Inštrukcie
Spustite program Outlook. Dvakrát kliknite ľavým tlačidlom myši na ikonu aplikácie na ploche alebo kliknite na tlačidlo „Štart“ a vyberte požadovanú položku z ponuky „Všetky programy“. Po stiahnutí aplikácie vyberte ponuku „Súbor“ a vyhľadajte riadok „Nové“. Keď umiestnite kurzor myši na tento štítok, zobrazia sa podpoložky akcií. Nájdite položku „Zoznam poštové zásielky„A kliknite na ňu ľavým tlačidlom myši. Otvorí sa okno na vytvorenie a úpravu nového zoznamu príjemcov pošty.
Do poľa Názov zadajte názov zoznamu. Týmto spôsobom môžete vytvoriť niekoľko rôznych skupín príjemcov pre rôzne úlohy a potom medzi nimi rýchlo prepínať. Napríklad Zákazníci, Zamestnanci, Priatelia atď.
Kliknutím na tlačidlo „Vybrať členov“ pridáte príjemcov z vášho adresára. V zozname vyhľadajte požadovanú osobu a kliknite na tlačidlo OK. Okno výberu príjemcu sa zatvorí a zobrazí sa v zozname poštové zásielky príjemca sa objaví, opakujte, kým nezadáte všetky požadované adresy. Táto metóda je vhodná, ak ste už vo svojom adresári programu Outlook zadali mená a e-mailové adresy tých, ktorým chcete posielať poštu. Ak je toto nový názov, musíte na zadanie cieľov použiť inú metódu.
Kliknite na ľavé tlačidlo myši na nápis „Pridať“. Otvorí sa malé okno, v ktorom uvidíte polia „Krátke meno“ a „E-mailová adresa“. Skopírujte a prilepte meno a adresu, ak máte e-mail od tejto osoby, alebo zadajte nové meno a adresu ručne. Kliknite na OK (aktívne bude až po zadaní e-mailovej adresy). Dialógové okno sa zatvorí a v zozname príjemcov sa zobrazí nový riadok. Tento krok opakujte toľkokrát, koľkokrát je potrebné, aby ste pridali všetkých predplatiteľov poštové zásielky.
Kliknite na tlačidlo „Súbor“ v hornom riadku okna a vyberte položku „Uložiť“. Kliknite na ňu ľavým tlačidlom myši a po niekoľkých sekundách zoznam poštové zásielky výhľad sa vytvorí.
Zdroje:
- ako vytvoriť zoznam
Inštrukcie
Zavolajte do hlavnej ponuky systému kliknutím na tlačidlo „Štart“ a prejdite na položku „Všetky programy“. Rozbaľte odkaz na Microsoft Office a spustite program Outlook. Ak chcete použiť mená príjemcov, ktoré sú v adresári aplikácie, otvorte ponuku Súbor na hornom paneli služieb Oulook a vyberte príkaz Nový.
Vyberte čiastkový príkaz „Zoznam adries“ a do riadku „Meno“ zadajte požadovaný názov vytvoreného zoznamu. Prejdite na kartu Zoznam adries v dialógovom okne, ktoré sa otvorí, a použite odkaz Vybrať účastníkov. V adresári zadajte adresár obsahujúci požadované e-mailové adresy. Zadajte meno vybratého príjemcu do riadku „Hľadať“ a zvýraznite definované meno v adresári umiestnenom pod vyhľadávacou lištou. Kliknite na odkaz „Účastníci“ a zopakujte všetky vyššie uvedené kroky pre každého požadovaného príjemcu pošty. Vykonanie vybranej akcie potvrďte kliknutím na tlačidlo OK.
Inštrukcie
Okrem jednotlivých kontaktov môžete distribučné zoznamy umiestniť do priečinka, čo sú skupiny kontaktov. Predpokladajme, že máte štyroch zástupcov a väčšina smerníc musí byť zaslaná všetkým štyrom. Aby ste si uľahčili prácu, pripravte si zoznam adries a zahrňte kontakty na proxy. Po odoslaní nasledujúcej smernice potom nebude potrebné postupne označovať adresy všetkých štyroch ľudí, stačí zvoliť vhodný zoznam adries. Podľa nasledujúceho postupu pridajte zoznam.
