Pomocou skupiny kontaktov (predtým „zoznam adries“) môžete poslať e-mailovú správu viacerým ľuďom - projektovému tímu, komisii alebo dokonca len skupine priateľov - bez toho, aby ste museli jednotlivo pridávať jednotlivé riadky Komu, Kópia alebo Skrytá kópia.

Informácie o skupinách kontaktov v Outlooku pre Mac nájdete v téme Vytvorenie distribučného zoznamu alebo skupiny kontaktov v Outlooku pre Mac.

Ďalšie informácie

Vytvorte skupinu kontaktov

Poznámka: Člen, ktorého pridáte do skupiny kontaktov, sa nemusí nachádzať v adresári. Pri kopírovaní a vkladaní z e-mailovej správy je uvedené jeho meno a e-mailová adresa.

Pridajte skupinu kontaktov od iného používateľa

Ak dostanete správu, ktorá obsahuje požadovanú skupinu kontaktov, uložte ju do svojho zoznamu kontaktov.

Otvorte e-mailovú správu obsahujúcu skupinu kontaktov.

V teréne Komu alebo Kópia kliknite pravým tlačidlom myši na skupinu kontaktov a vyberte príkaz Pridať do kontaktov programu Outlook.

Ďalšie informácie

Vytvorenie zoznamu adries

Distribučné zoznamy sú predvolene uložené v priečinku Kontakty... Ak používate účet Microsoft Exchange, globálny globálny zoznam môže obsahovať globálne distribučné zoznamy, ktoré sú k dispozícii všetkým v sieti. Osobné zoznamy adries, ktoré vytvoríte vo svojom priečinku Kontaktyste k dispozícii iba vy, ale môžete

Otvorte e-mailovú správu, ktorá obsahuje distribučný zoznam.

V hlavičke správy kliknite pravým tlačidlom myši na zoznam adries a vyberte Pridať do kontaktov programu Outlook.

Pozor! Všetky kroky postupu popísaného nižšie sa vykonajú správne, iba ak je váš počítač umiestnený v sieti fakulty (kde je povolený prístup na server pomocou protokolu RPC).

Bež.

Ak ste to vo svojom počítači ešte neurobili, zobrazí sa okno Sprievodcu úvodným nastavením programu Outlook 2007, na ktorého prvej stránke stačí kliknúť na tlačidlo Ďalej... Ďalej sú uvedené obrázky vytvorené na základe ruskej verzie programu, pre anglickú verziu sa budú líšiť.

Na nasledujúcej stránke začiarknite políčko Ručne nakonfigurujte nastavenia servera alebo ďalšie typy serverov a znova kliknite Ďalej.

Na stránke Výber e-mailovej služby prepnite prepínač do polohy Microsoft Exchange Servera kliknite Ďalej.

Na stránke Nastavenie Microsoft Exchange lúka Microsoft Exchange Servervstúpiť exch.chem.msu.rua v teréne Užívateľské meno - užívateľské meno, ktoré vám bolo pridelené (na obrázku ekv) a kliknite na tlačidlo Skontrolujte meno.

Na obrazovke by sa malo objaviť ďalšie okno s výzvou na zadanie používateľského mena a hesla. V tomto okne pred používateľským menom musíte zadať slovo poštová doména a dať spätné lomítko. V teréne Heslozadajte heslo, ktoré ste dostali pre prístup na server. Začiarknite políčko, aby ste ho nemuseli zakaždým zadávať Uložiť hesloa kliknite Ok.

Pozor! Ak sa používateľské meno a heslo, ktoré ste použili pri prihlasovaní do systému v počítači, nezhodujú s údajmi zadanými na poštovom serveri, pri každom pripojení k serveru sa zobrazí okno s výzvou na zadanie hesla.

V tejto chvíli sa program pokúsi nadviazať spojenie s poštovým serverom pomocou informácií, ktoré ste zadali. Ak sú tieto informácie správne a existuje pripojenie k serveru, zobrazí sa stránka znova Nastavenie Microsoft Exchange, ale už v upravenej podobe (názov servera EXCH.maildomain.chem.msu.rua podčiarknuté používateľské meno). Podčiarknutie označuje, že váš účet bol jednoznačne identifikovaný. Nechajte zaškrtnuté Použite režim Exchange s vyrovnávacou pamäťou (to vám umožní pracovať s poštou, keď nie je spojenie so serverom a trochu sa tým zníži záťaž), potom kliknite na Ďalej.

