Примітка:Ця стаття виконала своє завдання, і незабаром її використання буде припинено. Щоб уникнути появи помилок "Сторінку не знайдено", ми видаляємо відомі нам посилання. Якщо ви створили посилання на цю сторінку, видаліть їх, і разом ми забезпечимо узгодженість даних в Інтернеті.
При роботі з пакетом Officeдоступні кілька способів обміну даними між додатками. Один із способів - копіювання і вставка даних, однак їх можна також зв'язати з джерелом, щоб вони оновлювалися автоматично, або впровадити, щоб оновлювати дані тільки вручну шляхом відкриття файлу. Крім того, використання пов'язаного об'єкта дозволяє створити зв'язок з частиною файлу, наприклад з декількома осередками на аркуші Excel.
Переваги та недоліки зв'язування і впровадження
Word
У меню вставкаклацніть пункт об'єкті виберіть варіант з файлу.
Знайдіть і виберіть файл, на який повинна вказувати посилання, і натисніть кнопку параметри.
встановіть прапорець зв'язати з файлом ».
Порада: У вигляді значка.
Натисніть кнопку вставити ОК, Якщо ви використовуєте Excel.
Зміна пов'язаних даних
У меню Виправленнявиберіть команду зв'язки.
якщо команда зв'язкинедоступна, це означає, що в файлі немає пов'язаних даних.
В розділі Початковий файл відкрити джерело.
У меню вставкаклацніть пункт об'єкті виберіть варіант з файлу.
Оберіть потрібний файлі натисніть кнопку параметри.
Зніміть прапорець зв'язати з файлом .
Порада:Якщо потрібно, щоб з'явився тільки значок, який можна клацнути для перегляду відомостей, встановіть прапорець У вигляді значка.
Натисніть кнопку вставити, Якщо ви використовуєте Word, або кнопку ОК, Якщо ви використовуєте Excel.
Зміна впроваджених даних
Двічі клацніть впроваджений об'єкт.
Внесіть зміни та збережіть їх.
У меню файлвиберіть команду.
У меню Виправленнявиберіть команду копіювати.
У меню Виправленнявиберіть команду спеціальна вставка, А потім - пункт вставити зв'язок.
В полі як лист Microsoft Excel , І натисніть кнопку ОК.
PowerPoint
Впровадження даних з одного файлу в інший
Клацніть місце, куди потрібно впровадити файл.
У меню вставкавиберіть пункт об'єкт, а потім - з файлу.
Якщо потрібно впровадити лист Excel, він повинен бути першим у книзі.
Натисніть кнопку вставити, А потім кнопку ОК.
Зміна впроваджених даних
Внесіть необхідні зміни.
Відкрийте вкладку файлі натисніть кнопку оновити.
У меню файлвиберіть команду Закрити і повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Копіювання даних з одного файлу і їх вставка у вигляді пов'язаного або впровадженого об'єкта
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, діапазон комірок на аркуші Excel).
У меню Виправленнявиберіть команду копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Виправленнявиберіть команду спеціальна вставка.
В полі вставити яквиберіть тип об'єкта, наприклад Лист Microsoft Excel, І натисніть кнопку ОК.
Excel
Зв'язування даних між файлами Word і Excel
Якщо дані знаходяться у файлі Excel, а пов'язані відомості - в файлі Word, Можна зв'язати їх, щоб спростити оновлення. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно зв'язати з щомісячним звітом про стан. Звітом є документ Word, а дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після зв'язування документа і листа дані в звіті про стан будуть автоматично оновлюватися при зміні відомостей про доходи від продажів. Можлива також ситуація, коли інструкції з документа Word необхідно вставити в кілька файлів Excel. Якщо використовувати зв'язування даних, зміни в інструкціях будуть автоматично відображатися у всіх файлах Excel.
Клацніть те місце, куди потрібно вставити зв'язок.
У меню вставкаклацніть пункт об'єкті виберіть варіант з файлу.
Виберіть файл, на який повинна вказувати посилання, і натисніть кнопку параметри.
встановіть прапорець зв'язати з файлом ».
Порада:Якщо потрібно, щоб з'явився тільки значок, який можна клацнути для перегляду відомостей, встановіть прапорець У вигляді значка.
