Файл заблокований» рідше з'являється в новітніх версіях Excel.

Як видалити користувача

1. На вкладці «Рецензування» відкриваємо меню «Доступ до книги».
2. У розділі «Виправлення» ми бачимо перелік користувачів.
3. Вибираємо ім'я - натискаємо «Видалити».

Перед видаленням перевірте, що користувачі закінчили роботу з файлом.

Як відключити режим спільного доступу в Excel

1. Вкладка «Рецензування» - «Виправлення» - «Виділити виправлення».
2. Встановлюємо параметри «Виправлень». За часом - «все». Галочки навпроти «Користувачем» і «В діапазоні» зняті. Навпроти «вносити зміни на окремий аркуш» - варто. Тиснемо ОК.
3. Відкриється Журнал змін. Його можна зберегти або.

Щоб відключити спільний доступ до файлу Excel, на вкладці «Рецензування» натиснути «Доступ до книги» і зняти галочку навпроти «Дозволити змінювати файл декільком користувачам».

У списку повинен залишитися один користувач - Ви.

Привіт друзі. Сьогодні я розповім, як створити файл Ексель, відкрити вже існуючий, зберегти його і закрити.

Кожна робоча книга Excel зберігається в окремому файлі. Тому, дуже важливо вміти правильно поводитися з файлами. Тут я опишу по кілька способів виконання дій з документами. Раджу спробувати кожен і вибрати - який з них найзручніший, а може, ви будете користуватися багатьма з них.

Всі викладки на цьому блозі я наводжу з Microsoft Office 2013. Якщо Ваша версія - вид деяких команд і вікон можуть трохи відрізнятися, але їх загальний зміст зберігається. Якщо ви не знайшли описаний інструментарій у своїй версії програми - запитаєте в коментарях або через форму зворотного зв'язку. Я обов'язково відповім на ваші питання.

Створення документа Ексель

Якщо програма Excel у вас ще не відкрита, Клікніть на ярлику MS Excel на робочому столі або в меню Пуск. Після завантаження Ексель, з'явиться стартове вікно з вибором шаблонів. Для створення нового документа, клікніть на одному з них, або виберіть Порожня книга.

Стартове вікно Ексель

Якщо ж MS Excel вже запущений, для створення:

1. Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + N. Після натискання, буде негайно створено нову робочу книга
2. Виконайте стрічкову команду Файл - Створити. Її виконання призведе до відкриття стартового вікна, де можна створити файл з шаблону, або чисту книгу.

Як відкрити документ Ексель

Якщо програма Ексель ще не запущена, Щоб відкрити створений файл, знайдіть його в провіднику Windows і двічі клацніть по ньому мишею. MS Excel буде запущений і відразу відкриється обраний вами документ.

Якщо програма вже запущена, Є кілька способів для відкриття робочої книги:

Якщо у вікні Відкрити вибрати розташування Комп'ютер - Огляд, відкриється вікно провідника, де можна вибрати фільтр файлу, що відкривається, а також, спосіб відкриття:

• відкрити - відкриває вибраний файл Excel для редагування
• Відкрити для читання - відкриває файл без можливості редагування
• Відкрити як копію - створює дублікат документа і відкриває його з можливістю редагування
• Відкрити в браузері- якщо така можливість підтримується, відкриває робочу книгу в інтернет-браузері
• Відкрити в анонімному захищеного перегляду - відкриває документ, застосовуючи режим захищеного перегляду
• Відкрити і відновити - програма спробує відновити і відкрити файл, який був аварійно закритий без збереження

Відкриття файлу з диска

Збереження документа Ексель

Хоча в Microsoft Excel є хороші інструменти автосохранения і відновлення даних, я рекомендую завести звичку зберігати робочу книгу час від часу, навіть якщо не закінчили працювати з нею. Ви, як мінімум, будете почувати себе більш впевненими в тому, що результати вашої роботи не втратяться.

1. Використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + S
2. Використовуйте комбінацію клавіш Shift + F12, або F12 (для збереження документа під новим ім'ям)
3. Натисніть Зберегти на панелі швидкого доступу
4. Виконайте стрічкову команду Файл - Зберегти, або Файл - Зберегти як (якщо хочете зберегти книгу, як новий документ)

Якщо ви перший раз зберігаєте свою робочу книгу, будь-яка з цих команд відкриє вікно Зберегти як, де ви зможете вибрати місце збереження, тип файлу і його ім'я. Для цього, натисніть кнопку Огляд.