1. V rozbaľovacom zozname tlačidla Vytvor vyberte tím Vytvorte zoznam adries.
Poznámka Aplikácia Outlook XP umožňuje kombinovať viac kontaktov na distribučnom zozname, čo sa zase dá použiť pri operáciách ako simultánny kontakt s viacerými ľuďmi.
Obr. 20.7. Pridajte adresy do poštového zoznamu aplikácie Outlook
2. V teréne názov zadajte názov Štyri e-mailové adresy.
3. Kliknite na tlačidlo Vyberte členov.
4. V zozname Zdroj adries okna pridania adries zobrazenom na obr. 20.7, vyberte Kontakty.
Poznámka Adresy pre distribučný zoznam môžete vybrať nielen z priečinka Kontakty, ale aj z adresára Windows a z iných adresárov adries registrovaných v programe Outlook.
5. V ľavom zozname okna vyberte riadok Alexander Petrov (e-mail).
6. Kliknite na tlačidlo Členovia.
7. Opakujte kroky 5 a 6 a pridajte e-mailové adresy ďalších dvoch ľudí do zoznamu adries.
8. Kliknite na tlačidlo Ok.
10. V otvorenom dialógovom okne Pridáva sa nový záznam v teréne Krátke meno vstúpiť Sergey Nikolaev. V teréne Emailová adresa zadajte svoju e-mailovú adresu. Začiarknite políčko Pridať kontaktautomaticky pridať novú adresu do priečinka Kontakty v programe Outlook. Potom kliknite na tlačidlo Ok... Okno zoznamu adries bude teraz vyzerať ako na nasledujúcom obrázku. 20.8.
Poznámka Ak chcete odstrániť adresu zo zoznamu adries, vyberte riadok s touto adresou a kliknite na tlačidlo Odstrániť.
Užívateľ niekedy potrebuje zmeniť, doplniť, preniesť zoznam kontaktov na správnu osobu, preniesť ho na ďalšie zariadenie. Aby ste to dosiahli pohodlne, má Outlook všetky potrebné nástroje.
Ako prenášať adresy z Outlooku
Ako exportovať kontakty
Metódy prenosu dát sa líšia v závislosti od verzie e-mailového klienta programu Outlook.
Exportujte kontakty z Outlooku 2013
- Ak chcete exportovať údaje z Outlooku 2013, otvorte program a na karte „Súbor“ - „Otvoriť a exportovať“ zvoľte „Importovať a exportovať“.
- Poštový klient navrhne možné možnosti. Kliknite na položku „Exportovať do súboru“.
Vyberte priečinok, do ktorého chcete informácie zapísať.
Pomenujte objekt, ktorý sa má uložiť, a kliknite na tlačidlo „Dokončiť“.
Nový súbor CSV môžete skontrolovať v počítači tak, že ho otvoríte v programe Excel.
Exportujte kontakty z Outlooku 2010
- Otvorte program Outlook 2010 a prejdite na kartu Súbor.
Kliknite na „Súbor“ na ovládacom paneli v hornej časti okna programu Outlook
- Vyberte priečinok, v ktorom budú uložené kontaktné informácie.
- Počkajte, kým sa proces prenosu informácií nedokončí.
Otvorí sa okno Možnosti Outlooku. V ľavom horizontálnom menu kliknite na „Rozšírené“.
Otvorí sa „Sprievodca exportom“, tu vyberte „Hodnoty oddelené čiarkou (Windows)“, toto je iný názov pre súbor CSV. Kliknite na Ďalej.
Ak použijete obsah migrovaných kontaktov v iných produktoch poštového klienta, budete potrebovať položku „Dátový súbor programu Outlook (PST)“.
Exportujte kontakty z Outlooku 2007
- Ak chcete preniesť kontakty z Outlooku 2007, otvorte program a rozbaľte kartu Súbor. V zozname funkcií kliknite na Import a Export.
- Otvorí sa „Sprievodca importom“, ktorý budete potrebovať na vygenerovanie dokumentu. Začiarknite políčko „Exportovať do súboru“.
- V okne, ktoré sa otvorí, vyberte možnosť „Hodnoty oddelené čiarkou (Windows)“. Pokračujte kliknutím na tlačidlo „Ďalej“.