Vzhľad stránky s titulkom Blahoželáme! znamená, že ste sa úspešne nakonfigurovali Microsoft Office Outlook 2007pracovať s Microsoft Exchange Serverom. Kliknite hotovýa vo vašom počítači sa spustí Outlook.

Ak budete v budúcnosti potrebovať zmeniť nastavenia pre pripojenie k serveru, použite túto položku Nastavenie účtuv ponuke Službyprogramov Výhľad... Alebo spustite program poštaz Ovládacie panely(Ovládací panel) systému Windows a kliknite na tlačidlo v okne, ktoré sa zobrazí. Účty.

Výukový program MS Outlook → Základné informácie o Outlooku → Čo je Outlook?

Čo je to Outlook?

Outlook 2002 je výkonná a komplexná aplikácia na správu informácií. Ale každý predmet (to sa netýka iba softvérových produktov) vyžaduje zoznámenie sa so špecifikami tejto oblasti a preukázanie všeobecných princípov fungovania, techník atď. Táto časť bude obsahovať základné informácie o programe Outlook: od inštalácie aplikácie po práca s e-mailom.

Myslíme si, že je nesprávne, ak nie nesprávne, začať knihu hovorením o práci s e-mailom, pretože Outlook nie je aplikácia na prácu s e-mailom. Outlook je jednotou všetkých nástrojov súvisiacich so správou osobných informácií, v ktorých je pošta významnou, ale stále súčasťou. V opačnom prípade by ste sa mohli úplne vzdať aplikácie Outlook Express, ktorá je súčasťou štandardného balíka dodávaného s operačným systémom Windows a je iba e-mailovým klientom.

Prvá časť knihy obsahuje kapitoly, ako napríklad:

• Zoznámenie sa s programom Outlook. Táto kapitola sa bude zaoberať: inštaláciou Outlooku, všeobecnými princípmi práce v Outlooku a rozhraním a prácou so zabudovaným systémom pomoci.
• Kalendár. Naučíte sa, ako naplánovať jednotlivé a opakujúce sa schôdzky a pracovať s zobrazeniami Outlooku.
• Úlohy. Táto kapitola poskytuje informácie o priraďovaní a účtovaní úloh a transformácii položiek.
• Kontakty. Po prečítaní tejto kapitoly sa naučíte, ako vytvárať kontakty a pracovať s adresármi používateľa.
• Poznámky. Táto kapitola sa venuje práci s poznámkami a schránkou balíka Microsoft Office.
• Denník. S automatickým a manuálnym vedením vašich aktivít sa oboznámite v denníku Outlook.
• Výhľad dnes a osobné priečinky. Posledná kapitola vysvetľuje, ako ukladať položky programu Outlook, vytvárať a používať vlastné priečinky a pracovať so súborovým systémom vášho počítača pomocou programu Outlook.

Skrytá kópia v programe Outlook 2010

Microsoft Outlook je oveľa lepší ako produkt v systéme Windows XP - Outlook Express.

Vo Windows 7 je to už plnohodnotný klient a mimochodom s celkom príjemným externým rozhraním, čo je dobrá správa.

Ako vytvoriť pravidlo v programe Outlook 2007 a Outlook 2010 tak, aby sa všetky e-maily z konkrétnej adresy presunuli do konkrétneho priečinka.

Stáva sa, že listy od určitého adresáta neustále prichádzajú do vašej pošty v MS Outlook a pre rýchly prístup k nim by bolo žiaduce ich presunúť do samostatného priečinka a súčasne tak, aby boli presunuté všetky nasledujúce listy od tohto adresáta tam automaticky. To je miesto, kde nám pomáha funkcia Pravidlá a výstrahy.

Najskôr vytvorme priečinok, do ktorého sa budú presúvať listy od konkrétneho adresáta. Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok „Doručená pošta“ a v ponuke, ktorá sa otvorí, vyberte „Vytvoriť priečinok“.

Nastavte názov vytvoreného priečinka a kliknite na tlačidlo „OK“.