Якщо ж ви зберігали документ раніше, програма просто збереже файл поверх останню збережену версії.

Як закрити робочу книгу Ексель

Коли робота з файлом закінчена, краще його закрити, щоб звільнити системну пам'ять. Ви можете це зробити такими способами:

• Натиснути на хрестик (Х) в правому верхньому куті вікна програми
• виконати команду Файл - Закрити
• Двічі клацнути на піктограмі системного меню у верхньому лівому кутку вікна
  Піктограма системного меню Ексель
• Скористатися комбінаціями клавіш Ctrl + W, або Alt + F4

Якщо на момент закриття в файлі є не збережені зміни, програма запитає, що потрібно робити:

• зберегти - зберегти всі зміни і закрити документ
• Ніколи не зберігати - закрити робочу книгу без збереження
• скасування - не закривати файл
  Закриття робочої книги Ексель

Ось і всі способи поводження з файлами Ексель. А в наступному пості я розповім, як налаштувати автозбереження вашої робочої книги. До зустрічі!

В рамках першого матеріалу Excel 2010 для початківців ми познайомимося з основами цього додатка і його інтерфейсом, навчимося створювати електронні таблиці, а так само вводити, редагувати і форматувати дані в них.

Зміст

• Вступ
• Інтерфейс і управління
• Введення і редагування даних
• форматування даних
• Формат даних осередків
• висновок

Вступ

Думаю, не помилюся, якщо скажу, що найпопулярнішим додатком, що входять в пакет Microsoft Office, є тестовий редактор (процесор) Word. Однак є і ще одна програма, без якої рідко обходяться будь-який офісний працівник. Microsoft Excel (Ексель) відноситься до програмних продуктів, які називаються електронними таблицями. За допомогою Excel, в наочній формі, можна порахувати і автоматизувати розрахунки практично всього що завгодно, починаючи з особистого місячного бюджету і закінчуючи складними математичними і економіко-статистичними викладками, що містять великі обсяги масивів даних.

Однією з ключових особливостей електронних таблиць є можливість автоматичного перерахунку значення будь-яких потрібних осередків при зміні вмісту однієї з них. Для візуалізації отриманих даних, на основі груп комірок можна створювати різні види діаграм, зведені таблиці і карти. При цьому електронні таблиці, створені в Excel можна вставляти в інші документи, а так само зберігати в окремому файлі для подальшого їх використання або редагування.

Називати Excel просто «електронної таблицею» буде дещо некоректно, тому що в цю програму закладені величезні можливості, а за своїм функціоналом і кола вирішуваних завдань цей додаток, мабуть, може перевершити навіть Word. Саме тому в рамках циклу матеріалів «Excel для початківців» ми будемо знайомитися лише з ключовими можливостями цієї програми.

Тепер, після закінчення вступної частини, пора переходити до справи. У першій частині циклу, для кращого засвоєння матеріалу, в якості прикладу ми створимо звичайну таблицю, яка відображатиме особисті бюджетні витрати за півроку ось такого виду:

Але перед тим як починати її створення, давайте спочатку розглянемо основні елементи інтерфейсу і управління Excel, а так же поговоримо про деякі базові поняття цієї програми.

Інтерфейс і управління

Якщо ви вже знайомі з редактором Word, то розібратися в інтерфейсі Excel не складе труднощів. Адже в його основі лежить та ж Стрічка, Але тільки з іншим набором вкладок, груп і команд. При цьому щоб розширити робочу область, деякі групи вкладок виводяться на дисплей лише в разі потреби. Так само стрічку можна згорнути зовсім, клацнувши по активній вкладці два рази лівою кнопкою миші або натиснувши клавіші Ctrl + F1. Повернення її на екран здійснюється таким же способом.

Варто відзначити, що в Excel для однієї і тієї ж команди може бути передбачено відразу кілька способів її виклику: через стрічку, з контекстного меню або за допомогою поєднання гарячих клавіш. Знання та використання останніх може сильно прискорити роботу в програмі.

Контекстне меню є контекстно-залежним, тобто його зміст залежить від того, що користувач робить в даний момент. Контекстне меню викликається натисненням правої кнопки миші майже на будь-якому об'єкті в MS Excel. Це дозволяє економити час, тому що в ньому відображаються найбільш часто використовувані команди до обраного об'єкта.