- Určte priečinok, ktorý bude umiestnením na uloženie. Kliknite na „Ďalej“.
- Počkajte na koniec procesu prenosu.
Ako prenášať kontakty z Outlooku do Excelu
Bez ohľadu na to, ktorú verziu Outlooku môžete po prenose súboru CSV do počítača otvoriť v programe Excel.
Neľakajte sa, ak vo svojom dokumente vidíte prázdne bunky. Toto sú pozície, ktoré neboli vyplnené, keď bol kontakt stále v Outlooku. Nie každá osoba predpisuje všetky informácie: o domácom telefóne, názve organizácie alebo pozícii kontaktu.
Po zobrazení preneseného súboru v programe Excel neukladajte zmeny, keď ich zatvoríte. Môže to zničiť štruktúru dokumentu a znemožniť čítanie.
Ako importovať kontakty vo všetkých verziách Outlooku
- Proces pridania súboru CSV do pošty bude rovnaký pre všetky verzie Outlooku. To sa deje rovnakým spôsobom ako pri exporte: „File“ - „Open and Export“ - „Import and Export“. V Sprievodcovi vyberte možnosť „Importovať z iného programu alebo súboru“.
- Po výbere akcie kliknite na tlačidlo „Ďalej“. Počkajte na koniec procesu prenosu.
Importujte internetové adresy a poštu do Outlooku všetkých verzií
- Ak chcete importovať kontakty z Outlooku, znova prejdite na Sprievodcu importom a exportom. Vyberte možnosť „Importovať z iného programu alebo súboru“.
- V okne, ktoré sa otvorí, kliknite na možnosť „Importovať internetové adresy a poštu“.
- Vyberte si z dvoch možností importu „Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x alebo Windows Mail“.
- Kliknite na Ďalej a počkajte, kým sa kontakty importujú.
Importujte z iného programu alebo súboru do ľubovoľnej verzie Outlooku
- Po výbere možnosti „Importovať z iného programu alebo súboru“ je možné pridať kontakty z obslužného programu Lotus Organizer, ako aj informácie z programu Access, Excel alebo zo súboru vo formáte obyčajného textu. Vyberte program, z ktorého plánujete pridať kontakty.
- Zobrazí sa okno s výberom parametrov. Ak chcete vytvárať duplikáty, kliknite na položku „Povoliť vytváranie duplikátov“.
- Vyberte priečinok, do ktorého chcete získať informácie.
- Určte, kam sa budú údaje ukladať.
Video: pokyny na prenos kontaktov
Kde je adresár umiestnený v Outlooku
Všetky informácie o adresári, správach, kalendároch a poznámkach sú uložené v počítači v archivovanej podobe. Ak ho potrebujete nájsť, skopírovať alebo presunúť, bude užitočné vedieť, v ktorých priečinkoch sa požadovaný súbor PST nachádza:
- jednotka: / Používatelia /<имя пользователя>
- jednotka: / Používatelia /<имя пользователя>/ Roaming / Lokálne / Microsoft / Outlook;
- jednotka: / Používatelia /<имя пользователя>/ Dokumenty / Súbory programu Outlook;
- jednotka: / Používatelia /<имя пользователя>/ Moje dokumenty / Súbory programu Outlook;
- jednotka: / Dokumenty a nastavenia /<имя пользователя>
V prípade použitia protokolu IMAP, Microsoft Exchange alebo outlook.com je miesto, kde sú uložené vaše poštové informácie, v serverovom priestore. Údaje sa zaznamenávajú vo formáte PAB. V takom prípade ich nájdete tu:
- jednotka: / Používatelia /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
- jednotka: / Dokumenty a nastavenia.
Ak ste použili účet Microsoft Exchange Server, adresár offline sa nachádza na týchto adresách:
- jednotka: / Používatelia /<имя пользователя>/ AppData / Local / Microsoft / Outlook;
- jednotka: / Dokumenty a nastavenia /<имя пользователя>/ Miestne nastavenia / Údaje aplikácií / Microsoft / Outlook.
Vytvorte adresár v Outlooku
Po vytvorení adresára doň môžete pridávať kontakty.