Tu máme priečinok, ktorý sme vytvorili

Samotné písmená sa tam ale nepresunú, preto musíte nakonfigurovať pravidlo. Ak chcete vytvoriť pravidlo, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné písmeno od adresáta pre písmená, z ktorých chceme vytvoriť pravidlo, a v otvorenej ponuke kliknite na príkaz „Vytvoriť pravidlo“.

V okne, ktoré sa otvorí, vložte začiarknutie, ako je to znázornené na obrázku nižšie

V nasledujúcom okne, ktoré sa otvorí, musíte zvoliť priečinok, ktorý sme vytvorili. To znamená, že vyberieme priečinok, do ktorého sa presunú listy od konkrétneho adresáta. Stlačíme „OK“.

Nasledujúca správa sa pýta, či sa má vykonať naše nové pravidlo pre všetky správy v aktuálnom priečinku, teda či sa majú presunúť už prijaté správy od konkrétneho príjemcu do priečinka, ktorý sme vytvorili.

Začiarknite políčko ako na obrázku nižšie a kliknite na tlačidlo „OK“

Takže to je všetko. Pravidlo bolo vytvorené. Už prijaté listy od konkrétneho adresáta sú roztriedené do nami vytvoreného priečinka a všetky nasledujúce listy od tohto adresáta budú tiež automaticky presunuté do tohto priečinka.

Podelím sa s vami o malú poznámku, ako skryť okno programu Outlook 2010 na paneli. Teda v prípade, že potrebujete, aby bola vaša pošta pri práci s počítačom vždy otvorená, ale neprekáža vám iná ikona na pracovnom paneli v dolnej časti (zvyčajne panel v dolnej časti). Ako vidíte, ikona Outlooku tiež visí v zásobníku, tak prečo by vám to odobralo drahocenný pracovný priestor a dokonca by sa duplikovalo, čo je obzvlášť nepríjemné pre ľudí, ktorí používajú veľké množstvo programov súčasne.

V skutočnosti je program odstránený z zásobníka iba tromi kliknutiami.

Prvé stlačenie musíte vykonať na šípke rozkladajúcej tácku, ktorá je vpravo dole, v blízkosti hodín. Druhé stlačenie na ikonu Outlook na rozbalenom paneli. Stlačenie musí byť vykonané pravým tlačidlom medveďa. Tretie stlačenie kliknutie ľavým tlačidlom na slová „ Skryť zbalené„(Akcia je uvedená vľavo na obrázku v mojej poznámke).

To je všetko. Keď teraz minimalizujete aplikáciu Outlook 2010, bude sa minimalizovať na zásobník a budete mať viac voľného miesta. Novo prijaté písmená sa zobrazia ako varovanie vedľa hodín v pravom dolnom rohu ako predtým. Mimochodom, Outlook môžete otvoriť kliknutím na ikonu na paneli dvoma kliknutiami ľavého tlačidla myši.

Existujú situácie, keď musíte posielať správy skupine ľudí. Aby sme do zoznamu príjemcov nepridávali zakaždým tých istých ľudí, program Outlook môže tento proces automatizovať.

Poďme teraz priamo k vytvoreniu skupiny kontaktov. Otvorením Outlooku 2010 vyberte „ Kontakty„A klikni na“ hlavný„. Vyberieme položku „ Vytvorte skupinu kontaktov"(Obr. 1)

V teréne " názov„Zadajte názov skupiny, pre ktorú použijeme automatické zasielanie pošty a vyberte položku“ Pridajte účastníkov».

Výber spôsobu pridávania účastníkov Skupiny kontaktov: z kontaktov programu Outlook, z existujúceho adresára, vytvorením nového kontaktu. V našom príklade to je pridávanie kontaktov z Outlooku.

V okne, ktoré sa otvorí, vyberte kontakt, ktorý chceme pridať Kontaktná skupina a kliknite na „ Účastníci„. Potom nezabudnite kliknúť na „ Uložiť a zavrieť"(Obr. 2).

Kontrolujeme správnosť našich krokov. Vytvárame novú správu. V teréne " SZO ...»Napíš názov nami vytvoreného Skupiny kontaktov... Ak potrebujete odstrániť niektoré kontakty zo zoznamu adries, potom v poli „ SZO ...»Správa, kliknite na znamienko plus (+) vedľa názvu zoznamu adries, aby ste videli jeho obsah, a potom odstráňte mená ľudí, ktorým nechcete správu poslať (Obrázok 3).