Натисніть кнопку вставити, Якщо ви використовуєте Word, або кнопку ОК, Якщо ви використовуєте Excel.
Зміна пов'язаних даних
У меню данівиберіть команду змінити зв'язку.
В розділі Початковий файлвиберіть потрібний файл і натисніть кнопку відкрити джерело.
Внесіть необхідні зміни.
Клацніть пов'язаний файл. Зверніть увагу, що в файлі є зміни.
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, дані можна впровадити в тих випадках, коли не потрібно, щоб звіт про стан оновлювався при внесенні змін на аркуші Excel, або не потрібно, щоб на аркуші Excel відбивалися зміни в інструкціях. Оскільки всі відомості зберігаються в одному файлі, впровадження даних виявляється зручним в ситуаціях, коли мережеву версію файлу потрібно відправити користувачам, які не мають доступу до запровадженого файлу.
Клацніть місце, куди потрібно впровадити файл.
У меню вставкаклацніть пункт об'єкті виберіть варіант з файлу.
Виберіть файл, який потрібно впровадити, і натисніть кнопку параметри.
Якщо потрібно впровадити лист Excel, він повинен бути першим у книзі.
Порада:Якщо потрібно, щоб з'явився тільки значок, який можна клацнути для перегляду відомостей, встановіть прапорець У вигляді значка.
Зніміть прапорець Зв'язати з файломі натисніть кнопку вставити, Якщо використовується додаток Word, Або кнопку ОК, Якщо використовується програма Excel.
Зміна впроваджених даних
Двічі клацніть впроваджений файл.
Внесіть необхідні зміни.
У меню файлвиберіть команду оновити.
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Копіювання даних з одного файлу і їх вставка у вигляді пов'язаного або впровадженого об'єкта
У меню Виправленнявиберіть команду копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Виправленнявиберіть команду спеціальна вставка, А потім - пункт вставити зв'язок.
В полі яквиберіть тип об'єкта, наприклад документ Microsoft Word , І натисніть кнопку ОК.
Word
Зв'язування даних між файлами Word і Excel
Якщо дані знаходяться у файлі Excel, а пов'язані відомості - в файлі Word, можна зв'язати їх, щоб спростити оновлення. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно зв'язати з щомісячним звітом про стан. Звітом є документ Word, а дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після зв'язування документа і листа дані в звіті про стан будуть автоматично оновлюватися при зміні відомостей про доходи від продажів. Можлива також ситуація, коли інструкції з документа Word необхідно вставити в кілька файлів Excel. Якщо використовувати зв'язування даних, зміни в інструкціях будуть автоматично відображатися у всіх файлах Excel.
відкрити джерело.
Внесіть необхідні зміни.
Пам'ятайте, що зміни містяться в файлі зі зв'язком.
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, дані можна впровадити в тих випадках, коли не потрібно, щоб звіт про стан оновлювався при внесенні змін на аркуші Excel, або не потрібно, щоб на аркуші Excel відбивалися зміни в інструкціях. Оскільки всі відомості зберігаються в одному файлі, впровадження даних виявляється зручним в ситуаціях, коли мережеву версію файлу потрібно відправити користувачам, які не мають доступу до запровадженого файлу.
наприклад лист, І натисніть кнопку змінити.
Внесіть необхідні зміни.
У меню файлвиберіть команду Закрити і повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Копіювання даних з одного файлу і їх вставка у вигляді пов'язаного або впровадженого об'єкта
Можна створити зв'язок з частиною файлу. Наприклад, в місячному звіті про стан може виникнути необхідність пов'язати з певним діапазоном осередки на аркуші Excel, а не на весь лист. Наприклад, ви можете створити посилання на конкретні інструкції з документа Word, а не всього документа.
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, діапазон комірок на аркуші Excel).
У меню Виправленнявиберіть команду копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Виправленнявиберіть команду спеціальна вставка, А потім - пункт вставити зв'язок.
В полі яквиберіть тип об'єкта, наприклад Лист Microsoft Excel, І натисніть кнопку ОК.
PowerPoint
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно впровадити в щомісячний звіт про стан. Звітом є презентацію PowerPoint, А дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після впровадження листа в презентацію файли залишаються пов'язаними.