Ako pridať kontakty do Outlooku
Kontakty ukladajú informácie o ľuďoch. Môžete zadať iba e-mailovú adresu alebo vyplniť ďalšie informácie, ako sú telefónne čísla, fotografie osôb, poštová adresa, pracovná adresa.
Po vytvorení systematizovaného priečinka kontaktov program podľa prvých písmen nájde ten, ktorý potrebujete, a automaticky vyplní e-mailovú adresu.
Pridajte kontakt z e-mailovej správy
Najskôr musíte otvoriť prijatú správu, kliknúť pravým tlačidlom myši na meno osoby a zvoliť „Pridať do kontaktov Outlooku“. Vyplňte požadované informácie podľa názvov polí a potom uložte.
Pridanie kontaktu od nuly
Video: pokyny na pridanie kontaktov
Ako vytvoriť zoznam adries v rôznych verziách programu Outlook
Na súčasné zasielanie viacerým predplatiteľom naraz odporúčame použiť nástroj „Kontaktná skupina“.
Vytvorte distribučný zoznam v Outlooku 2013
Vytvorte distribučný zoznam v programe Outlook 2010
V hlavnej ponuke pracovného programu zvoľte položku „Vytvoriť skupinu kontaktov“. Vyplňte dôležité informácie a uložte.
Video: Ako vytvoriť kontaktnú skupinu v programe Outlook 2010
V programe Outlook 2007 postupujte podľa cesty „Súbor“ - „Nový“ - „Zoznam adries“ alebo stlačte Ctrl + Shift + L. Vyplňte informácie o účastníkoch, uložte.
Vyberte adresár pomocou „Súbor“ - „Nový“ alebo použite príkaz Ctrl + Shift + L
Koľko ľudí možno správu naraz odoslať, závisí od veľkosti súborov mien. Zhruba priemerný počet je 100 kontaktov.
Odstráňte kontakty v Outlooku
Aby ste zabránili duplikovaniu kontaktov, nezabudnite pri importe do „Sprievodcu importom“ zmeniť štandardné možnosti prenosu „Povoliť duplikáty“ na inú položku, kde sa ponúka možnosť nahradiť existujúce.
Ak sa kontakty už zdvojnásobili, môžete ich odstrániť v zozname kontaktov kliknutím na položku „Telefóny“. V poli, ktoré sa otvára pred vami, musíte zvoliť duplikované kontakty a potom stlačiť kláves DELETE.
Ak zrušíte začiarknutie sekcie „Automaticky skontrolovať duplicitné kontakty“ v časti Možnosti kontaktov, program Outlook nebude pri výbere osoby sledovať duplicitné vizitky.
Hlavnou funkciou aplikácie Microsoft Outlook je práca s e-mailom. Okrem toho môže fungovať ako poznámkový blok a správca kontaktov. Po oboznámení sa so spôsobmi pridávania, odstraňovania kontaktov a vytvárania skupín v poštovom klientovi Outlook môže používateľ prispôsobiť program spôsobom, ktorý mu vyhovuje, as jeho pomocou bude naďalej v kontakte s priateľmi a kolegami.
Pozor! Všetky kroky postupu popísaného nižšie sa vykonajú správne, iba ak je váš počítač umiestnený v sieti fakulty (kde je povolený prístup na server pomocou protokolu RPC).
Bež.
Ak ste to vo svojom počítači ešte neurobili, zobrazí sa okno Sprievodcu úvodným nastavením programu Outlook 2007, na ktorého prvej stránke stačí kliknúť na tlačidlo Ďalej... Ďalej sú uvedené obrázky vytvorené na základe ruskej verzie programu, pre anglickú verziu sa budú líšiť.
Na nasledujúcej stránke začiarknite políčko Ručne nakonfigurujte nastavenia servera alebo ďalšie typy serverov a znova kliknite Ďalej.
Na stránke Výber e-mailovej služby prepnite prepínač do polohy Microsoft Exchange Servera kliknite Ďalej.
Na stránke Nastavenie Microsoft Exchange lúka Microsoft Exchange Servervstúpiť exch.chem.msu.rua v teréne Užívateľské meno - užívateľské meno, ktoré vám bolo pridelené (na obrázku ekv) a kliknite na tlačidlo Skontrolujte meno.