Не дивлячись на таку різноманітність управління, розробники пішли далі і надали користувачам в Excel 2010 можливість вносити зміни у вбудовані вкладки і навіть створювати власні з тими групами і командами, які використовуються найбільш часто. Для цього необхідно натиснути правою кнопкою миші на будь-якій вкладці і вибрати пункт Налаштування стрічки.

У вікні, в меню праворуч, виберіть потрібну вкладку і клацніть по кнопці створити вкладку або Створити групу, А в лівому меню потрібну команду, після чого клікніть кнопку Додати. У цьому ж вікні можна перейменувати існуючі вкладки і видаляти їх. Для скасування помилкових дій існує кнопка Скидання, Яка повертає настройки вкладок до початкових.

Так само найбільш часто використовувані команди можна додати на Панель швидкого доступу, Розташовану у верхньому лівому кутку вікна програми.

Зробити це можна натиснувши на кнопку Налаштування панелі швидкого доступу, Де досить вибрати потрібну команду зі списку, а в разі відсутності в ньому необхідної, клацнути на пункт інші команди.

Введення і редагування даних

Створювані в Excel файли називаються робочими книгами і мають розширення «xls» або «xlsx». У свою чергу робоча книга складається з декількох робочих аркушів. Кожен робочий лист - це окрема електронна таблиця, які в разі потреби можуть бути взаємопов'язані. Активної робочої книгою є та, з якою в даний момент ви працюєте, наприклад, в яку вводите дані.

Після запуску програми автоматично створюється нова книга з ім'ям «Книга 1». За замовчуванням робоча книга складається з трьох робочих листів з іменами від «Лист1» до «Ліст3».

Робоче поле листа Excel поділено на безліч прямокутних осередків. Об'єднані по горизонталі осередку складають рядки, а по вертикалі - стовпці. Для можливості дослідження великого обсягу даних кожен робочий лист програми має 1 048 576 рядків пронумерованих числами і 16 384 стовпців позначених буквами латинського алфавіту.

Таким чином, кожна клітинка - це місце перетину різних стовпців і рядків на аркуші, які формують її власний унікальний адресу, що складається з букви стовпця і номера рядка, яким вона належить. Наприклад, ім'я першого осередку - A1, так як вона знаходиться на перетині стовпця «A» і рядки «1».

Якщо в додатку включена рядок формул, Яка розташована відразу ж під стрічкою, То зліва від неї знаходиться поле імені, Де відображається ім'я поточної комірки. Сюди ж ви завжди зможете ввести ім'я шуканої осередки, для швидкого переходу до неї. Особливо ця можливість корисна в великих документах, що містять тисячі рядків і стовпців.

Так само для перегляду різних областей листа, внизу і праворуч розташовуються смуги прокрутки. Крім цього переміщатися по робочій області Excel можна за допомогою клавіш зі стрілками.

Щоб почати вводити дані в потрібну комірку, її необхідно виділити. Для переходу в потрібну комірку клацніть на ній лівою кнопкою миші, після чого вона буде оточена чорною рамкою, так званим індикатором активного осередку. Тепер просто починайте друкувати на клавіатурі, і вся інформація, що вводиться надаватиметься в вибраній комірці.

При введенні даних в осередок можна так само використовувати і рядок формул. Для цього виділіть потрібну клітину, а потім клацніть на поле рядка формул і почніть друкувати. При цьому інформація, що вводиться буде автоматично відображатися в вибраній комірці.

Після закінчення введення даних натисніть:

• Клавішу «Enter» - такою активною коміркою стане клітина знизу.
• Клавішу «Tab» - такою активною коміркою стане клітина справа.
• Клацніть мишею по будь-якій іншій клітинці, і вона стане активною.

Щоб змінити або видалити вміст будь-якої комірки, клацніть на ній два рази лівою кнопкою миші. Переміщайте миготливий курсор в потрібне місце для внесення необхідних правок. Як і в багатьох інших додатках, для видалення і внесення виправлень використовуються клавіші стрілок, «Del» і «Backspace». При бажанні, всі необхідні правки можна виробляти і в рядку формул.