Používanie skrytej kópie v programe Outlook

Pri komunikácii prostredníctvom e-mailu je vhodné vložiť do kópie všetkých ľudí, ktorí majú záujem čítať korešpondenciu, ale nezúčastňujú sa na nej. V takýchto prípadoch príjemca listu uvidí, že mu list prišiel, a tiež uvidí všetkých, ktorí sa nachádzajú v kópii listu.

Čo však robiť, keď nechcete protistrane objasniť, že tento list dostáva niekto iný ako on? V takom prípade použite pole Skrytá kópia. Vytvorte nový e-mail, prejdite na možnosti„A vyberte ponuku“ Zobraziť skrytých príjemcov"(Obr. 1).

Zadajte adresu a pošlite e-mail príjemcovi.

Outlook je aplikácia, ktorá je nevyhnutným prvkom softvérového balíka od spoločnosti Microsoft. Aplikácia má veľa verzií. Pre väčšinu organizácií je to nevyhnutný nástroj na organizáciu práce a je nevyhnutný aj pre pohodlie toku dokumentov.

Mnoho firiem niekedy trávi veľa času odosielaním e-mailov, a preto je potrebné šetriť čas. Túto príležitosť poskytuje aplikácia, pokiaľ ide o zasielanie listov konkrétnej kategórii príjemcov (skupine). Môžete použiť program Outlook na vytváranie zoznamov adries.

Ako môžem pracovať s aplikáciou Outlook?

Ak chcete začať, musíte spustiť program Outlook, musíte dvakrát kliknúť na ikonu aplikácie umiestnenú na monitore alebo kliknúť na „Štart“ a zvoliť požadovanú položku zo všetkých tam uvedených programov.

Po načítaní aplikácie v ponuke programu zvoľte „File“ a nájdite položku „Create“.

Keď potom umiestnite kurzor myši na položku „Vytvoriť“, zobrazia sa podpoložky na výber. Kde je potrebné nájsť prvok „Zoznam adries“ a potom na tento prvok kliknúť ľavým tlačidlom myši. Po týchto akciách sa otvorí okno na úpravy a vytváranie nových zoznamov e-mailových adries a listov.

Ďalej musíte do zobrazeného poľa zadať nový názov - „Meno“. Program vám navyše umožňuje vytvárať rôzne skupiny a plynule prepínať z jednej skupiny do druhej. Napríklad „Priatelia“, „Zákazníci“ atď.

Kliknutím na tlačidlo „Vybrať členov“ zobrazíte adresár. V zozname svojich kontaktov vyberte požadovanú adresu a kliknite na OK. Po vykonaní týchto akcií sa okno na výber kontaktov zatvorí a požadovaný príjemca sa zobrazí vo vašom zozname adries. Postup je potrebné opakovať, kým nevyplníte všetky potrebné adresy. Táto metóda je dokonalá, ak je adresár programu Outlook už naplnený potrebnými adresami (e-mail). Pokiaľ ale požadovaný kontakt nebol v adresách, budete musieť použiť inú metódu.

Kliknite na tlačidlo myši umiestnené vľavo na „Pridať“. V okne, ktoré sa otvorí, uvidíte dve polia „E-mailová adresa“ a „Krátke meno“. Najvýhodnejšie bude skopírovať adresu a meno pridávanej osoby, ak už od nej máte list, inak bude potrebné zadať informácie manuálne, potom kliknúť na OK. Potom sa dialógové okno zatvorí a v zozname sa objaví nový kontakt.

V dôsledku toho sa vytvorí zoznam adries pre Outlook.

Dovoľte mi pripomenúť terminológiu. Distribučný zoznam je skupina kontaktov. Tieto zoznamy uľahčujú odosielanie správ skupinám ľudí. Napríklad, ak sa správy často odosielajú do obchodného oddelenia, je vhodné vytvoriť distribučný zoznam s názvom Predaj, ktorý obsahuje mená všetkých zamestnancov v danom oddelení. Správa odoslaná na adresy tohto zoznamu sa odošle všetkým príjemcom uvedeným v distribučnom zozname. V takom prípade príjemcovia neuvidia v riadku správy „Komu“ meno e-mailovej konferencie, ale mená všetkých osôb uvedených v zozname. Distribučné zoznamy je možné použiť pre správy, priradenia, žiadosti o schôdzku a ďalšie distribučné zoznamy.