Клацніть місце, куди потрібно впровадити файл.
У меню вставкаклацніть пункт об'єкті виберіть варіант Створити з файлу.
Знайдіть і виберіть файл, який потрібно впровадити.
Якщо потрібно впровадити лист Excel, він повинен бути першим у книзі.
Натисніть кнопку вставити, А потім кнопку ОК.
Якщо дані з вбудованого файлу не відображаються, перетягуйте маркер зміни розміру, поки не з'явиться вміст файлу.
Зміна впроваджених даних
Клацніть впроваджений файл.
У меню Виправленнянаведіть курсор миші на пункт Об'єкт [тип об'єкта], наприклад лист, І натисніть кнопку змінити.
Внесіть необхідні зміни.
У меню файлвиберіть команду Закрити і повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Копіювання даних з одного файлу і їх вставка у вигляді пов'язаного або впровадженого об'єкта
Можна вбудувати тільки частина файлу. Наприклад, в щомісячний звіт про стан, може знадобитися запровадити не весь лист Excel, а тільки певний діапазон комірок на ньому.
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, діапазон комірок на аркуші Excel).
У меню Виправленнявиберіть команду копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Виправленнявиберіть команду спеціальна вставка.
В полі вставити яквиберіть тип об'єкта, наприклад Лист Microsoft Excel, І натисніть кнопку ОК.
Excel
Зв'язування даних між файлами Word і Excel
Якщо дані знаходяться у файлі Excel, а пов'язані відомості - в файлі Word, можна зв'язати їх, щоб спростити оновлення. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно зв'язати з щомісячним звітом про стан. Звітом є документ Word, а дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після зв'язування документа і листа дані в звіті про стан будуть автоматично оновлюватися при зміні відомостей про доходи від продажів. Можлива також ситуація, коли інструкції з документа Word необхідно вставити в кілька файлів Excel. Якщо використовувати зв'язування даних, зміни в інструкціях будуть автоматично відображатися у всіх файлах Excel.
Вихідний файл виберіть потрібний файл і натисніть кнопку відкрити джерело.
Внесіть необхідні зміни.
Пам'ятайте, що зміни містяться в файлі зі зв'язком.
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, дані можна впровадити в тих випадках, коли не потрібно, щоб звіт про стан оновлювався при внесенні змін на аркуші Excel, або не потрібно, щоб на аркуші Excel відбивалися зміни в інструкціях. Оскільки всі відомості зберігаються в одному файлі, впровадження даних виявляється зручним в ситуаціях, коли мережеву версію файлу потрібно відправити користувачам, які не мають доступу до запровадженого файлу.
наприклад лист, І натисніть кнопку змінити.
Внесіть необхідні зміни.
У меню файлвиберіть команду Закрити і повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Копіювання даних з одного файлу і їх вставка у вигляді пов'язаного або впровадженого об'єкта
Можна створити зв'язок з частиною файлу. Наприклад, може знадобитися створити зв'язок не з усім листом Excel, А тільки з певним діапазоном осередків на ньому.
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, кілька пропозицій в документі Word).
У меню Виправленнявиберіть команду копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Виправленнявиберіть команду спеціальна вставка, А потім - пункт вставити зв'язок.
В полі яквиберіть тип об'єкта, наприклад Документ Microsoft Word, І натисніть кнопку ОК.
Дуже часто, вирішуючи різні офісні завдання, ми зберігаємо і обробляємо дані або в електронних таблицях Excel, або в текстовому редакторі Word. Причому, найчастіше ці дані взаємопов'язані між собою. Наприклад, таблиця Excel або її фрагмент копіюється і вставляється в Word.
Плюси такого підходу очевидні: користувач не пов'язаний у виборі засобів зберігання даних.
Однак, є й істотний мінус, а саме: якщо в початковій таблиці дані змінюються, то ми обов'язково повинні простежити, щоб у всіх пов'язаних документах ці дані були відкориговані. Тому, тема копіювання, впровадження і зв'язування даних з різних документів, видається дуже актуальною. В даному відеоуроці я хочу вам розповісти, якими трьома способами ми можемо скопіювати дані з Excel в Word, а також, як встановити зв'язок між цими даними.