Обсяг даних, який ви будете вводити в клітинку, не обмежується її видимою частиною. Тобто клітини робочого поля програми можуть містити як одну цифру, так і кілька абзаців тексту. Кожна осередок Excel здатна вмістити до 32 767 числових або текстових символів.

Форматування даних осередків

Після введення назв рядків і стовпців отримуємо таблицю такого виду:

Як видно з нашого прикладу, кілька назв статей витрат «вийшли» за рамки меж осередку і якщо сусідня клітина (клітини) теж буде містити якусь інформацію, то введений текст частково перекривається їй і стає невидимим. Та й сама таблиця виглядає досить непривабливою і непрезентабельний. При цьому якщо надрукувати такий документ, то ситуація, що склалася збережеться - розібрати в такій таблиці що до чого буде досить складно, в чому ви можете самі переконатися з малюнка нижче.

Щоб зробити табличний документ більш акуратним і красивим, часто доводиться змінювати розміри рядків і стовпців, шрифт вмісту осередку, її фон, здійснювати вирівнювання тексту, додавати кордону та інше.

Для початку давайте приведемо до ладу лівий стовпець. Переведіть курсор миші на кордон стовпців «A» і «B» в рядок, де відображаються їх назви. При зміні курсора миші на характерний символ з двома різноспрямованими стрілками, натисніть і утримуючи ліву кнопку, тягніть з'явилися пунктирну лінію в потрібному напрямку для розширення стовпчика до тих пір, поки всі назви не вмістяться в рамках одного осередку.

Ті ж самі дії можна виконати і з рядком. Це є одним з найлегших способів зміни розміру висоти і ширини осередків.

Якщо необхідно задати точні розміри рядків і стовпців, то для цього на вкладці Головна у групі осередки виберіть пункт формат. У меню, за допомогою команд Висота рядка і Ширина стовпця можна задати ці параметри вручну.

Дуже часто необхідно змінити параметри зразу декількох осередків і навіть цілого стовпця або рядка. Для того що б виділити цілий стовпець або рядок, клацніть на його назві зверху або на її номері зліва відповідно.

Для виділення групи сусідніх осередків, обводьте їх курсором, утримуйте ліву кнопку миші. Якщо ж необхідно виділити розрізнені поля таблиці, то натисніть і утримуйте «Ctrl», після чого клацайте мишею по необхідним осередків.

Тепер, коли ви знаєте, як виділяти і форматувати відразу кілька осередків, давайте вирівняємо назву місяців в нашій таблиці по центру. Різні команди вирівнювання вмісту всередині клітин знаходяться на вкладці Головна в групі з промовистою назвою вирівнювання. При цьому для табличній осередку це дію можна робити як щодо горизонтального напрямку, так і вертикального.

Обведіть осередки з назвою місяців в шапці таблиці і клацніть на кнопці Вирівняти по центру.

У групі шрифт на вкладці Головна можна змінити тип шрифту, його розмір, колір і накреслення: жирний, курсивний, підкреслений і так далі. Так само тут розміщені кнопки зміни меж осередку і кольору її заливки. Всі ці функції стануть в нагоді нам для подальшої зміни зовнішнього вигляду таблиці.

Отже, для початку давайте збільшимо шрифт назви колонок і стовпців нашої таблиці до 12 пунктів, а так само зробимо його жирним.

Тепер виділяємо спочатку верхню сходинку таблиці і встановлюємо їй чорний фон, а потім в лівому стовпчику осередкам з А2 по А6 - темно-синій. Зробити це можна за допомогою кнопки колір заливки.

Напевно ви помітили, що колір тексту у верхньому рядку злився з кольором фону, та й в лівому стовпчику назви читаються погано. Виправимо це, змінивши колір шрифту за допомогою кнопки колір тексту на білий.

Так само за допомогою вже знайомої команди колір заливкими надали фону парних і непарних рядків з числами різний синій відтінок.

Щоб осередки не зливалися, давайте визначимо ним кордону. Визначення меж відбувається тільки для виділеної області документа, і може бути зроблено як для одного осередку, так і для всієї таблиці. У нашому випадку виділіть всю таблицю, після чого клацніть на стрілку поруч із кнопкою інші кордону все в тій же групі шрифт.