Do zoznamu adries je možné pridávať a odstraňovať mená, posielať zoznam iným používateľom a tlačiť ich. Distribučné zoznamy sú označené symbolom a sú predvolene uložené v priečinku Kontakty, čo vám umožňuje ich triedenie a kategorizáciu. Ak používate server Microsoft Exchange Server, globálny globálny zoznam môže obsahovať GDL, ktoré sú k dispozícii všetkým používateľom v tejto sieti. Osobné distribučné zoznamy vytvorené v priečinku Kontakty sú k dispozícii iba pre jedného používateľa, je však možné ich kopírovať a odoslať ďalším používateľom.

Správa alebo Pozvánka na schôdzu je možné odoslať iba časti distribučného zoznamu. Ak to chcete urobiť, vyberte členov zoznamu kliknutím na znamienko plus (+) za názvom zoznamu a potom odstráňte nepotrebné mená. Kontaktujte e-mailové zoznamy v poli „E-mail. Mail “nie je možné rozšíriť.

Pridajte meno do zoznamu adresátov alebo meno odstráňte

• Ak chcete pridať adresu z priečinka Adresár alebo Kontakty, kliknite na tlačidlo Vybrať členov.
• Ak chcete pridať adresu, ktorá nie je z priečinka kontaktov alebo z adresára, kliknite na tlačidlo Pridať.
• Ak chcete meno odstrániť, kliknite naň a potom na tlačidlo Odstrániť.

Odosielanie správy do časti zoznamu adries

1. Spustite príkaz Súbor → Vytvor → Správa.
2. Kliknite na tlačidlo „Komu“ a v poli „Zadajte alebo vyberte meno“ vyberte zoznam adries obsahujúci používateľov, ktorým chcete poslať správu.
3. Zoznamy adresátov sú označené symbolom.
4. Kliknite na tlačidlo OK.
5. Kliknutím na znamienko plus (+) za názvom zoznamu adries zobrazíte jeho obsah a potom odstránite mená ľudí, ktorým nechcete posielať správy.

Odoslanie zoznamu adries

1. Otvorte novú správu.
2. Kliknite do oblasti tela správy.
3. Vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:
   • ak ako editor e-mailov používate Microsoft Word, potiahnite distribučný zoznam z tejto časti Kontakty v správe;
   • ak ako editor e-mailov používate Microsoft Outlook, vyberte Vložte príkaz Dokument.
4. V zozname Priečinky kliknite na priečinok obsahujúci distribučný zoznam, ktorý chcete odoslať. Distribučné zoznamy sa predvolene ukladajú do priečinka Kontakty.
5. V zozname Prvky kliknite na zoznam adries, ktorý chcete odoslať, a kliknite na tlačidlo OK.
6. Poslať správu.

Ak chcete odoslať distribučný zoznam obsahujúci členov globálneho archívu (globálny archív je adresár, ktorý obsahuje e-mailové adresy všetkých používateľov, skupín a distribučných zoznamov vo vašej organizácii. Tento adresár vytvára a spravuje váš správca. Môže zahrnúť aj e-mailové adresy verejný priečinok mail.), uistite sa, že príjemca tohto distribučného zoznamu používa rovnaký GAL.

Zobrazenie mien v zozname adries

1. Ak vytvárate novú správu, kliknite na tlačidlo Komu.
2. V zozname Zdroj adries vyberte adresár obsahujúci distribučný zoznam, o ktorom chcete získať informácie.
3. Do poľa Zadajte alebo vyberte meno zadajte názov zoznamu adries. V tomto zozname kliknite na požadované meno.
4. Postupne kliknite na tlačidlá „Rozšírené“ a „Vlastnosti“.

Ak chcete aktualizovať adresy v zozname adries, musíte otvoriť zoznam adries v priečinku „Kontakty“ (zoznamy adries sú označené ikonou) a kliknúť na tlačidlo „Obnoviť“. Ak potrebujete presunúť distribučný zoznam zo správy do priečinka Kontakty, postupujte podľa týchto pokynov.

1. Otvorte správu obsahujúcu zoznam adries.
2. Kliknite na subdistribučný zoznam a presuňte ho do priečinka Kontakty.