Отримана таблиця є звичайнісінької таблицею Word. Ми можемо форматувати або редагувати її як завгодно: змінювати або додавати дані. При цьому, вихідна таблиця Excel не змінюється жодним чином. Аналогічно, якщо в початковій таблиці я буду вносити якісь зміни, в скопійованої таблиці нічого іхзменяться не буде. Просто, але не зовсім зручно.
Другий спосіб копіювання даних передбачає вставку в документ Word таблиці Excel, як повноцінного об'єкту. На цей раз при копіюванні ми скористаємося режимом спеціальної вставки даних. Як і раніше таблиця з даними в наших двох документах не пов'язана між собою, що незручно. Однак, працюючи в текстовому редакторі word, Мо отримуємо під рукою повноцінну Excel-таблицю, в яку можна вводити формули, створювати графіки і все буде працювати.
Останній, третій спосіб копіювання даних передбачає їх зв'язування в процесі спеціальної вставки. за зовнішнім виглядомз'явилася таблиця нічим не відрізняється від попередніх, однак по суті, це зовсім інший об'єкт, відмінний від попередніх. На цей раз перед нами знаходиться вже не таблиця, а посилання на первинне джерело даних. Якщо з вихідними даними Excelщо-небудь станеться, ми ці зміни відразу ж побачимо в текстовому документі Word. Для цього пов'язані дані необхідно своєчасно оновлювати. закривши отриманий текстовий документ, Продовжимо редагувати таблицю Excel. Тоді, при повторному відкритті текстового документа, Word попереджає нас, що в документі є пов'язані дані, які залежать від зовнішнього джерелаі пропонує нам їх оновити.
Т екстовий процесор з деякими базовими можливостями електронних таблиць робить фантастичну комбінацію. Ви можете досить просто вмонтувати в звичайний текстовий документ Microsoft Word таблиці Excel.
Впровадження Excel таблиць в основному включає крихітну копію програми. При редагуванні розділу Excel документау Вас є доступ до всіх елементів управління Excel, як якщо б Ви використовували Excel в якості окремої програми. Ви можете додавати стандартні текстові та числові значення, і, що вкрай важливо, формули, які застосовуються безпосередньо до міні-вікна Excel.
Щоб вставити таблицю Excel в Word 2016, натисніть вкладку «Вставити» у верхній частині вікна, а потім натисніть кнопку «Таблиця». Натисніть «Таблиця Excel» в спадному меню.
Ось приклад. Я заповнив стандартні осередки значеннями і використовував одну з найпоширеніших формул суми для осередків в останньому стовпчику. Отже, для значення «Всього» для «Продукт1» в осередку E2 я використовую формулу «СУМ (B2: D2)», щоб додати всі три значення в рядок і автоматично отримати мою підсумкову суму. Ви можете використовувати будь-яку формулу Excel, яка Вам подобається в цій вбудованої версії програми.
Таблиці Excel мають в основному нескінченну кількість рядків і стовпців, але це недоцільно, коли Ви використовуєте ці дані у вигляді таблиці в документі Word. Щоб змінити кількість видимих рядків і стовпців, клацніть і перетягніть опорні точки, чорні квадрати, які з'являються в кожному кутку і в середині поля навколо таблиці Excel.
Коли Ви закінчите редагування цих значень, Ви можете клацнути на будь-яку іншу частину документа Word, а за замовчуванням повернеться до базової таблиці, що підходить для друку або поширення через доступні для читання формати, такі як PDF. Тут Ви можете налаштувати ширину і висоту таблиці, щоб краще відповідати форматування документа Word без зміни кількості видимих стовпців або рядків.
Щоб знову почати редагування електронної таблиці, двічі клацніть на неї, щоб повернути елементи управління Excel.