Na obrazovke by sa malo objaviť ďalšie okno s výzvou na zadanie používateľského mena a hesla. V tomto okne pred používateľským menom musíte zadať slovo poštová doména a dať spätné lomítko. V teréne Heslozadajte heslo, ktoré ste dostali pre prístup na server. Začiarknite políčko, aby ste ho nemuseli zakaždým zadávať Uložiť hesloa kliknite Ok.
Pozor! Ak sa používateľské meno a heslo, ktoré ste použili pri prihlasovaní do systému v počítači, nezhodujú s údajmi zadanými na poštovom serveri, pri každom pripojení k serveru sa zobrazí okno s výzvou na zadanie hesla.
V tejto chvíli sa program pokúsi nadviazať spojenie s poštovým serverom pomocou informácií, ktoré ste zadali. Ak sú tieto informácie správne a existuje pripojenie k serveru, zobrazí sa stránka znova Nastavenie Microsoft Exchange, ale už v upravenej podobe (názov servera EXCH.maildomain.chem.msu.rua podčiarknuté používateľské meno). Podčiarknutie označuje, že váš účet bol jednoznačne identifikovaný. Nechajte zaškrtnuté Použite režim Exchange s vyrovnávacou pamäťou (to vám umožní pracovať s poštou, keď nie je spojenie so serverom a trochu sa tým zníži záťaž), potom kliknite na Ďalej.
Vzhľad stránky s titulkom Blahoželáme! znamená, že ste sa úspešne nakonfigurovali Microsoft Office Outlook 2007pracovať s Microsoft Exchange Serverom. Kliknite hotovýa vo vašom počítači sa spustí Outlook.
Ak budete v budúcnosti potrebovať zmeniť nastavenia pre pripojenie k serveru, použite túto položku Nastavenie účtuv ponuke Službyprogramov Výhľad... Alebo spustite program poštaz Ovládacie panely(Ovládací panel) systému Windows a kliknite na tlačidlo v okne, ktoré sa zobrazí. Účty.
Výukový program MS Outlook → Základné informácie o Outlooku → Čo je Outlook?
Čo je to Outlook?
Outlook 2002 je výkonná a komplexná aplikácia na správu informácií. Ale každý predmet (to sa netýka iba softvérových produktov) vyžaduje zoznámenie sa so špecifikami tejto oblasti a preukázanie všeobecných princípov fungovania, techník atď. Táto časť bude obsahovať základné informácie o programe Outlook: od inštalácie aplikácie po práca s e-mailom.
Myslíme si, že je nesprávne, ak nie nesprávne, začať knihu hovorením o práci s e-mailom, pretože Outlook nie je aplikácia na prácu s e-mailom. Outlook je jednotou všetkých nástrojov súvisiacich so správou osobných informácií, v ktorých je pošta významnou, ale stále súčasťou. V opačnom prípade by ste sa mohli úplne vzdať aplikácie Outlook Express, ktorá je súčasťou štandardného balíka dodávaného s operačným systémom Windows a je iba e-mailovým klientom.
Prvá časť knihy obsahuje kapitoly, ako napríklad:
- Zoznámenie sa s programom Outlook. Táto kapitola sa bude zaoberať: inštaláciou Outlooku, všeobecnými princípmi práce v Outlooku a rozhraním a prácou so zabudovaným systémom pomoci.
- Kalendár. Naučíte sa, ako naplánovať jednotlivé a opakujúce sa schôdzky a pracovať s zobrazeniami Outlooku.
- Úlohy. Táto kapitola poskytuje informácie o priraďovaní a účtovaní úloh a transformácii položiek.
- Kontakty. Po prečítaní tejto kapitoly sa naučíte, ako vytvárať kontakty a pracovať s adresármi používateľa.
- Poznámky. Táto kapitola sa venuje práci s poznámkami a schránkou balíka Microsoft Office.
- Denník. S automatickým a manuálnym vedením vašich aktivít sa oboznámite v denníku Outlook.
- Výhľad dnes a osobné priečinky. Posledná kapitola vysvetľuje, ako ukladať položky programu Outlook, vytvárať a používať vlastné priečinky a pracovať so súborovým systémom vášho počítača pomocou programu Outlook.