У меню, виводиться список швидких команд, за допомогою яких можна вибрати відображення потрібних меж виділеної області: нижній, верхній, лівій, правій, зовнішніх, всіх та інше. Так само тут містяться команди для малювання кордонів вручну. У самому низу списку знаходиться пункт інші кордону дозволяє більш детально задати необхідні параметри кордонів осередків, яким ми і скористаємося.

У вікні, спочатку виберіть тип лінії кордону (в нашому випадку тонка суцільна), потім її колір (виберемо білий, так як фон таблиці темний) і нарешті, ті межі, які повинні будуть відображатися (ми вибрали внутрішні).

У підсумку за допомогою набору команд всього однієї групи шрифтми перетворили непоказний зовнішній вигляд таблиці в цілком презентабельний, і тепер знаючи як вони працюють, ви самостійно зможете придумувати свої унікальні стилі для оформлення електронних таблиць.

Формат даних осередку

Тепер, що б завершити нашу таблицю, необхідно належним чином оформити ті дані, які ми туди вводимо. Нагадаємо, що в нашому випадку це грошові витрати.

У кожну з осередків електронної таблиці можна вводити різні типи даних: текст, числа і навіть графічні зображення. Саме тому в Excel існує таке поняття, як «формат даних комірки», службовець для коректної обробки введеної вами інформації.

Спочатку, все осередки мають Загальний формат, Що дозволяє утримувати їм як текстові, так і цифрові дані. Але ви маєте право змінити це і вибрати: числовий, грошовий, фінансовий, процентний, дробовий, експоненціальний і формати. Крім цього існують формати дати, часу поштових індексів, номерів телефонів та табельних номерів.

Для осередків нашої таблиці, що містять назви її рядків і стовпців цілком підійде загальний формат (який задається за замовчуванням), так як вони містять текстові дані. А ось для осередків, в які вводяться бюджетні витрати більше підійде грошовий формат.

Виділіть в таблиці комірки містять інформацію по щомісячним витрат. На стрічці у вкладці Головна у групі число клацніть по стрілці поруч із полем числовий Формат, Після чого відкриється меню зі списком основних доступних форматів. Можна вибрати пункт грошовий прямо тут, але ми для більш повного ознайомлення виберемо найнижчу рядок Інші числові формати.

У вікні, в лівій колонці будуть відображені назва всіх числових форматів, включаючи додаткові, а в центрі, різні настройки їх відображення.

Вибравши грошовий формат, зверху вікна можна побачити, то, як буде виглядати значення в осередках таблиці. Трохи нижче моно встановити число відображення десяткових знаків. Щоб копійки не захаращували нам поля таблиці, виставимо тут значення рівним нулю. Далі можна вибрати валюту та відображення негативних чисел.

Тепер наша навчальна таблиця, нарешті, прийняла завершений вигляд:

До речі, всі маніпуляції, які ми робили з таблицею вище, тобто форматування осередків і їх даних можна виконати за допомогою контекстного меню, клацнувши правою кнопкою миші на виділеній області і вибравши пункт формат ячеек. В однойменному вікні для всіх розглянутих нами операцій існують вкладки: число, вирівнювання, шрифт, кордон і заливка.

Тепер після закінчення роботи в програмі ви можете зберегти або отриманий результат. Всі ці команди знаходяться у вкладці файл.

висновок

Напевно, багато хто з вас виникає питання: «А навіщо створювати подібного роду таблиці в Excel, коли все те ж саме можна зробити в Word, використовуючи готові шаблони?». Так-то воно так, тільки ось виробляти всілякі математичні операції над осередками в текстовому редакторі неможливо. Саму ж інформацію в осередку ви практично завжди заносите самостійно, а таблиця є лише наочним поданням даних. Та й об'ємні таблиці в Word робити не зовсім зручно.

В Excel ж все навпаки, таблиці можуть бути як завгодно великими, а значення осередків можна вводити як вручну, так і автоматично розраховувати за допомогою формул. Тобто тут таблиця виступає не тільки як наочний посібник, а й як потужний обчислювально-аналітичний інструмент. Більш того осередку між собою можуть бути взаємопов'язані не тільки всередині однієї таблиці, а й містити значення, отримані з інших таблиць, розташованих на різних аркушах і навіть в різних книгах.

Про те, як зробити таблицю «розумної» ви дізнаєтеся в наступній частині, в якій ми познайомимося з основними обчислювальними можливостями Excel, правилами побудови математичних формул, функціями і багатьом іншим.