Також можливо вбудувати існуючий файл Excel, Що зручно, якщо Ви намагаєтеся обмінюватися даними, які Ви вже накопичили. У таблиці «Вставка» натисніть кнопку «Об'єкт» (маленький квадрат з синьою рамкою в розділі «Текст»):
У вікні натисніть «Створити з файлу», потім натисніть «Огляд», щоб перейти і відкрити електронну таблицю Excel на накопичувачі Вашого комп'ютера. У Вас також є пара інших варіантів. Вибір опції «Зв'язок з файлом» зберігає таблицю, яку Ви бачите в Word, пов'язану з реальною електронної таблицею Excel, якщо вони зберігаються в тих же місцях, що і при їх з'єднанні. Зміни, внесені Вами в будь-якому місці, відображаються в іншому. Ви також можете вибрати параметр «У вигляді значка», щоб відобразити електронну таблицю у вигляді простого значка в документі Word, який ви можете клацнути, щоб відкрити електронну таблицю в Excel.
Коли Ви закінчите, просто натисніть «ОК», щоб вставити таблицю.
Залежно від форматування Word Вам може знадобитися змінити розмір або змінити його, щоб все було видно.
Для зв'язку двох документів Wordможна скористатися командою спеціальна вставка(меню Виправлення) Або командою файл(меню вставка).
У тих випадках, коли потрібно вставити частину документа, слід користуватися командою спеціальна вставка.
Оскільки текст в різних документах може бути відформатований по-різному, для того, щоб пов'язується текст був вставлений в форматі документа-приймача в полі списку якдіалогового вікна спеціальна вставканеобхідно вибрати опцію звичайний текст.
Коли курсор знаходиться всередині пов'язують області документа-приймача, вся область виділяється сірим кольором. Хоча пов'язаний текст можна редагувати в документі-приймачі, внесені під час редагування зміни будуть втрачені при оновленні зв'язку. Сірий фон нагадує про те, що виділену частину редагувати не слід. Якщо область зв'язки не підсвічена, виберіть команду параметри(меню сервіс) І на вкладці видв списку затінення полявиберіть рядок « при виділенні»Або« завжди».
Для того щоб побачити в документі-приймачі імена файлів, з якими пов'язані вставлені елементи, виберіть команду параметрименю сервісі на вкладці видактивізуйте прапорець коди полів. При цьому в документі буде відображатися вставлена інформація, а вказівки на зв'язок з файлами-джерелами.
Інформація про наявність і характер зв'язків відображається в діалоговому вікні Зв'язки (команда зв'язкименю Виправлення) (Ріс.7.7).
Мал. 7.7. Діалогове вікно команди зв'язки
Оновлення зв'язків може відбуватися автоматично, якщо обрана відповідна кнопка. При установці опції На запитоновлення відбувається:
при відкритті або роздруківці файлу документа-приймача;
при натисканні швидкої клавішіпоновлення полів F9.
Зв'язування таблиці Excel і документа Word
Процедура зв'язування таблиці Excel і документа Word не відрізняється від скріплення двох документів Word, розглянутого вище.
найбільш важливий моментпри зв'язуванні таблиці з документом полягає у виборі формату.
При виборі формату об'єкттаблиця буде вставлена як об'єкт докладання Excel і може бути відредагована в Excel після подвійного клацання мишею по цьому об'єкту.
Для того щоб вставити таблицю у вигляді таблиці, а не як звичайний текст, слід вибрати формат Текст у форматі RTF. При цьому зазвичай доводиться відредагувати ширину стовпців і висоту рядків, щоб таблиця виглядала акуратно.
Якщо вибрати формат звичайний текст, Таблиця буде вставлена не у вигляді таблиці, а у вигляді звичайного тексту, причому дані різних осередків будуть розділені знаками табуляції.
При виборі форматів малюнокі растрТаблиця вставляється як малюнок і буде редагуватися засобами Excel при подвійному натисканні мишею по малюнку. При зв'язуванні діаграми Excel з документом Word слід завжди вибирати формат малюнок.
Взагалі Word добре «підготовлений» до інтеграції Excel-таблиці в документ як об'єкт. У стандартній панелі інструментів Word є кнопка Додати таблицю Exce l., яка служить для вставки таблиці Excel в якості об'єкта в документ Word. Після клацання на цій кнопці і вибору розміру таблиці в документ буде вставлена чиста таблиця.
При впровадженні об'єктів всі дії виконуються аналогічно зв'язуванню, тільки активізується опція вставитизамість зв'язати. При впровадженні документа зв'язок з вихідною інформацією відсутня, однак зберігається можливість редагування впровадженого документа інструментами і засобами програми-джерела.