Skrytá kópia v programe Outlook 2010
Microsoft Outlook je oveľa lepší ako produkt v systéme Windows XP - Outlook Express.
Vo Windows 7 je to už plnohodnotný klient a mimochodom s celkom príjemným externým rozhraním, čo je dobrá správa.
Ako vytvoriť pravidlo v programe Outlook 2007 a Outlook 2010 tak, aby sa všetky e-maily z konkrétnej adresy presunuli do konkrétneho priečinka.
Stáva sa, že listy od určitého adresáta neustále prichádzajú do vašej pošty v MS Outlook a pre rýchly prístup k nim by bolo žiaduce ich presunúť do samostatného priečinka a súčasne tak, aby boli presunuté všetky nasledujúce listy od tohto adresáta tam automaticky. To je miesto, kde nám pomáha funkcia Pravidlá a výstrahy.
Najskôr vytvorme priečinok, do ktorého sa budú presúvať listy od konkrétneho adresáta. Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok „Doručená pošta“ a v ponuke, ktorá sa otvorí, vyberte „Vytvoriť priečinok“.
Nastavte názov vytvoreného priečinka a kliknite na tlačidlo „OK“.
Tu máme priečinok, ktorý sme vytvorili
Samotné písmená sa tam ale nepresunú, preto musíte nakonfigurovať pravidlo. Ak chcete vytvoriť pravidlo, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľné písmeno od adresáta pre písmená, z ktorých chceme vytvoriť pravidlo, a v otvorenej ponuke kliknite na príkaz „Vytvoriť pravidlo“.
V okne, ktoré sa otvorí, vložte začiarknutie, ako je to znázornené na obrázku nižšie
V nasledujúcom okne, ktoré sa otvorí, musíte zvoliť priečinok, ktorý sme vytvorili. To znamená, že vyberieme priečinok, do ktorého sa presunú listy od konkrétneho adresáta. Stlačíme „OK“.
Nasledujúca správa sa pýta, či sa má vykonať naše nové pravidlo pre všetky správy v aktuálnom priečinku, teda či sa majú presunúť už prijaté správy od konkrétneho príjemcu do priečinka, ktorý sme vytvorili.
Začiarknite políčko ako na obrázku nižšie a kliknite na tlačidlo „OK“
Takže to je všetko. Pravidlo bolo vytvorené. Už prijaté listy od konkrétneho adresáta sú roztriedené do nami vytvoreného priečinka a všetky nasledujúce listy od tohto adresáta budú tiež automaticky presunuté do tohto priečinka.
Podelím sa s vami o malú poznámku, ako skryť okno programu Outlook 2010 na paneli. Teda v prípade, že potrebujete, aby bola vaša pošta pri práci s počítačom vždy otvorená, ale neprekáža vám iná ikona na pracovnom paneli v dolnej časti (zvyčajne panel v dolnej časti). Ako vidíte, ikona Outlooku tiež visí v zásobníku, tak prečo by vám to odobralo drahocenný pracovný priestor a dokonca by sa duplikovalo, čo je obzvlášť nepríjemné pre ľudí, ktorí používajú veľké množstvo programov súčasne.
V skutočnosti je program odstránený z zásobníka iba tromi kliknutiami.
Prvé stlačenie musíte vykonať na šípke rozkladajúcej tácku, ktorá je vpravo dole, v blízkosti hodín. Druhé stlačenie na ikonu Outlook na rozbalenom paneli. Stlačenie musí byť vykonané pravým tlačidlom medveďa. Tretie stlačenie kliknutie ľavým tlačidlom na slová „ Skryť zbalené„(Akcia je uvedená vľavo na obrázku v mojej poznámke).
To je všetko. Keď teraz minimalizujete aplikáciu Outlook 2010, bude sa minimalizovať na zásobník a budete mať viac voľného miesta. Novo prijaté písmená sa zobrazia ako varovanie vedľa hodín v pravom dolnom rohu ako predtým. Mimochodom, Outlook môžete otvoriť kliknutím na ikonu na paneli dvoma kliknutiami ľavého tlačidla myši.